档案专业基础知识

档案专业基础目录第一部分 档案概述3档案的定义3档案的形成条件3档案的形式3档案的本质属性4公务档案与私人档案4历史档案与现行档案5文书档案、科技档案与专门档案5中华人民共和国成立后的档案、革命历史档案和旧政权档案5档案的凭证价值5档案的情报价值6对档案真实性的辩证理解6实现档案价值的规律性6档案的作用7第二部分 档案工作概述8档案工作的概念和内容8档案工作的性质10档案工作的基本原则11综合档案馆的定义12综合档案馆的性质12综合档案馆的基本职责与具体任务12档案室定义12档案室的性质12档案室的作用13档案室的任务13档案行政管理机构定义、性质13档案行政管理机构基本职责：13档案行政管理机构具体任务：13文件中心含义，13文件中心的类型：14档案寄存中心含义，14档案事务所含义，14档案事务所性质：14档案机构之间的关系14第三部分 档案法治与职业道德14档案法律：15档案法律与档案行政法规的关系：15档案法律与档案行政规章的关系：15档案法的主要内容15档案法的属性特征16档案法的作用16档案法的施行17档案行政法规17档案行政规章17档案职业道德的特点18档案职业道德（规范）的含义和内容18档案职业道德修养19第四部分 档案信息化建设与电子文件管理19档案信息的数字化19档案网站建设19数字档案馆建设20电子文件的概念20电子文件的种类21电子文件的特点21电子文件的管理要则22电子文件的管理模式24第五部分 外国档案管理27文件生命周期理论27文件管理含义与文件管理职能29文件中心30德国迈斯奈尔的鉴定理论与标准31美国鉴定理论与标准32前苏联的档案鉴定理论与标准33国外对档案鉴定标准的制订34来源原则35事由原则37外国档案编目与检索37外国档案利用和开放38外国档案事业管理体制39外国档案馆39第一部分 档案概述3基本要求：了解：档案的形式，档案的种类，档案的作用熟悉：档案定义的表述与含义掌握：档案的形成条件，档案的本质属性，档案的价一、档案的定义(一)档案定义的表述(二)档案的形成条件(三)档案的形式(四)档案的本质属性二、档案的种类(一)公务档案与私人档案(二)历史档案与现行档案(三)文书档案、科技档案与专门档案(四)中华人民共和国成立后的档案、革命历史档案与旧政权档案三、档案的价值(一)凭证价值(二)参考价值(情报价值)(三)对档案真实性的辩证理解(四)实现档案价值的规律性1、档案价值的扩展律2、档案价值的时效律3、档案价值的条件律四、档案的作用档案的定义国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录；进一步表述为，档案是社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的供保存备查的，且具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息；四个方面：第一， 档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的；第二， 档案是保存备查的文件；第三， 档案内容的记录方式和载体是多种多样的；第四， 档案是原始的历史记录。档案的形成条件一是办理完毕的文件才能作为档案；办理完毕是相对而言的，主要是指完成了文术处理程序；二是对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存；三是按照一定规律保存起来的文件，才能最后成为档案；总之，档案是处理完毕的具有查考价值的、集中保存起来的文件。档案的形式档案的形式基本上包括两个方面，档案信息的载体材料、信息的记录方式。一、载体材料1、甲骨档案主要集中于商代，现保存的甲骨，多为盘庚迁殷到纣亡的273年间的遗迹；其文字是用铜刀或石刀刻在坚硬的龟甲兽骨上；到周代甲骨逐渐成为残迹，是历史发展的必然；2、金石档案金文是铸刻在金属鼎彝器上的一种铭文，也称钟鼎文，一般指冶铸在青铜器上的文字，古人称铜为金，因又称钟鼎文为金文；并非一切带有文字的铭器都是档案，以记事为主要目的的或主要起记事作用的钟鼎文，保存下来，才具有档案性质；钟鼎文的鼎盛时期在西周；石刻档案殷很少，西周尚未发现，东周以后逐渐增多，“石鼓文”是我国现存最早的较有系统内容的石刻文字记录；金石档案，现在还包括铁券、金册等一些金属载体形式的档案，多是王朝对有功臣官和有关首领人物的册封；3、简牍档案商周直至东晋，多用竹片和木板撰写文书与保存档案，通常称作“简册”、“简牍”、“简书”等；这种形式取材和书写比较容易，编写篇幅比较灵活，也较便于保存和传递，但对普通的竹木材料，也需要一番制作的功夫；4、缣帛档案与简牍几乎同时产生的还有缣书帛书，兼指文书、档案和书籍，用来书写一些较为重要的文书，其材料轻便柔韧、剪裁灵活，传递和保管都比较方便；5、纸质档案东晋太尉恒玄曾下令改用“黄纸”；6、音像档案也称为声像或视听档案，是指机构和个人在各种社会活动中形成的记录声音或影像的档案，可分为视觉、听觉、视听综合等不同形式，包括照片、影片、唱片、录音带、录像带等。7、电子文件（电子档案）是伴随着计算机技术的发展产生的一种新型文件，通过数字计算机进行操作、传递和处理的文件，特征有信息的非人工识读性、系统依赖性、信息与特定载体之间的可分离性、信息的可变性、信息存储的高密度性、多种信息媒体的集成性以及信息的可操作性等。档案的本质属性档案是人们在社会实践活动中直接形成的原始性信息记录，对以往社会实践具有直接的原始记录作用，所以“原始记录性”是档案的本质特性，是档案区别于其它事物尤其是相邻事物的独一无二的本质所在；但是这一本质并不表现的很固化，而具有相对性、动态性特点；档案不同于一般的历史遗物，它是以具体内容反映其形成机关或人物特定活动的历史记录物，具有很强的纪录性，所以档案具有很强的记录性；档案不同于一般的信息资料，它是特定的形成者在当时当地直接使用的有保存价值的文件，不是事后编写或随意收集的材料，因而具有原始性的特点；档案兼具原始性和记录性区别于其他资料。档案的“原始记录性”从根本上决定其管理方法的基本取向，即对档案的管理方法不论怎样简便、有效，均不能伤害档案的本质特性，只能充分实现其对以往历史事实的原始记录价值为轴心；第一， 档案是历史的真迹，必须保持它的特性，才能充分发挥他的效用。第二， 档案与图书资料、文物，既有性质上的区别，也有某些联系。档案部门着力管好档案同时也要收藏与档案有关的资料，辅助档案馆藏提高利用。综上所述，原始记录性是档案的主要特点和本质属性，档案工作者必须掌握档案的性质，根据档案的不同来源、内容和形式的特点，进性科学管理。档案的一般属性：知识属性和信息属性；档案信息具有原始性和回溯性。公务档案与私人档案这是从档案形成领域的公、私属性角度对档案进行分类认识所形成的两个相对概念，主要可解决档案的归属所有权问题；公务档案：是指人们在公务活动中形成的档案，其形成主体主要是公务机关或其它社会组织；具体实存形态主要是过去的公务文书，如法律、法规、行政公文等；主要被各级各类档案机构收藏；“公有档案”的概念大于公务档案；私人档案：是指人们在私人生活中形成的档案，其形成主体主要是私人个人；具体实存形态主要是日记、文稿、账单、票据、笔记、信函等私人文书，散存于个人手中；“私有档案”的概念大于私人档案；“中间地带”即私有组织（企业事业单位）的档案究竟应算是公务档案还是私人档案；公务档案不能仅仅理解为国家公务机关的档案，将其界定为社会组织即法人形成的档案更准确，而国家公务（政权性）机关形成的且被保存在各级国家机构的档案为“公共档案”更恰当些；公务档案与私人档案的实质可进一步明确为组织（法人）在其活动中和个人在其活动中形成的档案；历史档案与现行档案这是从档案形成时间的早晚以及档案作用角度对档案进行种类划分形成的两个相对性较强的概念，二者之间没有清晰严格的界限，但其理论认识意义比较深刻，使人们认识到档案不仅有现实作用，而且具有精神文化作用等；历史档案：指形成时间较早，离现在较久且主要起历史文化作用的档案；现行档案：指形成时间较晚，离现在较近且主要起现实性查考作用，即对人们的现实工作、生活依然具有实际作用的档案；文书档案、科技档案与专门档案文书档案：实际上是指行政管理档案，即在社会的行政管理活动中由各种行政性或曰政治性公文（如请示、批复、决定、决议、法规、法律等等）转化成的档案，其实质是突出强调了行政性或曰政治性档案在档案大家族中的主导地位；科技档案：是指人们在科技、生产活动中形成的由单纯业务性的科技文件材料转化成的档案，如图纸、设计任务书、科研报告等等；它不时人类自我管理活动的记录，而是人类面对自然进行科学研究、进行物质生产活动的记录；专门档案：是指除文书档案和科技档案之外的，所有在专门活动中形成的档案，它具有极强的自我独立性和规律性；中华人民共和国成立后的档案、革命历史档案和旧政权档案我国档案行政管理机关从行政管理角度，将归国有的全部档案划分为三种档案类型，即：中华人民共和国成立后的档案：是指1949年10月1日中华人民共和国成立之后，在中国形成的归国家所有的档案；革命历史档案：又称革命政权档案，指1949年10月1日中华人民共和国成立之前，由中国共产党及其所领导的军队、政权、企事业单位、社团等社会组织及个人所形成的归国家所有的档案；旧政权档案：是指1949年10月1日中华人民共和国成立之前，除了革命历史档案之外的所有归国家所有的档案；档案的凭证价值档案是历史的真凭实据，它的这种可资为凭的特性，构成了档案的基本价值之一凭证价值；档案的凭证价值是档案不同于和优于其它各种资料的最基本的特点，是由档案形成过程及其结果的内容和形式特点来决定的；首先，从档案的内容看，它是从当时当事直接使用的文件转化来的，并非事后为使用另行编写的，因此它客观地记录了以往的历史情况，是令人信服的历史证据；其次，从档案的形式特征来看，文件上保留着真切的历史标记，是档案原始性、真实性的印记；档案的情报价值档案是事实、知识和经验的记录，它的这种可靠的广泛的可资参考的特征，构成了档案的又一基本价值情报价值档案记录了历史活动的事实和经过，也记录了人们在各种活动中的思维过程，所以能给人以互有联系的系统的广泛的情报信息；其情报价值体现在不同层次的档案集合体中：首先，体现在一个档案馆（室）以致国家档案馆网的档案材料中，其次，体现在一定数量文件的单元组合中；再次，体现在同一文件的不同稿本或同一稿本的修改墨迹中；对档案真实性的辩证理解至少有两层面的含义：一是，档案的内容若没有失实、歪曲、作伪之处，那么在对同一历史事实均有记载的各种信息中是最真实、最可靠的，因其是直接的原始记录，是第一手的原生信息，但不能将其与其所记录的历史事实本身混为一谈；二是，档案有失实、歪曲、作伪乃至伪造之处，那么其失实、歪曲、作伪乃至伪造这一客观事实也恰恰是有档案这一实存形态来予以记录、固化并示之世人的，它依然有其另一意义上的真实性与可靠性，它还是反映了档案形成者的认识水平、本来意图或欺骗活动，从这一意义上看，档案只要其自身存在就没有“假”的，而都是“真”