行政接待管理规定

_行政接待管理规定第一章 总则第一条目的本着以下三大目的，根据公司实际接待工作的需要，特制定本办法。1.更好的树立公司形象，规范员工礼仪行为，展示公司的企业管理规范。2.规范公司行政接待工作，有次序、有步骤地做好行政接待工作。3.控制行政接待费用的不合理支出。第二条范围本办法的相关规定适用于公司所有的部门和人员。凡负有接待任务的部门和人员，均须按本办法的规定开展接待活动。第二章细则第一条责任1.行政部是本制度的主责部门，其主要职责如下：1）负责接待管理制度的制定、修订及贯彻执行；2）全面负责的接待管理，做好本部门接待工作，并协助相关部门和单位做好接待工作。2.其他部门按照本制度的要求做好本部门的接待工作。第二条 接待原则1.接待工作实行“对口接待”原则。上级主管部门来指导、检查工作，或其它单位到司考察、交流工作经验等需要接待时，由相对应的部门负责安排、协调会议、食宿等接待事宜。行政部配合做好接待工作。凡来公司参观、访问、学习及入驻研讨工作的宾客，一律在行政部进行登记。-可编辑修改-_2.接待规格执行“对等”原则，接待陪同掌握“从简”原则。做到“热情礼貌、得体周到”禁止铺张浪费。非特别重要人员，通常以工作餐形式予以接待。3.坚持“安全第一”的原则，包括客人食宿安全、财物安全、交通安全等。4.坚持请示汇报制度，凡遇到超出职权范围、难以解决的问题，应主动请示。第三条接待组织1.各部门获知接待信息后，首先要落实来宾的人数、姓名、性别、职务和本次来访意图及活动要求、抵离时间及乘坐的交通工具、车次或航班等。2.获知接待信息的部门按照对口、对等接待原则，应由本部门安排接待；非属本部门接待的，通知行政部协调安排接待。领导等重要客人的接待，由行政部负责组织和安排。3.各部门所有接待工作，必须事先报批（可通过书面报告、当面汇报或电话汇报），部门接待由经办人提出申请，报部门经理批准，并知会行政部接待负责人。4.有市级及以上领导到单位视察，获得信息的部门应即时、及时通知行政部，行政部应报请主要领导，安排好相关领导陪同视察工作。第四条主要接待内容1.根据接待安排和领导批示，做好宾馆预订、接站人员和车辆等的安排。2.根据来宾意图和领导批示，做好来宾活动日程安排。3.根据接待安排和领导指示，做好与来宾的会晤安排和宴请安排。4.根据接待需要，做好来宾参观、视察、游览安排。5.根据接待需要，负责为来宾订购飞机、车船票。6.根据接待需要，做好来宾有关活动的陪同服务工作。7.根据接待需要，做好送行人员和车辆等的安排。第五条接待标准及要求1.接待工作要精心组织，妥善安排，细致周到。接待时应做到有利工作、简化礼仪、务实节俭、杜绝浪费、尊重少数民族风俗习惯。-可编辑修改-_2.接待人员须保持良好的仪容仪表，做到举止有礼，谈吐得体，通过接待工作树立公司的良好形象。3.接待用餐和住宿坚持分级限标的原则，具体标准（不含烟和酒水）如下:1）A 级：接待省部级或相当于省部级的机关领导及其随行人员，公司董事长、总经理重要客人，极重要的合作单位高层访问（视具体情况而定），原则上每人每餐不超过 400 元，可住五星级酒店。2）B 级：厅局级或相当于厅局级的机关领导及其随行人员，公司副总、总经理助理、市场发展部经理及分/子公司经理参与接待的重要合作单位高层访问（视具体情况而定，一般为重要的市场经营对象），每人每餐不超过 300 元，可住四星级酒店。3）C 级：处级或相当于处级的机关领导及其随行人员，业务合作单位高层或关键部门负责人，政府或行业管理部门资质认证、体系检查人员等，每人每餐不超过 260 元，可住三星级酒店。4）D 级：一般机关工作人员及业务合作单位中层及以下人员等，每人每餐不超过 120 元，可住经济型商务酒店。5）司机工作餐原则上只限机关领导司机，B、C 级按每人每餐 50 元，A 级可按每人每餐100 元。4.一般情况下由接待部门负责人和相关人员陪餐，确因工作原因需要招待重要客人，可邀请主要领导出席。接待部门要严格控制陪餐人数。来宾人数 1-2 人时，陪餐人数一般控制在 3 人以内，来宾人数 3 人及以上时，陪餐人数最多不能超过来宾人数。5.接待用烟、酒、礼品应到商店或超市采购，非特殊原因不得使用酒店香烟、酒水和礼品。接待用香烟和酒水的总价值，原则上不超过餐费的三分之一。各部门接待用烟、酒、礼品等应尽量通过行政部统一购置，各部门提前申请并登记领取。-可编辑修改-_6.接待用餐和住宿应尽量选择指定的协议酒店和宾馆。用餐点菜时除控制每人每餐的标准外，应尽量做到务实节俭、杜绝浪费，点菜时根据就餐人数，一般按凉菜2-4 个、热菜每人一个，需要点个吃时应根据就餐规格合理选择。香烟应尽量控制在抽烟人员每人一包。7.接待用车需使用公用车辆时，接待部门依据办公用车管理制度提前做好使用申请工作。8.赠送礼品、机票（不含车船票），在酒店安排会务活动，组织参观游览，或因特殊情况需提高用餐接待标准、陪餐人数及住宿接待标准时，经办部门必须提前报行政部负责人审核，由行政部负责人报总经理批准。9.内部部门之间应杜绝公款相互宴请，到上级部门和单位请示汇报工作等，接待单位不安排宴请，需要就餐的可安排工作餐，餐费控制在每人 30 元以内，中午就餐不得饮酒。第六条 接待费用审批和报销管理1.接待活动结束后一周内，由接待部门填报公务接待审批单，须写明发生的餐费、住宿费、烟酒费用、来宾的飞机及车船等交通费用、礼品费用及其他参观游览费用等，由经办人、经办部门负责人签字确认后连同相关票据，报财务部审批。公务接待审批单必须在规定的时限内报到财务部，逾期可不予办理审批，发生费用由经办人及责任部门负责人承担。1)用餐的审批，接待费用不超出接待标准的，由财务部负责人核实后审批，超出接待标准的，由财务部负责人核实后，须由经办人或经办单位负责人报总经理审批。2)住宿费用的审批，不超出接待标准的，由财务部负责人核实后审批，超出接待标准的，由财务部负责人核实后，须由经办人或经办单位负责人报总经理审批。3)来宾的飞机及车船等交通费用、礼品费用及其他参观、游览费用等，由行政部负责人根据本制度第五条第 8 项进行核对审批。4)经办部门负责人、行政部负责核实接待费用发生的真实性，对存在问题的接待行为不-可编辑修改-_予审批，坚决杜绝虚假接待行为。2. 公务接待审批单经批准后，由经办人按费用报销的具体规定及流程办理报销手续，具体规定如下：1)严禁先斩后奏。对事先未报批，或事后一周内不及时办理公务接待审批单的，可不予报销。2)公务接待审批单完成审批后，经办人按费用报销规定及审批流程，将各类用餐菜单及用餐、香烟、酒水、飞机车船、礼品、参观游览等相应发票分类贴票，并持报销。3)所有接待餐费报销，必须“两单一票”（公务接待审批单、用餐菜单、正式发票）齐全，缺一不可报销（机关领导司机工作餐费用应列入用餐菜单）。4)接待费用超出接待标准限额的，因不能说明超额正当理由而未通过审批的，超额部分由经办人和经办部门负责人自行承担（视具体情况而定，原则上按经办人承担 30%，经办部门负责人承担 70%），由财务部从其当月工资表中扣除。5)如因特殊原因导致发票不能出具，需要用其他票据进行报销的，必须在公务接待审批单中注明原因，由财务部负责审批，必要时报总经理审批。第七条处罚1.财务部未能严格按标准审批额度，每发现一次给予财务部负责人 200 元经济处罚。2.一旦发现有虚假接待行为，每发现一次给予经办人、接待部门负责人各 500-2000 元经济处罚。第八条 附则1.本制度未尽事宜，均按有关法律法规和本公司补充细则规定办理;本制度的解释、修订和发放由本公司行政部负责。-可编辑修改-_2. 本制度从发布之日起开始执行。3. 相关文件记录序号记录名称记录编号CSY-GWJD-11公务接待审批单5-01保存单位   保存期限财务部      一年-可编辑修改-_