货运操作规范出口流程

货运操作规范出口流程一、接待客户礼议1、接听 现今无论国际、国内货运运作都离不开 这一便捷的通讯工具，故更需注意你在接听客户 时时，是否能做到彬彬有礼。1） 语调的魅力用清晰而愉快的语调接听 能显示出说话人的职业风度和可亲的性格。虽然对方客户无法看到你的面容，但你的喜悦或烦躁仍会通过语调流露出来。打 时语调应平稳柔和、安详，这时如能面带微笑地与客户交谈，可使你的声音听起来更为友好热情。千万不要边打 边吃东西。2） 得体的问答来电应在第二声铃响之后立即接听，在礼貌问候对方之后应主动报出公司或部门名称以及自己的姓名，如：“你好，海棋货运”，切忌拿起 劈头就问：“喂，找谁？”或讲 时含糊不清。结束 交谈时，彼此客气地道别。无论什么原因 中断，应主动重拨并向客户解释。3） 留言接到客户咨询、投诉或所找配载正在通 时，不能及时回 可留下客户的姓名、单位、回电号码且尽快给予答复，不应盲目转机，这样会给客户留下不好的印象。4）礼貌用语 对客户的道谢要答谢，答谢可以用“没什么，别客气”、“我很乐意帮忙”、“应该的”来回答。使用 交谈，学会向客户道歉，是缓和双方可能产生的紧张关系的一贴灵药。道歉时最重要的是有诚意，切忌道歉时先辩解，好似推脱责任。2、着装礼则20世纪60年代，日本人提出了场合着装的“TPO（Time、Place、Object的缩写）”，其基本含义就是穿衣打扮要有章法，搞清楚穿衣的时间、地点及目的，直到今天它仍是各国人士在着装时所遵循的基本规则。穿着需注意场合且要得体保持清洁，并熨烫平整，穿起来就能给人以衣冠楚楚、庄重大方的感觉。整洁并不完全为了自己，更是尊重他人的需要，因此这是良好仪态的第一要件。同样在我司虽对员工的穿着没有明确要求及规定，但穿着得体不仅对自已也是对于来访客户的一种尊重。二、接单（接受货主委托）需明确的重点信息1、 船期2、 中转港、目的港3、 件数、毛重、尺码4、 箱型、箱量1）箱型：干货箱(DC)，冷藏箱(RC)，开顶箱，框架箱，挂衣箱，及其它特种箱。2）尺寸 20GP、40GP、40HQ、45HQ3）容积、载重量以干货箱(DRY CONTAINER DC)为例20GP General Purpose 20' x 8' x 8'6"Steel  MillimetresFeetInternalDimensionsLength5.89819'4.2"Width2.3527'8.6"Height2.3917'10"DoorOpeningWidth2.3407'8"Height2.2807'5.8"  KilogramsPoundsWeightMax Gross24,00052,910Tare2,2805,090Max Payload21,72047,885  Cube MetresCube FeetInternal Capacity33.21,17140GPGeneral Purpose 40' x 8' x 8'6"Steel MillimetresFeetInternalDimensionsLength12,04039'5.3"Width2,3537'8.5"Height2,3837'9.7"DoorOpeningWidth2,3407'8"Height2,2807'5.8" KilogramsPoundsWeightMax Gross30,48067,200Tare3,8308,450Max Payload26,65058,630  Cube MetresCube FeetInternal Capacity67.72,39040HQHigh Cube 40' x 8' x 9'6"Steel  MillimetresFeetInternalDimensionsLength12,03139'5.6"Width2,3527'8.5"Height2,6988'10"DoorOpeningWidth2,3407'8.1"Height2,5858'5.8"  KilogramsPoundsWeightMax Gross30,48067,200Tare3,9808,775Max Payload26,50058,425  Cube MetresCube FeetInternal Capacity76.32,69445HQHigh Cube 45' x 8' x 9'6"Steel MillimetresFeetInternalDimensionsLength13,54444'5.2"Width2,3527'8.5"Height2,6988'10"DoorOpeningWidth2,3407'8.1"Height2,5858'5.8" KilogramsPoundsWeightMax Gross30,48067,200Tare4,80010,580Max Payload25,68056,614  Cube MetresCube FeetInternal Capacity863,040以上表中数据均为理论数据，在实际工作中，一般装货容积为：20GP < 29CBM、 40GP< 59CBM、 40HQ<68CBM、 45HQ < 78CBM 如货物包装合理，均有可能超过上述数字而更接近理论值。对于载重量，由于各家船公司的规定、各港口吊机的起吊重量不同、或公路法的规定，不同船公司，不同港口、对集装箱的载重量有不同的规定。一般的：20GP<20000KGS、40GP<26000KGS、40HQ<26000KGS、45HQ<26000KGS。（案例：某一客户要求配CMA箱种2X20GP，但传过来的托单数据为40PALLETS/46000KGS/36CBM，由于操作没注意毛重只注意尺码而配错箱)4）箱体材料：大部分集装箱为钢制，也有一些为铝制。钢制集装箱采用焊接工艺，铝制集装箱采用铆接工艺。值得注意的是：许多铝制集装箱由于使用年限较长，箱体老化，在铆钉铆合处会有渗水现象。故部分货主拒绝用铝制集装箱，如华越、华邦、华欣等几家大客户。5、 付费条款预付货在做箱前需让SALES批价、签名，特殊情况若SALES一时间还无法批价的，可待其确认后先做箱后补批运价。6、 运费支付方接到客户托单时，若为预付货，则向客户了解USD及RMB的支付抬头；若为到付货则向客户了解其详细的RMB支付抬头，后输单时将此详细抬头输入电脑中。三、订舱1、 缮制委托书（七联单）接到托单后第一时间输入电脑，一般不超过半个工作日。输单时应最大程度保证原始托单的数据正确、相符性，以减少后续过程的频繁更改，输完单后将配载回单 给客户，让客户能第一时间了解配船信息。2、 加盖公司订舱章订舱提供订舱所需资料，应一并备齐方能去订舱。若遇到船公司舱位紧张的，则需第一时间告知SALES或客户。3、取得订舱确认回单、船公司设备交接单（即箱单）、盖有进港确认章的装箱单后可按客户要求做箱。*船公司订舱所需资料及装箱单（以下所提到的托单与配载清单均需盖订舱业务章）：1) HPD：用电脑 提单COPY件到船公司，待船公司确认后在COPY件上注明HPD大提单号及BOOKING号，然后凭所回传的确认件及一张对外配载清单到外代开箱单。除内支线外，其他航线均需在装箱单上盖中转港确认章。2) MOSK：凭两托单即可开箱单，若为预付货则需注明运价，除支线（内支线、釜山）船外，其他航线均需在装箱单上盖中转港确认章，紧急情况下可 放箱。3) NYK：凭两张托单即可开箱单（随附NYK提单号标签），若为预付货注明运价，除内支线外，其他航线均需在装箱单上盖中转港确认章，紧急情况下可 放箱。4) ZIM：凭一联托单即可开箱单，若为预付，须在托单上注明预运价，若为到付，则在托单上写上无箱贴、无佣金。除支线船外，其他航线均需在装箱单上盖中转港确认章，可以 放箱。5) MSC：提供七联托单、一张对外配载清单及装箱单（需盖中转港确认章）即可开箱单，不可 放箱。6) KLN：在K-LINE提供的预配清单上写明所订货物的提单号、箱型、箱数、目的港、毛重、货名、发货人、收货人及运费条款（预付还需注明运价），待船公司确认后回传预配清单及放箱单，凭确认好的预配清单并附装箱单到船代或外代盖中转港确认章，提箱时需在放箱单上盖公司业务章（需正本），不可以 放箱。7) DSR：凭一联托单即可开箱单，除支线船外，其他航线均需提供装箱单用来盖中转港确认章，可以 放箱（必须在船公司收到正本托单后才允许 放箱给货代）。8) 东南亚海运：用电脑 提单COPY件到东需亚海运（若预付货须注明运价），待船公司确认后，凭其确认件、装箱单及一张对外配载清单到外运船代二部开箱单，不允许 放箱。9) HMM：传提单COPY件到现代海运，待其确认后，凭此确认件、装箱单及一张对外配载清单到外代开箱单，不接受 放箱。10) 建恒：直接凭二联托单和装箱单到建恒开箱单，不接受 放箱。11) MAERSK：凭二联托单及装箱单至MAERSK开箱单，不接受 放箱。12) 泛洋SOC：凭一张对外配载清单即可开箱单，可以 放箱。13) UGMU：若为一个柜子，则只需提供四联托单及装箱单，前两联船公司留底，第三联盖船公司放箱单，第四联盖船公司订舱章，若为数个柜子则在上述基础上多加数张托单，用来盖放箱章，支线船则不用提供装箱单，可用“借箱保函” 放箱。14) LT：若为一个柜子，则只需提供四联托单及装箱单，前两联船公司留底，第三联盖船公司放箱单，第四联盖船公司订舱章，若为数个柜子则在上述基础上多加数张托单，用来盖放箱章，支线船则不用提供装箱单，可用“借箱保函” 放箱。15) EVG：若为一个柜子，则只需提供四联托单及装箱单，前两联船公司留底，第三联盖船公司放箱单，第四联盖船公司订舱章，若为数个柜子则在上述基础上多加数张托单，用来盖放箱章，支线船则不用提供装箱单，可用“借箱保函” 放箱。16) OOCL：凭两联托单（粘上提单号小标签）和装箱单到船公司开箱单即可，一张托单船公司留底，另一张则盖上OOCL订舱确认章用于到船代或外代订舱，除特殊情况一般不接受 放箱。17) CSC：凭七联托单（注明品名，预付货则注明运价）和装箱单即可开箱单，CSC会在第二联和第五联上加盖签单章，凭第二联即可提箱，除特殊情况外一般不允许 放箱。18) P&O：开箱单需提供三联托单和装箱单，P&O会在前两联上敲订舱章，一张用于船代或外代订舱，一张则用于提箱，除特殊情况外一般不允许 放箱。19) APL：提供二联托单及装箱单即可开箱单，可 放箱。20) SITC：凭七联单即可开箱单，可 放箱。21) COSCO：提供七联单和一张对外配载清单即可开箱单，若