《物资采购管理效能监察实施细则》

物资采购管理效能监察实施细则物资采购管理效能监察实施细则第一章总则第一条为进一步加强XXXX公司（以下简称公司）的内控体系建设，规范对 物资采购工作的内部监督，促进物资采购工作规范有序进行，根据 XXXXXX有关规定，制定本实施细则。第二条 本实施细则适用于XXX公司物资采购管理的效能 监察工作。第二章监察的组织机构第三条物资采购管理效能监察按照公司效能监察工作程序进行。第四条 物资采购管理效能监察工作由公司XX部牵头组织 实施，也可组织XX、XX、XX、XX、XX、XX部等部门的人员和力量共 同组成效能监察小组进行专项监察。第五条监察实施前由监察审计部组织成立效能监察工作领导小组，具体负责效能监察工作的具体实施。第三章监察的实施方式 第六条 物资采购管理效能 监察，可采取自查与抽查相结合、全面与重点相结合、目标与排查相 结合的方式进行。第七条物资采购管理效能监察主要对制度及执行、计划与管理、采购与价格、合同与付款、验收与储备等情况进行专门的监督 检查。第四章 效能监察主要内容第八条制度建设监察 根 据国家有关规定和XX公司的相关规章制度，对物资采购部门管理制 度的科学性、合理性、可操作性等进行评价。是否建立了物资采购管理制度；是否实行分级分权管理并明确 了各级管理人员的决策权限；是否制订了询价、比价、审价、定价程 序以及确定供应商的程序。是否制订了数量验收、质量检验的程序，是否明确了奖惩标准； 是否针对采购过程中的特殊情况规定了妥善的处理办法。第九条制度执行监察是否按照国家有关规定和XX公司的相关规章制度执行。是否按照物资采购管理制度分级管理；是否明确了相关管理人 员的权限；是否按照规定程序验收。是否出现特殊情况，是否按照规定妥善的进行处理。第十条 计划管理监察通过查看会议记录、物资采购计划、 审批手续、库存台 账，抽查物资采购合同和财务凭证，与XX单位 的有关人员谈话了解情况，实地检查库存物资情况等，对物资采购计 划管理状况、执行物资采购审批制度和大宗物资采购集体决策制度的 情况进行评价。是否有物资请购计划；是否按请购计划编制物资采购计划；物 资采购计划的审批程序是否符合制度规定。是否认真执行采购计划，是否存在超计划采购或者无计划采购 现象。特殊情况确需计划外采购的，是否履行了审批手续。采购进度、到货时间是否满足生产需要，是否存在采购过早长 期占用资金或者采购不及时影响生产、进度等问题。主要原材料及其它大宗物资采购，是否执彳丁 XX集中、定点采 购的有关规定，是否通过相关会议或其他形式实行集体决策，有无个 人决定大宗物资采购的现象。其他物资采购，是否根据采购物资的类别和金额大小，按照公 司制度规定的审批权限进行审批，有无越权审批现象。第十一条 采购方式监察通过核对物资采购计划与物资采 购合同，抽查招标采购、比质比价采购、定点采购的相关资料，对选 择采购方式是否符合制度规定等情况进行评价。大宗原材料、辅料的采购、基建或技改项目主要物资的采购以 及其他金额较大的物资采购，具备招标采购条件的，是否实行招标采 购；招标采购的程序是否规范；是否存在明 招暗定的现象。其他物资的采购是否实行比质比价采购，程序是否规范；实行 定点采购管理的单位，执行定点采购制度的情况。第十二条 供应商管理监察通过抽查合格供应商档案和考 察考评材料，与营销中心、生产指挥部以及生产单位有关人员核实了 解等方式，对供应商管理情况进行评价。是否建立了合格供应商名录，相关档案资料是否齐全；供应商 的构成是否优化。除仅有唯一供货单位或公司生产经营有特殊要求外，同一品种的物资，是否选定了两个以上合格供应商并形成竞争。供应商的选定程序是否规范，是否存在个人决定供应商的现象； 是否对合格供应商实行了动态管理、进行定期评定，不合格供应商是 否及时予以淘汰。第十三条价格管理监察 通过检查采购合同、物资价格信息库（台账）、相关会议记录，抽查比质比价资料、招标采购资料、 财务报销凭证，与营销中心、财会管理部、使用单位等有关人员谈话， 统计节约采购资金等方式，对定价程序的规范性、询价比价的充分性、 价格监督的有效性等进行评价。物资采购部门是否广泛收集采购物资的质量、价格信息，是否 及时掌握主要采购物资的价格信息变化。实施采购时，是否认真进行了询价、比价；询价、比价是否充 分（一般应在3家或3家以上）；是否从质量、价格、 信誉等方 面提出了择优采购的意见；是否对信价员的询价、比价情况进行了认 真的审查，物资采购部门主管领导是否在采购后对采购物资的价格单 据、发票等认真进行了审核。第十四条 付款情况监察 通过抽查物资采购合同、付款审批 手续、财务付款凭证、报销凭证、原始发票，与财会管理部、营销中 心有关人员核实等方式，对付款情况进行评价。付款内容、付款金额、付款时间、付款方式、审批程序、收款 人等是否与合同规定相符。是否存在多付、错付现象。是否存在越权审批、擅自付款等现象。第十五条数量验收与质量检验情况监察 通过查阅到货物资的相关记录、库存物资台账、数量验收记录、质量检验报告、不合 格物资的处理记录、物资领用记录，与XX和使用单位的有关人员谈 话等方式，对相关人员履行职责情况与验收检验工作的规范性、有效 性等进行评价。是否对采购物资的品质、规格、型号、数量等进行认真清点验 收。清点验收结果与供应商提供的资料、实物不符的是否进行了相应 的处理。是否严格按标准和程序对采购物资的性能、质量等进行了检验 或验证。经检验不合格的物资是否已经退货或者进行了相应的处理；是 否存在未经检验、验证直接入库或直接投入生产的现象；对不具备检 测条件但必须进行检验的，是否委托检验 或要求供货单位出具国家 认定的检测机构的质量检验报告。第十六条 合同管理监察 查阅物资采购合同、谈判记录、相 关会议记录，与企业管理部等相关人员谈话，对合同管理的规范性、 严密性等进行评价。物资采购合同审批资料是否齐全，程序是否规范。合同原件和相关资料是否齐全，合同条款是否完备、合法有效。是否存在不按招标、比价结果签订合同的问题；是否在合同之外 订立了背离合同实质性内容的其他协议；合同各方是否具有法律资 质，经办人是否经过法人授权委托。企业管理部是否对合同的执行情况进行跟踪监督。发生违约行为的，是否米取了补救措施以防止造成损失或者扩大 损失。合同他方发生违约行为的，是否依法主张公司权利。第十七条 物资储备管理监察通过对照库存物资台账与实 际库存物资，检查长期积压物资和废旧物资处理的审批手续和资料， 与物资管理中心、生产指挥部、生产单位的相关人员谈话了解情况等 方式，对物资储备管理的科学性等进行评价。库存物资是否账物相符，是否存在有账无物或者有物无账的现 象。是否存有长期积压物资，造成长期积压物资的原因。长期积压物资和废旧物资的处理是否按照公司规定进行处理。第五章 总结梳理问题、提出整改建议 第十八条 对 效能监察情况进行总结，根据效能监察中发现的不规范的现象、不符 合规定的现象，以及存在的问题进行整理、汇总，并认真予以发现。对于检查过程中发现的能够立即整改、纠正的问题，效能监察工 作小组要随时沟通情况，责成有关部门或单位立即进行整改、纠正。第十九条对于不能立即进行整改、纠正的，在监督检查工作基本结束后，要逐一梳理、汇总，区别问题性质，认真分析原因， 查清相关人员的责任，并针对问题提出整改和纠正的建议和意见，限 期整改。必要时，可下达效能监察建议书督促整改，跟踪监督。第二十条在效能监察中发现违规违纪行为或者案件线索的，应提出组织处理或纪律处分的意见，报公司主管领导处理。第六章整改落实情况的跟踪第二十一条 对于效能监 察过程中发现的问题，效能监察工作小组要进行整改、落实情况的检 查、跟踪，确保达到目标实效。第二十二条对于当时责成有关部门或单位立即整改、纠正的，检查是否整改、纠正；对于不能立即进行整改、纠正的，是否按 照建议和意见，做到限期整改。第七章 附则 第二十三条 本实施细则由部负责解释。