业务风险防范实施细则

马鞍山同杰良生物材料有限公司业务风险防范实施细则第一章总则第一条为有效地防范销售过程中的风险，最大限度减少经营损失，特制定本实施细则。第二条销售风险管理重点：（一）制度及程序规范执行；（二）客户选择管理；（三）业务谈判及合同签订管理；（四）产品发货及运输管理；（五）货款回笼及票据管理；（六）赊销业务管理；（七）产品质量的信息反馈与处理。第二章制度及程序管理第三条公司制定的关于经营工作的有关制度、规定及工作程序，是从事销售工作的根本原则和工作要求，是规避业务风险的基本保证。公司员工在工作中必须正确理解、认真执行。第四条制度的执行要坚持原则性和灵活性相结合。（一）产品销售要以市场为导向，各项工作的准备、决策实施要适应市场和客户的需求，不能背离市场和客户。（二）涉及到产品价格、质量标准、给予客户的政策、货款等关键问题，必须按公司的制度执行，制度规定不明确或超出制度规定的，必须请示领导方可执行。第五条员工在按程序工作时，一定要对程序内容负责。凡涉及到合同签订、价格、质量标准、客户索赔、货款的回笼与退回等，在办理过程中除程序符合规定外，更重要的是审核内容是否正确，经办人员、部门负责人和分管领导要对其签字或盖章结果负责。第六条员工在任何时候、任何地方都要遵守公司保密制度，保守企业的商业秘密，防止各种形式泄密产生业务风险。（一）各种涉及到销售计划安排、销售策略制订、价格变动、客户索赔以及生产、质量、仓储、运输等与销售业务有关的事宜的会议内容，任何人不得向与工作无关人员告知，更不得向竞争对手及客户传递。（二）公司销售方面各种会议应作好会议记录，一般不形成会议纪要外发，确需外发的须经公司总经理批准，由公司办公室登记并严格按批准范围和对象发放。（三）公司销售部门的业务原始记录必须记录完整、准确，并由专人保管；按规定种类、格式、途径传递报表资料，未经批准任何部门不得擅自制作和传递。（四）公司销售部门传真、信函必须由部门内勤登记清楚传递对象、时间、经办人等方可发送，且要存档存查。（五）公司销售部门在处理客户投诉及产品质量投诉时，合同经办部门及业务员未经公司授权，不得向客户出具任何书面材料。第三章客户选择管理第七条业务员在选择客户（指用户、贸易经销商及其他用户，下同）时，首先要通过当地的工商、技术监督、公安部门，查清其有无从事制假、走私、贩毒或其它危害社会的历史记录，以及现在是否有违法行为，若有违法生产经营行为者，严禁同其发生业务关系。第八条建立客户档案并及时更新，客户档案必须至少包括以下内容：（一）用户基本资料：企业名称、法人代表情况、企业地址、企业性质、企业年审情况、固定电话号码、公司网址、经营品种及范围等；（二）用户证明资料：企业法人营业执照、税务登记证、生产许可证、卫生许可证等复印资料；（三）企业银行资信等级证明；（四）用户的生产情况、基本经营状况、企业发展计划及后期投资信息；（五）用户采购我司产品的名称、用途、采购周期及其每批次采购量；（六）用户在其与我司的业务往来过程中有关合同违约、货款拖欠及其业务纠纷等重要情况的记录资料；（七）我司定期对用户进行评估、评定的相关资料；（八）用户意见反馈及各种类投诉的记录；（九）用户来访以及用户来访的记录资料。第九条认真对客户进行社会信誉、商业信誉和金融信誉分析评估。（一）客户风险评估程序：由各公司市场、销售部门有关人员组成评估工作组一确定评估标准和方法一实施评估一完成评估报告一确定客户风险级别一确定合作方式并报批备案。（二）评估办法：由指定人员向评估工作组报告客户基本情况，评估工作组对照用户档案及报告情况进行讨论，对照信用级别评定表所列标准对用户进行评估，根据评估情况确定级别。（信用级别评定表附后）。（三）确定风险级别：A级：安全无风险用户；B级：安全少风险用户；C级：风险用户。（四）根据客户不同风险级别制订防范措施A级：积极推进业务拓展，全面实施相互合作，建立长期战略关系；B级：加强双方业务联系，严格工作程序，控制风险因素；C级：慎重处理所有业务，严格执行业务审批手续，严控风险因素。第十条客户信息收集、分析要求（一）业务人员或客户服务人员在收集客户基本资料时，一定要是最新的当期资料，在全面掌握企业情况时，对企业法定代表人情况要进行全面、准确的了解。（二）客户的生产经营性质资料，一定要通过当地政府职能部门了解索取，对任何部门提供的资料要仔细鉴别其时效性、真实性。（三）业务人员或市场分析人员应每月对客户进行跟踪，每月对客户档案内容进行更新，无更新事项时，须在客户档案备注栏中注明“本月无更新事项”字样。第四章业务谈判及合同签订管理第十一条业务员在完成对客户的选择、分析后，进行业务洽谈。（一）业务员在洽谈每种产品销售业务时，首先要向客户明确我方提供的产品质量标准和产品样品。样品必须同生产产品相符，产品验收必须按我方提供的质量标准和产品样品为准。（二）业务员在谈判时，要确定质量服务期。对于超出规定期限发生质量问题，我方不予赔偿。（三）业务员在洽谈时，要明确结算方式、货款回笼期限、逾期回款的违约责任，对不能回款和延期付款的客户，须要求其承诺以何种财产抵押或第三方提供担保。同时应注意抵押财产的手续应合法，依法需要登记的，抵押后必须办理登记。（四）发生纠纷的解决地为出卖人地人民法院。（五）以上四条均属业务谈判的关键内容，均要以合同形式确定。（六）业务员在谈判后要形成合同谈判备忘录，参加谈判人员、部门（区域）负责人、业务管理部门要在备忘录上签字。第十二条销售合同的签订销售业务有即时清结销售和合同方式销售两种类型。即时清结销售采取货款两清方式进行；合同销售须从合同签订、合同执行、合同履约跟踪等进行风险控制和防范。（一）合同方式销售的基本原则：1. 形成销售合同是公司销售业务的需要、符合公司销售管理制度的要求。2. 在得到用户提出的具体、正式的要求后形成销售合同。3. 合同中标的物情况必须符合公司资源条件和销售政策。4. 销售合同使用公司所制定的统一文本，或通过公司有关合同审批程序批准后的销售合同。5. 履约期限在3-6个月的中期合同、6个月以上的长期合同须经公司总经理办公会通过后，报公司核准。（二）合同主体的基本要求1. 合同主体应是依法成立的企业法人和自然人，签约时要有其法定代表人及自然人本人或由由法定代表人及自然人依法委托的代理人作为合同签约具体经办人；2. 合同主体要遵守国家法律和行政法规，具备销售、使用我公司相应产品的资格证书；3. 合同主体与我公司合作无不良记录。（三）合同主体的信用评估与风险防范1. 信用评估内容、分级标准及信用级别（1）法定代表人（主要负责人）社会诚信度分级标准：高；中；一般；差。（2）支付能力分级标准：强；较强；一般；较弱。（3）货款支付情况分级标准：提前支付；按期支付；有拖欠现象；有拖欠。（4）用户经营或生产情况分级标准：很好；好；一般；差。2. 信用级别分：A、B、C、D四级。3. 信用级别及评估表评估'、内容信誉级别法定代表人社会诚信度法人资金支付能力与我司合作货款支付情况用户现在生产或经营情况A级高强提前支付很好B级中较强按期支付好C级一般一般有拖欠现象一般D级差弱有拖欠差4.信用风险控制措施(1) A级：按照公司销售制度可以有一定的赊欠额度，有回款宽限期；(2)B级：现款现货，经过批准可以有一定的回款宽限期；(3)C级：先付款再发货；(4)D级：必须在财务确认款到后再发货。5. 合同条款、内容要求(1) 销售合同一律采用公司制订的统一销售合同文本；(2) 条款、内容的变动或者使用合同对方提供的合同文本，必须符合公司规定和销售政策，并报经公司审计部、公司法律部审查核准；(3) 合同中的标的物名称、质量标准、规格、数量、计量单位等必须规范，对于价格、付款额、发货地点、到货地点、付款日期、合同有效期的必须清楚、准确。(4)合同所有条款一旦确定，合同文本无需改动之处，方可送审报批。6. 销售合同的签订与审批程序(1)一般销售合同可以由业务人员通过传真方式签订，经业务人员、部门经理(区域经理)、公司分管副总经理签批确认后签盖合同章；(2) 合同有修改、中(长)期销售合同和标的额在300万元以上的合同，必须先经过公司审计部、法律部审查后，再办理签章手续；(3) 与A类用户(战略合作用户)的常年合同须经公司总经理审批后方可办理签章手续；(4) 各公司签订合同时必须使用合同专用章，不得使用行政公章或者其他印章代替。第十三条合同执行中的风险防范(一) 各类销售合同执行的必须条件：1. 完成全部审批手续的合同；2. 完全具备生效条件的合同；3. 对方已经先期履行义务的合同。(二) 发货前要认真审查合同审批程序，检查待发产品情况，核对发货所有要求，复核资金到位及有关处理手续，办理发货手续。合同执行中要严密的对合同执行中的全部情况进行跟踪、记录，对用户的情况掌握清楚无误。（四）因客观原因造成合同条款及内容影响我公司利益，应以补充协议等方式进行纠正后履行。（五）发现用户有生产和经营状况恶化，货款支付困难，社会及商业信誉异常等情况时要及时反映，做出缓执行或终止合同的决定报请公司批准，同时做好善后工作。（六）发出产品出现质量纠纷等信息时，应以信函、传真、省级以上权威机构质量化验报告为据。并且要求用户提供详细、全面、真实的（包括运输、保管方面的）文字材料。（七）货款回笼跟踪、产品到货验收贯穿整个合同执行过程。（八）对逾期回笼的货款，必须按月及时填报，接受公司法律部的调查和监督。第五章产品发货及运输管理第十四条业务助理必须到发货现场，督促、监察仓储装车发货。（一）业务助理主要监察在装货时是否有非合同产品随入。（二）有无污染产品外观或影响公司产品内在质量的物品随入。（三）特别要严格检查是否有有毒、有害物品随入。第十五条发货人员对装车（箱）货物查对无误后，在发货单上签字，并请提货人在提货单上签字确认其数量、实物及其它方面符合合同要求。第十六条产品运输客户的选择（一）公司在蚌公司产品的对外发运，必须由安徽丰原物流有限公司承担。对于因用户要求或发运需要使用其他运输承担者时，有必要采取防范措施，避免在产品运输方面的风险，并签订运输合同。（二）对承运人的基本要求：1.承运人是依照国家有关规定，取得相应的经营资质，并在核定的经营资质范围内从事车辆船舶运输经营活动的主体；2. 承运人严格执行各项运输规则，内部制度健全、管理规范；3. 承运人运输手续简化、运送效率高、安全可靠、服务到位；4. 承运人在从事运送公司所属各公司产品的经营活动中无不良记录；5. 承运人在从事特别产品运输时，必须具备特殊运输资格和批准手续。第十七条运输合同的签订，合同内容及我公司要求（用户自提产品的运输一般由用户自行办理承运）。（一）托运人以及收货人和承运人的名称（姓名）、地址（住所）、电话、邮政编码等要求填写清楚、无误；（二）货物名称、性质、重量、数量、体积等要求名称明确、数量确切、计量方法双方认可；（三）装货地点、卸货地点、运距要求准确、明了；（四）货物的包装方式要求按照标准或双方约定；（五）承运日期和运到期限要求明确；（六）运输质量要求符合用户要求；（七）装卸责任要求符合常规与用户要求；（八）货物价值及是否保价、保险要求按照用户要求；（九）运输费用的结算方式要求按照采购合同约定办