Unit 1 basic Knowledge of business letter writing

Basic Knowledge of Business Letter writing 曾薇Ø Prefaceq 1.DefinitionEnglish business correspondence refers to the letters , cables, telexes, faxes and e-mails dealing in international business, as well as in domestic trade, of course. q 2. AimThe purpose of this course is to help you learn how to write good business letters by using up-to-date expressions in the simplest possible language.Ø It has its unique language style and jargons oIt is full of business terminations and abbreviations oThere is a close relations between EBC and international trade Ø 3. Features§ We are in the market for silk blouses and should be pleased if you could kindly quote us your keenest prices for the goods below § Offer quotation order counteroffer letter of credit CIF FOB § YL11/11RVD § S/C123 L/CUNRCV PLSRUSHq Examples:课程简介本课程是国际贸易专业高年级的核 心业务课程之一，是一门将英语与外贸业务 相结合的课程。通过介绍外贸实务中各种英 文业务函件，电传和传真以及其它方式的写 作格式，商业术语和各种不同的表达方法， 并通过介绍对外贸易各环节的具体做法，使 学生在提高英语水平的同时，熟练掌握对外 贸易业务中常用的基本术语及表达技能，培 养和提高他们的外贸业务工作能力。 本课程的目的是学习外贸业务书 信的标准格式，了解通过哪些途径 来发展新客户，开拓新市场，如何 进行询购某商品，怎样报盘和还盘 ，怎样灵活运用付款方式，如何做 到重合同守信用，怎样去审查信用 证，做到不出差错，在理赔和索赔 中做到有理有利有节；学会拟写信 函和电传传真的写作技巧。学习内容：本课程主要学习信例，大量学习外贸 实务基本环节中有代表性的信例。外 贸实务基本环节有：建立业务关系和 资信调查、询盘、报盘和报价、还盘 、订单，履行订单、支付、包装和运 输、信用证的修改和展期、索赔和解 决索赔等。 学习方法：外贸函电是一门实践操作性很强的课程 。也就是说，要达到正确拟写外贸业务信函 的目的，仅有理论是远远不够的，学员必须 学习大量外贸实务中有一定代表性的信函， 深入体会何为七个“CS”写作的基础理论知识 ，更重要的是通过学习信例，熟悉大量外贸 业务中各个环节中常用语，包括词汇、短语 、句型以及习惯表达方式等等，再通过一定 量的练习，对常用语进行操练运用，从而达 到掌握并熟练使用的目的。QuestionsWhat are the four functions of a business letter?What do you know about seven guidelines of writing English business letters?What are the standard parts of a formal business letter?As for the body of a business letter, what are the basic requirements?When the initial of the typists name can be omitted?Writing Principles of business Letters7 “C” 1) Courtesy 礼貌语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌 的表现。 2) Clarity 清楚意思表达明确，要注意：（一）避免用词错误： （二）注意词语所放的位置： （三）注意句子的结构： 3) Conciseness 简洁（一）避免废话连篇 （二）避免不必要的重复 （三）短句、单词的运用 4) Consideration 体谅 写信时要处处从对方的角度去考虑有什 么需求，而不是从自身出发，语气上更尊 重对方。5) Completeness 完整商务函电应完整表达所要表达内容和意思，何 人、何时、何地、何事、何种原因、何种方式等。 6) Concreteness 具体内容当然要具体而且明确，尤其是要求对方答 复或者对之后的交往产生影响的函电。 7)Correctness 正确 表达的用词用语及标点符号应正确无误，因为 商务函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利、 义务以及利害关系，如果出错势必会造成不必要的 麻烦。 The structure of business lettersParts of a Business Letter Essential Parts 1. The letterhead 信头 2. The date line 日期 3. The inside name and address 收信人名 称地址 4. The salutation 称呼 5. The body of the letter 信文 6. The complimentary close 结尾敬语 7. The signature 落款Optional Parts8. The attention line 具体收信人 9. The subject line 事由 10. The reference notation 案号 11. The enclosure 附件 12. The carbon copy notation 抄送 13. The postscript 附言 14. The typists initial (s) 经办人代 号1)Letterhead外贸商号的信笺，一般都印有信 头，包括发信人的姓名、地址、电话 号码、传真号、及E-mail等，有些会 将经营项目 ，注册商标和公司董事、 经理等姓名一并印在信头上。如需打 印，则信头位于信笺上中央或右上方 。2)Reference and Date参考号：为便于存档与查阅，可以为信 编写参考号，为避免混淆，最好标明Your ref: Our ref: 打印日期注意事项： A. 年份应完全写出，不能用(94)代替(1994) B. 月份要写英文名称，不能用数字来代替 ，但可以用缩写。 C. 日期最好用基数字。3)Inside name and Address收信人的姓名和地址一般是列在信笺的 左上方，沿左页边线写起。封内地址与信 封地址写法相同。信内把收信人名称地址 写明对工作有便利。对发信人而言，便利 有二：一是发信时可与信封地址相互对照 ，避免放入信封时发生误差；二是发信后 便于准确归档，便于以后查找。对收信人 而言，便利也有二：一是收信人读信时， 如发现信封名称地址与封内名称地址不符 ，可以知道是放入信封时发生错误，将信 返回；二是收信后如信封与信函分离原信 仍能保持完整，便于查阅。4)Attention Line如需注明对方经办人，希望收信商号将 信迅速交经办人办理，可以在封内地址下 面加Attention 或Attention of 例 Richard Thomas & Baldwins Ltd.,151 Gower StreetLondon,SC7 6DY,EnglandAttention： Mr.Caveor Attention of Purchasing Manager 5)The Salutation 这是写信人对收信人的一种称呼，其 位置是在封内地址的下面空两行，目前 外贸书信中一般通用的称呼语有： Dear sir , Dear Madam, Dear sirs, Dear Mesdames, Gentlemen(不能用单数),Dear Mr.xxx 称呼后面的的标点，一般使用逗号或分 号，美加来信中Gentlemen后用冒号：6)Subject Line or Caption Line事由写在称呼语下面两行，一般是 在信笺中间位置，事由要简单扼要，说 明商品名称，数量，信用证或合同号等 即可。7)Body of the Letter 这是书信的主体，表达发信人的意 见。在信的开头有开头语(Opening Sentences),自成一节，在习惯上是用客 套语先将收到对方的来信的日期、编 号或查号、主题及简单内容加以综合 叙述，使对方一目了然这封信是答复 哪一封去信的。如果是第一次通信也 可以利用开头语作必要的自我介绍。The closing Sentences在信的结尾一般有结尾语(The closing Sentences), 一般用来总结本文所 谈的事项，提示对收信人的要求，如希 望来函或电报订货、答复询问或作必要 的声明等。另起一段。如 We hope to receive your early reply.8)Complimentary Close 结束语是一种客套用语，它应与前 面的称呼相呼应，后面加逗号。如： Dear Sir(s), Yours faithfully,or Faithfully yours, Gentlemen: Truly yours,or Yours trully, Dear Mrxx, Yours sincerely or Sincerely yours,9)The Signature 结束语的下面，应将行号的名称用 大写打出，必须由负责人签名，签名 的下面为使对方了解签名人的姓名、 职位，可以打字注明。 外国函件都必须由负责亲笔签名， 用橡皮戳说明该信并非本人亲自过目 ，只是通函，不为人重视。10)Enclosure如信中有附件时，应在签名下注明 Encl.或Enc.如附件不止一件应注明2 Encls or 3 Encls,或详细列明如下： Encls: 2 Invoices Enc: 1 B/L1 Photo1 Certificate 11)The Carbon Copy Notation如果函件要抄送其他有关单位，同 时使对方也知道已抄送其他单位，可在 信件最后的左下角注明“CC to xxx” or “CC xxx”12)Postscript信写完后，如果想起还有要紧的要 说，可以在信末加P.S. 引出补叙的话， 然后由发信人签署本人简笔签名(本人 姓名的第一个字母)。Layout of a Business Letter 商业信函的格式Three major formsIndented Form 缩格式 Blocked Form 齐头式 Modified/Semi-Blocked Form 改良/半 齐头式缩格式示例日期靠右具体收信人 和事由居中段首缩格结尾敬语和 落款偏右齐头式示例除信头外全 部左对齐改良齐头式示例案号和日期 靠右落款偏右Parts of a Business Letter 信件组成部分 Essential Parts 必要部分 1. The letterhead 信头 2. The date line 日期 3. The insid