岗位说明书编制误区与对策

岗位说明书编制误区与对策由于岗位说明书在编制过程中存在误区，使得岗位说明书的整体编制质量难以保证，在实际应用阶段，正式发布的岗位说明书并没有在管理上发挥应有的价值和作用，仅仅成为企业或人力资源部门的一套展示性文件，逐渐被书束之高阁。识别岗位说明书编制误区，明确应对策略是企业人力资源部门需要认真对待的问题。1. 岗位说明书编制误区岗位说明书在企业实际应用中出现的各类问题很大程度上源于岗位说明书编制时陷入的种种误区，归纳总结为以下几点。（1） 编制岗位说明书的目的不清晰。管理要求科学化、标准化和规范化，岗位说明书的编制作为企业管理和人力资源管理的重要基础工作之一，越来越受到重视。然而，很多企业编制岗位说明书时没有经过充分的思考和调研，对企业管理现状和存在的问题缺乏基本判断，导致岗位说明书编制工作的目的不清晰。有些企业甚至没有进行科学、严谨的岗位分析，就盲目的随大流开展岗位说明书的编制工作，并冠之以“先解决有没有，再解决好不好的”大帽子。这样编织出来的岗位说明书只能浮于案头或束之高阁，对企业管理和人力资源管理没有丝毫的益处。（2） 闭门造车，为编制而编制。岗位说明书的编制需要企业各级员工的理解、支持和参与，特别是各级管理人员的积极配合不容忽视，但有些企业要求人力资源部门自己负责岗位说明书的编制。人力资源管理者确实或多或少掌握了岗位分析和编制岗位说明书的方法，但人力资源管理者并不熟悉实际业务，也不了解业务开展过程中存在的问题，即便是有岗位分析的步骤，想必也是形式化的走走过场，最多是和各部门管理者进行泛泛的沟通，然而，企业管理流程的不规范，或管理者自身行为的不规范等问题，使得企业存在职责不清、工作随意性较大等现象，人力资源部门自己编织的岗位说明书往往脱离企业实际，尤其是对岗位任职条件的描述没有客观标准和事实依据。这种凭空杜撰或“情景再现”式的岗位说明书在实际应用中一定是无人问津的。（3） 员工参与失控。很多企业意识到员工参与对编制岗位说明书的重要性，也对全员进行了培训，介绍了编制的方法以及岗位说明书的作用与意义。但人力资源部门对员工参与的度把握不得当，有些企业让管理人员编制所辖下属的岗位说明书，有些企业干脆让岗位任职者自己编制岗位说明书，最后由人力资源部门统一修订颁布执行。正式发布的岗位说明书在实际应用中产生诸多矛盾和问题。这种编制岗位说明书做法是一种投机取巧的方式，是编制岗位说明书万不可取的工作方法。（4） 单纯描述岗位职责。很多企业的岗位说明书对岗位职责的描述确实下了一番功夫，厚厚的一本文件仔细研读后发现，这只是企业所有岗位工作职责的罗列，并不是真正的岗位说明书。岗位说明书的编制确实需要聚焦于岗位概述和岗位职责的内容，但仅有这些内容并不能反映岗位的全貌，岗位说明书应该反应岗位和岗位任职者的全面信息。（5） 岗位说明书内容混乱。岗位说明书内容混乱主要表现为岗位职责交叉和岗位职责重叠。很多工作需要不同的部门和岗位配合完成，岗位说明书编制时没有对交叉或重叠部分的工作明确各个岗位的责权利，最终导致职责不清、多头领导，出现问题时相互推诿，取得业绩时争名夺利。（6） 岗位说明书一劳永逸。企业的经营环境和业务发展不断变化，特别是处于互联网时代的企业更是如此。岗位说明书是岗位分析的延续，岗位分析是一个连续的过程，在企业战略调整、组织变革和流程优化的过程中，岗位的职责也会变化。一些企业的岗位说明书没有随着企业的变化及时的进行调整、完善和优化，原有的岗位说明书成为一纸空文，在新形势下失去了应用的价值，其作用也无从发挥。2. 应对岗位说明书编制误区的策略应对岗位说明书编制误区，首先是明确岗位说明书编制的目的，其次是企业要结合实际需要，选择适宜的时机开展科学的、系统的岗位分析工作。只有在目的明确、基础牢固的情况下，企业编制的岗位说明书才能对管理工作有实际指导意义，才能真正发挥出岗位说明书的作用和价值。应对岗位说明书编制误区，需要重点做好以下几个方面的工作。（1） 建立宣传机制、沟通机制和参与机制。岗位说明书的编制是一个自上而下，上下结合的过程，涉及企业方方面面和各级员工。建立宣传机制、沟通机制和参与机制就是要让所有员工明确自己的工作责任、作用和基本要求，就是要与企业各级管理人员、骨干员工保持沟通，邀请他们参与岗位说明书的编制工作。各级管理人员和骨干员工是企业生产经营活动的中坚力量，获得他们的肯定和支持有利于岗位说明书编制工作的开展。由于人力资源部开展的各项工作或多或少都会涉及到员工个人利益和企业利益平衡的问题，因此获取各级管理人员和骨干员工的支持是人力资源部门开展工作的基础，时刻都不能忽视或忘记。（2） 保证岗位说明书的编制工作对岗不对人。岗位说明书要以企业可以接受程度为底线，以完成岗位工作的基本要求出发进行编制。无论是谁任职本岗位，本岗位需要完成的工作是一样的，同一岗位的员工优秀与否，是按照岗位说明书中明确的绩效标准衡量出来的。（3） 确保岗位说明书内容明晰，格式统一。岗位说明书内容明晰不仅是指使用简洁的文字和精炼的语言，更应做到岗位工作描述具体，既能清晰界定岗位的性质和职权范围，又能真实反映出各岗位在工作类别、重要性和复杂程度上的差别。对于工作内容简单的岗位，岗位说明书的内容要详细具体，对于工作内容复杂的岗位，岗位说明书在编制过程中要善于归纳总结，精准提炼、高度概括。此外，在岗位说明书编制准备阶段，必须设计适合自己企业的岗位说明书标准模板，在此基础上采用本企业惯用的思维模式和语言，编制带有企业自身特点的岗位说明书。（4） 确保岗位说明书的内容完整，详略得当。岗位说明书的内容很多，岗位概述、岗位职责描述是岗位说明书中必须的内容。岗位基本信息、岗位职能描述和岗位任职条件中某些内容的详略与取舍应该符合企业要求，保证岗位说明书内容完整、详略得当，既能被任职者看懂，又能应用于人力资源管理工作，还能成为企业决策的参考依据。（5） 建立岗位说明书动态管理机制。岗位说明书是企业岗位管理的基础，对岗位说明书的管理工作尤为重要。社会的变化、行业的发展、企业的变革都会给岗位提出新的要求，因此，企业编制出规范的岗位说明书后，人力资源部门应及时建立岗位说明书的动态管理机制，由专人负责管理与更新。通常情况下，企业每年对岗位说明书至少更新或修订一次，遇到企业发生重大变化时，应随时进行调整和完善。友情提示上述文章摘自杨岗松专著岗位分析和评价从入门到精通（清华大学出版社）。