管理沟通－会议沟通

七章 会议沟通 群体沟通的优缺点 组织和参加会议 会议沟通模式 明确会议目的 确定与会者构成 明确与会者角色职责 会议的组织准备工作 会议议程 会议记录 第一节 群体沟通的优缺点 讨论 1 某服装公司决定加快工艺流程改造 ， 并进行工艺重组 。 但以前在进行工艺重组时 ， 工人的反应非常强烈 ， 对工艺的改动持敌对态度 。 为了实施计划的改革 ， 公司管理层采用了三种不同的策略： 策略一 ， 与第一组工人采取沟通的方式 ， 向他们解释将要实行的新标准 、 工艺改革的目的及这么做的必要性和必然性 ， 然后 ， 给他们一个反馈的期限； 策略二 ， 告诉第二组工人有关现在工艺流程中存在的问题 ， 然后进行讨论 ， 得出解决的办法 ， 最后派出代表来制定新的标准和流程； 第一节 群体沟通的优缺点 策略三 ， 对第三组工人 ， 要求每个人都讨论并参与建立 、 实施新标准和新流程 ， 每个成员全部参与 ， 如同一个团队一样 。 结果令人惊奇。虽然第一组工人的任务最为简单，但结果他们的生产率没有任何提高，而且对管理层的敌意越来越大，在 40天内有 17的工人离职；第二组工人在 14天里恢复到原来的生产水平，并在以后有一定程度的提高，对公司的忠诚度也很高，没有人离职；第三组工人在第二天就达到原来的生产水平，并在一个月里提高了 17。对公司的忠诚度也很高，没有工人离职。 启示？ 讨论 2 你在什么场合下要采取群体决策的方式，如果不采取群体决策的方式，而由自己做个人决策是否可行？ 根据你自己的工作体会，请谈谈群体沟通的优缺点。 群体沟通的优点和缺点 优点 ： 产生更多的承诺 产生更好的决策 缺点 ： 时间和效率 群体压力：从众心理 专家和领导压力 推卸责任：说而不做 格罗夫： 会议是管理工作得以贯彻实施的中介手段 第二节 组织和参加会议 会议沟通模式 明确会议目的 确定与会者构成 明确与会者角色职责 会议的组织准备工作 会议议程 会议记录 of 一、会议沟通模式 谁发言 ? 历时多久 ? 他 (她 )对谁讲话 ? 与谁交谈 ? 其后会有谁发言 ? 有几人 ? 图 议交际沟通模式实例 二 、明确会议目的 . Do a Is of 2. is of s 3. do to Do a 二 、明确会议目的 信息共享 动员激励 信息传播 问题解决和决策制定 三、确定与会者构成 同质性和相异性的平衡 竞争性和合作性的平衡 任务导向和过程导向的平衡 表 考会议规模 会议目的 参考与会人数 决策制定和关键问题解决 问题识别或头脑风暴 研讨会和培训班 信息研讨会 正式报告会 5 10 15 30 不限 四、明确与会者角色职责 自我检测 根据你所了解的群体沟通性质，你认为作为会议主席有哪些责任 ?在会议中，你若作为与会者，又有哪些责任 ?你怎样能够受益于会议和其他小组成员的讨论 ? 1. 会议主席角色 情形一： 某公司的年终市场销售分析会议正在进行，公司总经理担任会议的主席。在会议进行过程中，公司负责市场工作的副总经理提出，公司明年的市场营销重点应从“ 以巩固国内市场为主 ” 转向 “ 以开拓国际市场为主 ” 。他希望他的设想能在这次会议上得到大家的支持和通过。但在会议进行过程中，负责市场营销的部门经理、副经理对这个设想提出了反对意见，他们认为国内的市场潜力还很大，而企业的资金实力不够，如让其全面开花，还不如采用 “ 各个击破 ” 的方略，先在国内市场取得绝对优势地位。结果双方争论得不可开交。 如果你是会议主席，面临与会代表这种相争不下的局面，你准备如何解决 ?如果最终需要你就这次分析会议作总结，你又如何对 “ 市场营销的重点 ” 问题作总结 ? 会议主席角色 情形二：某高校科学馆会议厅内正在召开 “ 中国二十一世纪的管理教学发展趋向 ” 的研讨会。会议进行期间，就 同的与会者提出了不同的看法，有的认为 案例教学 ” 为主；有的则认为应以理论修养的培养为主；也有的主张像美国哈佛商学院那样采用大量的案例教学，甚至可以取消传统的教师讲解的形式； 这些不同观点在讨论过程中，争论得比较激烈，眼看讨论时间将近尾声，但与会代表为了充分表达自己的主张，很难 “ 刹车 ” 。 如果现在你是这次研讨会的主席，面对这种不同主张分立的局面，你如何应付这种局面 ?你又如何就研讨的问题作总结 ? 会议主席的职责 会议控制 ·决定讨论主题； ·明确讨论范围； ·确保人们围绕主题依次发言； ·尽可能做到公正 ， 尽全力避免与会者的争论； ·确保其他成员了解会议进展情况。 会议引导 ·识别主题 /问题； ·交换和开发建议； ·评价不同方案； ·选择行动计划（ 5 会议主席的职责 促进讨论 讨论，提问 处理不同意见 ·对争论双方或各方的观点加以澄清； ·分析造成分歧的因素； ·研究争论双方或各方的观点 ， 了解协调的可能性； ·将争论的问题作为会议的主题之一 ， 展开全面的讨论 ， 以便把会议引向深入； ·若分歧难以弥合，那就暂时放下，按会议议程进入下一项。 作出决定 常用的介绍方法： 自我介绍 互相介绍 主席介绍 名片介绍 会议中可应用的技巧 ： 造成 “ 我群感 ” ； 对所有与会者参加会议的目的进行深入、细致的研究，并对不同的目的加以分组和归类； 处理好会议的显在目标与潜在目标的关系，并在会议中尽快实现近期目标和较易达到的目标； 利用与会者的经验、专长； 对与会者的错误采取宽容态度。 得分为 27分或 27以下，您的会议主持得很好 得分在 36以上，可能预示您在主席角色方面存在某些问题 表 席自我评估问题单 准备 1 目的 我知道这次会议要实现的目的。 2 会议议程： 我至少在会前两天发出会议议程。 3 与会者： 我选定或影响对与会者的选择。 4 会议地点和布置： 我检查会议室及其布置情况。 1234567 我不知为什么举行会议。 我在会上发放会议议程。 我让与会者的各部门代表决定。 开会时我才去看看。 主持会议 1 总结： 讨论中我概括总结相关要点。 2 打断 我不打断会议进程。 3 提问： 我提清楚的问题。 我问公开的问题。 4 感受： 我感到轻松且精力集中。 1234567 我让他们自己做出总结。 我经常打断会议进程。 我问无关的问题。 我提保密的问题。 我感到紧张难以放松。 2. 与会者的角色 决定是否需要出席会议 准备 准时与会 就某些疑点或模糊问题征询清晰解释 给出信息时，力求精确切题 倾听 支持他人 确保公平参与 反对要有根据 以能提高团队绩效的方式行事 表 议参与自我评估问题单 准备 1 目的： 我清楚我开会要实现什么。 2 文书工作： 我在会前已看了议程和附件。 3 与会者 我与其他与会者交流了 对主要议程看法。 4 事先告知： 我已告诉主席我支持议 程上某个议题。 1234567 我不知道为什么要举行会议。 我开会时才看。 我在会上了解他们的看法。 我在开会时告诉主席。 表 议参与自我评估问题单 得分为 30或 30以下，您的参与状态良好 得分在 40以上，可能预示您对于会议及您在其中的角色有某些问题 进程 1发育 我讲话清楚简洁、相关 联 。 2打断 我不打断会议。 3提问 我 提 清 楚 的 问 题 。我 问 公 开问题。 4创造性和革新： 我提出解决问题的新方 法 。 5感受 我感到轻松且精力集中。 1234567 我 随 意 漫 谈 进 行 无谓评论。 我经常打断。 我 问 无 关 的 问 题 。我问保密的问题。 我 只 关 心 自 己 的 事 。 我 感 到 厌 烦 紧 张 ， 难以放松。 五、会议的组织准备工作 . Do to in 2. of be of to 五、会议的组织准备工作 . to If to If up 4. to do to If is in