新會議高手

會議高手 深度會談之藝術 目 錄 論、使別人 願意發言及發問的技巧 促動 目 錄 . 慶祝與檢討 目 錄 會議是學習型組織的修煉場 深度會談的藝術 會議的能力是現代人必備的團隊工作能力 . 一夫當關的英雄時代已經過去 ,我們必須與他人愉快的合作才能順利成事 . 會議正是團隊合作最常用的溝通協調方式 . 前 言 會 議 內 容 會議主題 會議目的 議程 決議 成功的會議 有效 藉蓍團隊的 集思廣益 ,解決個人無法完 成或突破的問題 ,有效達到會議目標。 和諧 營造和諧的氣氛 ,使成員對團隊有安全 感、信任感、認同感 ,展露個人才能。 參與 參與的人 用心關注 ,才能讓會議得到健 全發展。 效率 當一個會議成功的要素具備后 ,能在 預 定的時間內 完成開會 ,這尌是效率。 學習 在參與開會的同時有更多 學習 的機會。 會議的管理 會議的成本 會議召開的時機 重要的、緊急的議題 需要集思廣益的 無法私下協商的 與會的資格 了解實況的人 有權做決定的人 重大關係的人 (執行者或關心此會議的人 ) 會議通知需知 會議名稱 :明確點出主題 ,使人一目了然 (如 目的 :應詳盡說明 ,方便成員們做相關的資料搜集 時間 地點 議程 :應包含開會預定結束時間 準備資料 與會人員 主辦單位 會議通知 範例 會議名稱 : 業務會議 目 的 : 公司本季營業額嚴重衰退 ,本次會議將 討論營業額下降原因 ,並提出改善對策。 時 間 : 0 地 點 : 大會議室 議 程 : 準備資料 : 與會各單位相關報表、資料 與會人員 : 客服課長、 計人員 主辦單位 : 營業部 決議追蹤 什麼事 ? 什麼時候完成 ? 什麼人負責 ? 什麼時候報告 ? 如何報告 ? 議 程 設 計 由重要到不重要 會議開始時即討論重要議題 ,以免延誤時影響到後面重要議題。 由不尖銳到尖銳 將尖銳議題挪后 ,讓與會人員建立默契和信任感 ,再接觸尖銳議題 ,使氣氛不尷尬。 由容易到困難 讓大家漸漸融入會議進行的節奏 ,不要開始就接觸未熟悉的會議造成挫折感。 與 會 規 則 要守時 ,堅持到底 要做事前準備 針對主題主動發發言 ,簡短扼要 對事不對人 ,不做人身功擊 予以真誠的肯定及讚美 傾聽他人發言 用積極的話代替消極發言 以探詢、謙虛代替主觀論斷 主席注意事項 獨占發言 避免冗長的發言 ,占用大家交流 意見的時間。 火爆浪子 要能容納他人的發言 ,不可情緒 化與他人發生衝突。 優柔寡斷 要思路清晰 ,對決議事項要果斷、明確。 加入衝突 應站在中立的立場 來化解衝突。 操控議程 應依照流程引導會議的進行 ,不可一人 操控整個會議的議程。 如 何 開 場 背景 :除了會議召開的背景 ,也可讓與會人 員自我介紹 ,並說明對會議的期待 ,以 促進與會人員及會議氣氛的融洽 會議目的 議程 :會議中欲討論之事項及其先後順序 和預估時間。 會議期待 開場舉例說明 近來公司的營運狀況因為受到經濟不景氣的影響 ,使得本季的營收目標達成率只有 70%。 因此今天召開會議主要討論兩大問題 ,第一尌是如何刺激原市場的買氣 ,第二討論新市場的擴展計劃。 首先將由業務部周厚坤課長為我們說明目前市場狀況 ,再由各位一起討論 ,然後各區市場督導會一一提出配合方案 ,最後由行銷部門整合后提出執行方案。 本次會議的進行時間預估為 望今天經由在場各位的相互討論及創意激蕩 ,能夠產生一套完整有效的業績提升計劃 ,大家加油 ! 如 何 總 結 宣達決議 激勵動機 評估目標達成 過程回顧 懸念事項 如何讓大家願意發言 塑造會議歡樂、和諧的氣氛。 建立包容、安全的討論環境。 保持客觀 ,對事不對人。 不以言立人 ,不以言廢人。 設置暗樁 ,帶動與會人員的熱烈參與 ,有拋磚引玉的效果。 主動出擊 ,適時發問 ,塑造發言機會 ,且予以正向的肯定與鼓勵。 有效傾聽與良好溝通。 發 問 的 技 巧 開放與封閉 空投與指定 傾聽的技巧 注視對方 不中途打斷 詢問不明之處 適當歸納 不任意表露情緒 記錄的技巧 活用 5 掌握主詞、動詞、形容詞 明確數字 運用 點說明 :可了解發言重點 ,歸納出主題方向 一言以蔽之 主席的工作 發言的促動 :讓大家想發言 ,並說出想表達的意見。 工作分配的促動 :鼓勵大家主動認領工作 ,掌握成 功的機會。 創意的促動 :提出一些其他產品的優點 ,激發大家的 創意 ,將別人的優點用於我們的產品上。 問題的促動 :主席應提出一些問題讓與會人員了解 問題的狀況。 感情的促動 :主席除了要讓與會者體會到你的關 懷、感恩、自責、包容、肯定外 ,還 要讓與會者自動自發創造和諧的氣氛 會議中的問題 人身攻擊 對策 : 對雙方進行安撫 重申議事規則 重提主題進行討論 離題 對策 : 兜一圈切回主題 給予肯定再切斷話題 將離題的議題留置最後再做討論。 請他做歸納或替他做歸納。 事先請將規則講清楚 發言限定時間 會議中的問題 爭議不下 對策 : 暫停會議休會 20分鐘以上。 參與第三者的意見 將雙方意見列表比較。 進行不記名投票。 重整雙方意見提出新的方案。 重申共同利益。 會議中的問題 抱怨 對策 : 同情其不滿的情緒。 歸納其不滿的原因。 尋求解決的方法。 上級指導員發言過於投入 對策 : 裝傻發問 重新提出問題 幽默有技巧的提醒長官。 會議中的問題 短話長說 對策 : 適時的制止發言。 清其具體的想法。 時間不足 對策 : 選擇重要的議題進行討論。 限制發言人數 (可事先登記 ) 限制發言時間。 會議中的問題 爭功諉過 對策 : 主席應制止不當的發言 ,並給予其適當的肯定。 引導組織成員彼此說出對方的優點 ,讓大家都能受到適當的肯定。 為反對而反對 對策 : 請他提出更好的對策。 引導他思考是否有考慮周延。 會議中的問題 獨占發言 對策 : 主席制止其行為。 說明規則並強制執行。 消極的話 對策 : 發言者的情緒表示理解 提振士氣 ,擬定共同目標。 呼喊精神口號。 會議中的問題 如 何 發 言 積極的發言 明確的發言 尊重的發言 坦承的發言 客觀的發言 針對主題 報 告 的 種 類 類 工作完成的報告 :你完成了什麼工作 ,何時完成 ?完成的重點 ? 工作異常的報告 :工作的預定進度、現在進度、差異進度、差異原因、處置對策及何時會趕上進度 ? 請示報告 :背景狀況、建議內容、事情的經過。 需要支援的報告 :什麼事 ?原因 ?對策 ?現況如何 ?需要哪些支援 ? 論證的誤導 權威的誤導 經驗的誤導 約化的誤導 參考點的誤導 倒果為因的誤導 引信的誤導 採因的誤導 感覺與事實 感覺 即對事物主觀的意念 ,其中包含個人的價值判斷 ,因此感覺的產生往往因人而異。 事實 即有具體、明確的訊息陳述 ,與實際所發生的事件相符。 感覺與事實演練 昨日九點過後 ,一位客人出現並要求鑑賞貨品 ,店主打開玻璃櫥窗 ,櫥窗內的東西被人抓起 ,忽然有個男人迅速跑出店外 ,突然間警鈴大響保安人員迅速趕至現場。 判 斷 問 題 以下問題你認為是事實者請打 為感覺者請打 有一個男人出現。 且有許多貴重的寶石。 人、保安人員等三個角色。 問 題 答 案 3. 未指明是白天九點還是晚上九點 6. 沒有指明是金飾 抱怨的種類 復雜性的抱怨 人身攻擊 ,在他人身上貼標簽 算舊帳 消極性的抱怨 如 何 抱 怨 抱怨的內容應包括 : 到底發生了什麼事、這造成何種困擾 ?希望別人怎麼做或協助 ? 或可以套用一個公式來作為抱怨的模式 : 我了解 只是 它會 是不是可以 另外可以採用更和緩、柔軟的抱怨方式 ,是從感謝或自責開始 主持會議的原則 以人為本 主席應尊重、肯定與會人員 ,讓每 位與會人員受尊重且能夠自我發展。 停止操控 應在會議中集思廣益、促成組織 學習、培養與會能力。不可用職權 來控制議程、只求個人決議。 目標與過程兼得 在過程在達到目標 ,讓每 個人享受到學習的過程。 對事不對人 感覺與理性兼顧 解決問題也處理情緒 慶祝 ( 時機 即時 真誠 明確 學習與成果結合 情感之交流 變化的 正式、非正式場合 鼓勵與自我慶祝 共同慶祝 回歸生命之真相 查核 (時機 上對下 單向溝通 被動 否定 強調錯誤 對事不對人 嚴苛 、自我防衛 標竿學習的特點 自動 :有技巧的引導學員 ,讓學員自動提升己的能力。 與自己比較 :引導學員作自我比較 ,與目 標作比較 ,以隨時檢討與提高。 過程 :共同討論如何達到所設定的目標 ,引導學員 思考用何方法達到目標。 找參考點 :尋找標竿做為自己追求的目標。 肯定