模块三电子表格与数据处理

模块三 电子表格与数据处理第一部分 案例教学案例一 学生成绩表的制作一、目的及要求1.熟练掌握表格的建立及数据与公式的输入。2.熟练掌握表格的保存和保护。二、内容及操作步骤本案例创建一个名为“学生成绩表.xls”的工作簿，在工作表中制作如图3-1所示的学生成绩表，其中平均分需要利用函数计算、总分利用公式计算，其余的手工输入完成。了解如何在工作簿中创建表格、输入数据、公式和函数。图3-1 成绩表样例(一) 启动Excel 2003 选择“开始”菜单中的“程序”命令的“Microsoft Excel”子命令，系统自动创建名称为“Book1.xls”工作簿。(二) 工作表的保存新建后的工作簿默认以“Book1.xls”，“Book2.xls”命名，每个工作簿默认有三个工作表，分别以“sheet1”，“sheet2”“sheet3”命名，执行保存命令后，弹出另存为对话框进行重命名，电子表格编辑过程中要注意随时保存。提 示1在系统自动创建的“Book1.xls”工作簿上，单击工具栏上的“保存”按钮，弹出“另存为”对话框。2在“保存位置”列表框中，选定工作簿文件要保存的驱动器和文件夹。3在“文件名”列表框中，输入工作簿文件名“学生成绩表”。4单击“保存”按钮。 (三)原始数据的输入1.选择合适的输入法，在A1到I1单元格区域中依次输入成绩表的列标题，用Tab键确认单元格输入内容，如图3-2所示。图3-2 成绩表列标题2单击A2单元格，先输入英文状态下的单撇号，再输入 “201001001”，把鼠标移到A2单元格的右下角，等光标变为黑色十字填充柄时，按住鼠标左键向下拖动，直到A6单元格时松开鼠标左键，则学号序列自动填充完成。1在电子表格中，有一类数字是不参与数字运算的，比如：学号、编号、身份证号码等，这一类的数字在表格中通常作为文本使用，在输入时可在数字前面加上英文单撇号。2Excel对于一些有规律的数据，比如等差数列、等比数列以及自定义序列，可以使用填充柄进行自动填充。提 示3在单元格B2：B6中根据样表输入姓名。4数据有效性设置 单击C2单元格并按住鼠标左键向右下拖动到F6，松开左键，则单元格区域C2:F6被选中。 选择菜单栏中的“数据”，在弹出的菜单中选择“有效性”， 单击打开“数据有效性”对话框，如图3-3所示，图3-3 数据有效性设置选择“设置”选项卡，在“允许”下拉列表中选择“小数”，在“数据”列表中选择“介于”，分别在最小值和最大值中填写0和100，单击确定按钮。 5在C2:F6区域输入各科成绩。(四)公式和函数的输入电子表格中公式的输入必须以“=”开始，再根据计算的要求输入相应的运算数和运算符，按Enter键确认或单击编辑栏上的按钮后就可在单元格中显示计算后的结果。函数的输入可以以“=”开始，然后输入函数名称和参数，也可以单击编辑栏上的插入函数按钮，选择相应函数处理。提 示 1公式的输入和复制 单击G2单元格，输入“=C2+D2+E2+F2”，按Enter键求出第一个人的总分。 拖动单元格G2的填充柄到G5，复制公式，计算所有人的总分。2函数的输入和复制 选中H2单元格，单击编辑栏中的“插入函数”按钮 ，打开“插入函数”对话框，如图3-4所示。 在“选择类别”下拉列表中选择“常用函数”， “选择函数”列表中选择“AVERAGE”函数，单击“确定”打开“函数参数”，如图3-5所示。 单击“Number1”参数后的折叠按钮，对话框变为一个长条形，如图3-6所示， 在C2:F2单元格区域上拖动，将单元格的应用区域改变为C2:F2，如图3-7所示，再次单击长条形“函数参数”对话框中的折叠按钮，最后单击“确定”按钮，第一个人的平均分就计算出来了。图3-4 “插入函数”对话框 图3-5 “函数参数”对话框图3-6 “函数参数”对话框 图3-7 改变单元格应用区域 拖动单元格H2的填充柄到单元格H6，复制函数，计算出所有人的平均分。(五)添加批注 为了突出单元格中数据，比如本表中的不及格数据，可以为不及格的数据添加批注，步骤如下：1 选择学科成绩不及格的单元格，2 单击“插入”菜单中的“批注”命令，弹出“批注”文本框。3 在文本框中输入注释文本：不合格成绩，如图3-8所示。4 输入完成后，鼠标在文本框外单击即可。添加了批注的单元格右上角有一个小红点，当鼠标移到该单元格时将显示批注内容。 图3-8 批注文本框(六)工作表和工作簿的保护1 工作表的保护 单击“工具”菜单，在菜单中选择“保护”，在级联菜单中选择“保护工作表”，打开如图3-9所示的对话框。 在“取消工作表保护时使用的密码”文本框中输入密码，单击“确定” 图3-9 保护工作表 图3-10 确认密码 在弹出的“确认密码”对话框中重新输入密码。2 工作簿保护为了防止他人对工作簿进行某些操作，可以对工作簿进行保护。工作簿保护主要是保护工作簿的结构和窗口不被改变。（1）保护工作簿结构：可以防止他人插入工作表、删除工作表、重命名工作表、移动或复制工作表以及设置工作表标签颜色等操作。（2）保护工作簿窗口：可以防止他人更改工作簿窗口的大小和位置。 (1)提 示 单击“工具”菜单，在菜单中选择“保护”，在级联菜单中选择“保护工作簿”，打开如图3-11所示的对话框。 在“取消工作表保护时使用的密码”文本框中输入密码，单击“确定” 图3-11 保护工作簿 图3-12 确认密码 在弹出的“确认密码”对话框中重新输入密码。3 工作簿加密 选择“工具”菜单中的“选项”，打开如图3-13所示的“选项”对话框。 单击“安全性”选项卡，如图3-14所示。 图3-13 “选项”文本框 图3-14 “选项”中的“安全性” 在“打开权限密码”文本框中输入密码，单击“确定”。任务一：学生成绩表的有关操作在案例一制作的成绩表基础上，掌握工作表的重命名、新建、选定、复制、粘贴、插入、删除、及查找等操作。操作要求如下：1. 打开案例一制作的“学生成绩表.xls”，把表“sheet1”重命名为“一班”。2. 把表“一班”复制到表“sheet2”中，并把“sheet2”重命名为“二班”。3. 把“二班”中的数据保留标题列行，其余的数据删除。4. 按图3-15所示，输入二班学生成绩，利用函数求出全班学生的总分和平均分。5. 一班的“秦强”同学退学，把一班的“秦强”一行删除。6利用查找功能查看二班“孙刚”同学的成绩。图3-15 二班学生成绩表案例二 编辑美化成绩表一、目的及要求1.熟练掌握单元格的格式设置，包括数字格式、对齐格式、字体设置、边框设置等。2.熟练掌握表格的自动格式化。二、内容及操作步骤本案例在案例一的基础上，对案例一创建的学生成绩表进行编辑和美化，使其外观更漂亮，排列更整齐，重点更突出。数据的格式化一般通过用户自定义格式来实现，也可通过Excel提供的自动格式化功能来实现。自定义格式通过“单元格格式”对话框来完成，选择菜单“格式”中的“单元格”命令，即可弹出“单元格格式” 对话框，如图3-16所示。提 示 (一) 插入标题 1双击打开“学生成绩表.xls”。 2把鼠标放在成绩表的首行行号上单击鼠标，选中第一行并单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“插入”插入一行。 3在A1单元格中输入表标题“成绩表”。 4选中A1：H1单元格，单击工具栏上的合并及居中按钮，使标题居中。 (二) 设置数字格式1 选择要格式化的单元格区域C3：H7。2 单击“单元格格式”对话框中的“数字”选项卡，如图3-17所示。3 在左侧的“分类”列表框中单击“数值”，在“示例” 框中设置小数位数为“2”，使成绩保留两位小数。 图3-16 单元格格式 图3-17 单元格格式(三) 设置对齐格式 1拖动鼠标，把表中的数据全部选中。 2单击“格式”菜单中的“单元格”命令，选择“对齐”选项卡，如图3-18所示。 3在“水平对齐”和“垂直对齐”下拉列表框中分别选取“居中”选项。 图3-18 单元格格式(四) 设置字体格式 1选中A1单元格，单击“格式”菜单中的“单元格格式”命令，选择“字体”选项卡，如图3-19所示。 2设置字号为“20”，字形为“加粗”，颜色为“红色”。图3-19 单元格格式 3选择C3：H7区域，设置颜色为“蓝色”。 (五) 调整列宽和行高用户建立工作表时，所有单元格具有相同的宽度和高度。如单元格中输入的字符串超过列宽时，超长的文字被截去，数字则用“#”表示，要想正确显示数据，需要调整行高和列宽。调整的方法有两种：1使用鼠标调整。鼠标指向要调整行高的行标的分割线上，当鼠标变成一个双向箭头时，拖曳分割线至适当的位置即可。调整列宽则调整列标分割线。2使用“格式”菜单中的“行”或“列”命令，进行精确调整。提 示 1调整第一行的高度。鼠标指向行号1和行号2之间的分割线。 2鼠标变成双向箭头时，拖动分割线至适当位置。(六) 设置边框线 默认情况下，Excel的表格线都是统一的淡虚线，这种边线在打印表格时不会打印，用户可以给它设置其它类型的边框线。1 选中A1:H7区域，单击“格式”菜单中“单元格”命令，选择“边框”选项卡，如图3-20所示。2 选择“样式”列表框中的右边倒数第二种样式，颜色列表框中“天蓝色”，单击“外边框”按钮加入外框线。3 选择“样式”列表框中的右边倒数第三种样式，颜色列表框中“粉红色”，单击“内部”按钮加入内部表格线，单击“确定”完成边框线设置。 图3-20 “边框”选项卡(七) 设置图案底纹 1设置标题的底纹。 选中A1单元格，单击“格式”菜单中“单元格”命令，选择“图案”选项卡，如图3-21所示。 单击“图案”列表框右边的下拉三角，在弹出的面板中选择面板上方第二行倒数第一的底纹图案，颜色选择“蓝色”，单击“确定”按钮。 2设置列标题图案 选中A2：H2单元格区域，单击“格式”菜单中“单元格”命令，选择“图案”选项卡。 单击“颜色”列表框中的“紫罗兰”，单击“确定”按钮。 图3-21 “图案”选项卡4 设置姓名列图案 选中B2：