公文的主题材料结构和语言

第五章 公文的主题、材 料、结构和语言第一节 公文的主题n一、公文主题的含义n主题是一个被广泛运用的概念，从狭义 上说，它指的是文艺作品中所表现的中 心思想，从广义上说，它泛指谈话、文 章、会议等的核心内容。那么公文的主 题是什么呢？我们认为，公文的主题， 就是公文中所贯穿的基本观点、主张或 意图。n二、公文主题应有的品格n（一）正确n就是说公文的主题必须符合党的路线方针政策 、国家的法律法规以及上级指示精神，能够反 映出客观事物的本质规律，对工作具有积极的 指导作用，经得起实践的检验。要保证公文主 题的正确，关键在于公文写作人员必须具有深 厚的政策法规等知识素养，掌握正确的立场、 观念和方法。方法包括思想方法和工作方法， 其中思想方法的问题，主要是指立意要防止片 面性，概括要准确，说话要恰如其分。n（二）集中n就是一篇公文里只能有一个中心，而不能有两 个或两个以上的中心。中心多了，也就不成其 为中心了，公文就势必显得杂乱无绪。如何才 能做到主题集中呢？篇幅短小、内容单一的公 文，做到主题集中相对来说比较容易。对于篇 幅较长、内容较多的公文，应根据各篇公文的 具体情况，从相对而言更宏观、更抽象的层面 来提炼主题，可有可无的材料坚决舍弃，可有 可无的内容坚决不写。n（三）鲜明n就是公文的基本观点和主张要表达得清清楚楚 、明明白白。要做到主题鲜明，首先应增强针 对性，针对现实问题有的放矢；其次应增强确 定性，行文必须言简意赅，切忌模棱两可；再 次是增强完整性，既亮明观点，同时又把观点 和主张提出的背景和贯彻实施时注意的事项讲 清楚。n（四）新颖n新颖是各类文章主题的共同追求，因为只有新颖，才会引起读者 的关注，才会刺激起读者的阅读欲望。公文限于它自身的特点， 其出新的着力点不是在形式上，而是在内容上。公文在内容上的 出新，概而言之就是说新话、立意新、创新识，就是“言前人之所 未言，发前人之所未发”。公文出新，有其得天独厚的条件和优势 ，这种条件和优势就在于，公文是与实际工作密切关联的，而实 际工作每天都在向前发展，新情况、新问题层出不穷，只要我们 善于分析，善于发现，就可以避免重复别人早已说过的老话，形 成具体自己独特风格的新语言。当然，在追求公文主题出新的时 候，不能脱离客观事物固有的本质，执意标新立异，以致牵强附 会，那样势必弄巧反拙，贻笑大方。第二节 公文的材料n材料在公文中，处于基础的地位。如果 说主题是公文的灵魂，那么材料便是公 文的血肉。一篇没有足够材料的公文就 好比是一位严重贫血病的患者，严重贫 血的患者不能视为健康之人，没有足够 材料的公文也不能视为好的公文。n一、公文材料的种类n（一）事实材料与观念材料n事实材料是指客观存在的现实事物，主要包括人物、 事件、现象、统计数字等。俗话说“事实胜于雄辩”。 观念材料又交思想材料、理论材料，是指经过理性思 考所获得的认识。观念材料主要包括理论、学说、言 论、观点等。观念材料一般通过学习、阅读来获得。n（二）直接材料与间接材料n直接材料与间接材料是根据材料的来源所做的划分。 直接材料是指通过亲身观察或参与所得到的材料，间 接材料是指从书籍、报刊、文献、档案或他人的著作 、记录中获得的材料。n（三）具体材料与概括材料n具体材料也叫个别材料，是指单独存在和使用的材料，如个别的 观点、个别的事例。概括材料也叫综合材料，是指对若干个别材 料进行综合、归纳而形成的材料，包括对一般事实的概括材料和 统计数字材料等。n（四）现实材料与历史材料n现实材料是指与公文作者的写作行为共有一个时代背景的材料， 历史材料是指在以前的历史时期中发生和存在过的材料。只有把 现实材料与历史材料恰当地结合起来，我们才能找出问题的症结 之所在，从而制订出相应的对策，求得问题的圆满解决。n（五）正面材料与反面材料n正面材料是与公文作者所倡导的观点相一致的材料，反面材料是 指与公文作者所倡导的观点相违背的材料。正反两方面的材料对 比，有助于增强公文的感染力和说服力。n二、材料的收集n（一）深入实际，调查研究n调查研究的作用，第一，它可以使公文写作人员形成 一种真实、深刻的感性体验和认识，有利于更加全面 、立体地把握调研对象；第二，它可以使公文写作人 员及时捕捉到最新的材料，从而把思维的触角伸向更 新的领域和更深的层面。“没有调查就没有发言权”。 调查的方式主要有：普遍调查、重点调查、典型调查 、抽样调查等数种。n（二）多管齐下，广采博取。n主要包括公文渠道、档案渠道、书报杂志渠道、网络 渠道等。n三、公文材料的选择n公文写作选择材料绝对不能奉行“拿来主义”， 搞“一个都不能少”，而应以真实、典型、新颖 、准确为选择的原则和标准。n（一）真实n真实是公文材料选择的首要原则和标准。公文 材料的真实可从这样三个层面来理解：一是事 实本身必须真实；二是对事实的概括必须真实 。三是要能反映事物的本质和主流，并与同类 事物的倾向相一致。n（二）典型n应当把同类材料中最具代表性、最有说服力的那些材料挑选出来 加以利用。典型材料应同时具有以下特点：第一，具有鲜明独特 的个性特征。第二，具有明显的共同特征。n（三）新颖n新颖的材料一般都是新近才发生或者新近才被发现的，对于事实 材料而言尤其是如此。n（四）准确n所谓准确，一方面是指与真实相联系的合乎实际、确凿无误。在 这方面，需特别注意对第二手材料的核实，比如各种数据、符号 、引文等；另一方面还指材料能足以说明公文的主题或说明基本 观点与主张，而不能形成观点与材料相互脱离的“两张皮”现象。第三节 公文的结构n主题是公文的灵魂，材料是公文的血肉，那么 结构又是公文的什么呢？结构是公文的骨骼。 公文的结构，就是公文的组织与构造，它的基 本作用就在于根据主题表达的需要，合理地安 排和展开材料，全文首尾呼应、前后衔接、错 落有致，形成一个有机的整体。如果说公文主 题解决的是言之有理的问题，材料解决的是言 之有据的问题，那么公文的结构解决的便是言 之有序的问题。n一、公文结构的内容构成n公文结构的内容，主要包括层次与段落 、过度与照应、开头与结尾等几个具体 的方面。n（一）层次与段落n（二）过度与照应n（三）开头与结尾n三、公文结构的基本要求n（一）自然n所谓自然，就是要通过结构的各个环节，使公文的思 想内容如水银泻地般自然表露出来，既不能像拼积木 一样呆板教条，也不能像盲人骑瞎马一样听天由命， 而必须以思想的顺畅表达为原则，据此安排公文的框 架结构。n（二）完整n就是公文的结构要主体充实、首位俱全，形成为一个 有机的整体，而不能有主干不全，结构残缺的毛病。n（三）严谨n是指公文的结构严密和谐、无懈可击。公文层次、段落的划分和 安排要有内在的逻辑性，其他各个环节也要前后衔接、联系紧密 ，不可颠三倒四、相互脱节，更不能缺乏照应、漏洞百出。n（四）连贯n是指公文的结构要具有环环相扣、牵一发而动全身的特点。一篇 公文，从开头到结尾，起、承、转、合，尽管峰回路转，但始终 就像有一根红线在牵引一样不游离于主体，围绕着主题而动。n（五）匀称n是指公文在层次和段落等的安排上长短、大小比较协调，并且4 不头重脚轻，也不帽小鞋大，还不能腹鼓蜂腰，具有形式上的整 体美、和谐美。 公文的语言n（一）公文语言的形式特点n一是实用性。即公文使用的是实用语言，只传达词语 的词典意义。二是规范性。公文语言可以说是一种循 规蹈矩的语言词语上，公文语言严格遵照其词典 意义；在造句上，公文语言严格遵循语法规则；在修 辞上，公文语言只适当运用比喻、对偶、排比、设问 、反诘等常规修辞格，而对夸张、暗示等可使事物有 较大变形的或曲折达意的修辞格一般不用，这样可以 保证公文的不同读者在理解上能够趋向一致，不致发 生仁者见仁、智者见智的复杂情况。三是模式性。在 公文写作中，沿用一些固定的模式化语句和词语的现 象比较常见。n（二）公文语言的使用特点n从使用上看，公文语言有以下几个特点：一是词义的 解释比较严密，就是说，对词义所做的解释是公众所 公认的。二是词语的限制比较严密。公文中经常使用 较多的定语、状语、对中心词进行限制修饰，其目的 就在于使公文的内容更明确、更突出。三是多用专用 语。比如“根据”、“按照”、“为此”、“特此”、“鉴于”、“ 拟请”、“贯彻执行”等。四是多用介词结构。公文中为 了说明原因，讲清道理，经常较多地使用介词结构， 以便使内容表达更清楚，意义更突出，范围更精确。 如“为了”、“关于”、“通过”、“除了”、“对”等。五是多 用联合词组作句子成分。这是基于公文要符合简洁、 明确写作要求的需要。如“吸引力、说服力、感染力” ，“加强用水管理，注意器材维修，改善水管保养”。n二、公文语言的风格n（一）准确n准确是公文语言的第一要素、基本特点和本质要求， 公文语言的其他特点都是以它为前提的。其具体是指 ：用词准确、造句恰当，句与句之间逻辑联系紧密， 能恰如其分地说明情况、阐述做法，表达思想。在汉 语中，有大量的意义相同或相近的词汇，称为同义词 或近义词。其实，即使是同义词，细细分辨起来还是 有些微妙的差异。如“优异”、“优秀”“优良”，这三个词 粗看相近，细看则有程度的区别。又如“鼓舞”、“鼓动 ”“煽动”三个词，从动作的方向和力度上看并五差异， 但感情色彩却很不相同。n（二）简练n也就是简洁明快、可读性强、浅显易懂。主要有以下几个要求： 其一，词义要明确。要十分注重选用意思明确的词语，忌用一词 多义、容易产生歧义和误解的词语，假使非用不可，则须加以有 必要的解释和说明。其二，常用规范简称。其三，多用陈述句、 祈使句。尽可能少用描写句、疑问句和感叹句。n(三)朴实n是指公文的语言平易、朴素、实在。要注意两点：一是慎用形容 词、修饰语。二是实话实说，直截了当，忌大话、空话。n（四）庄重n就是公文的语言要端正、郑重、严肃、认真。不追求诙谐幽默， 一般不用口语和方言土语。一是客观地叙述、阐释和评价，不能 带有任何个人的情绪和感情色彩。二是使用书面语言。三是使用 公文专用语。