作业流程管理说明
作业流程管理说明一.工作单开单总体流程D联制管留存 制管至作业登记表登记（1）、创意制作A联钉于大工作袋面 转承办人B联转创作部主管（2）、媒体市调,资讯,行 销专案 A、B联转行销部原件联转AE留存C联转财务留存客户AE传递营业主管确认（单位主管确认）制管传递AE传递制管编工作单号/制作工作袋/建立资料库协力部门主管确认（会同承办人签约）AE传递AE开工作单二.工作单在创意部运作方式(A) 前期:创意提案阶段(B) 后期:执行制作阶段(C)工作号说明(D)CHECK事项(A)部作业流程（前期）客户负责人开卡ßà客户总监确认â部工作简报会l 客户小组l 创意小组l 创意总监l 媒介经理â流程督导登记卡号设立工作袋，分发工作卡l 工作卡原件à客户负责人l 工作袋附工作卡à创意组长l 工作卡复本à创意总监à流程督导à财务 â流程督导于拟案前一天提醒客户负责人/创意总监/媒介经理作提案准备 â拟案（参加：客户小组/创意小组/媒介小组）流程督导复印提案资料并存档 â客户负责人询制作估价程序：客户负责人â制作ßà创意组长â客户负责人â提案/报价注：l 修正工作同此作业流程，由客户负责人开修正卡。l 修正超过三次，由客户小组同客户重新讨论/修改策略。(B)部作业流程（后期）客户确认à客户负责人开修正卡（制作用,同一卡号）提案/报价 â分发修正卡l 修正卡原件à客户负责人l 修正卡复本à创意组长à制作管理à流程督导 åæ客户负责人制作负责人 ä 客户负责人à客户客户付款ßà请款提书面进度 à创意组长 æ 流程管理 â制作负责人发包制作à第三协作单位 â流程于完工前三天提醒若发生意外，制作管理须制作管理（印刷/制作）立即书面报告客户负责人与创意组长â制作验收发包工作ßà创意总监确认通知客户负责人接收流程收集样品存档 â客户负责人结卡â 通知财务部结算â 工作袋存档(C)部工作卡号说明A：代表容 1、客户服务 2、策略方案 3、提案、比稿 C：代表容 1、创意发想 2、创作修正 3、制作 M：代表容 1、媒介资讯 2、媒介计划 3、市场资讯例：创意工作卡（C-YT990920-1） C:代表创意 YT：代表客户名称 990920：代表工作开始执行日期99年9月20日（YY/MM/DD） 1：代表工作顺序号(D)、工作单开单需Check事项： AE/Client*提案说明*请款单 AE/Traffic*AE确认准时交件*电脑登录*工作袋存档*统计成本 Traffic*设立工作单*制作工作表袋*登录Deadline*外发协力厂商*开立预估单 Creative*发想Rough Idea*稿件制作*如需任何协助支援，填具PO单经制管外发*按Deadline完成工作*Rehearsal提案预习(AE+AD+CD)*承办人依工作时数填写工作 Creative*确认工作内容相关资料工作进度 Deadline*签名、画押 AE*开立工作单*收集市场相关资料*理想工作时间*Brief资料 （A）创意提案阶段 AE/Client*平面交稿*CF交片（B Copy）*确认与签收*请款单 核可后（！）媒体购买（2）印刷发包*选择制片公司与导演*开立与确认作业（PPM）*A Copy & B Copy看片（承办人+AD+CD） Traffic*设立工作单*制作工作袋*登录Deadline*厂商协助 Creative/Produce*确认工作内容、进度、资料*签名、画押 AE & Creative*按不同制作项目分别开立工作单*附客户核可画面、文字、脚本*拟定时间表*资料 AE/Traffic*AE/确认准时交件*电脑登录（结案）*大、小工作袋存档*统计成本（小工作袋）*开立结帐袋 Creative/F/A Produce/Creative*制稿/插图/摄影/喷修/输出/标色。*按Deadline完成工作*如需执行发包，填具PO单，经由制管外发，开立估价单*确认稿件，签名画押*承办人依工作时数填写工时 （B）执行制作阶段工作单开单与工作执行须知：1) 工作单需COPY四份。2) 工作单之开立，原则上是一件工作一工作单；若为提案阶段时，可将所有制作物开在同一工作单，如NP,MG,POSTER等，一旦提案通过需执行时，则必须将所有制作物个别分开开立一新的工作单。3) AE开工作单需详填开单日期、完成交件日期、容、Billable, Non-Billable,与业务主管签名、创意部主管签名、承办人签名后，再将工作单转至制管编号。（绝不可以“以与创意人员讨论过”而不写，或修改时仅以口头通知而不开单。如遇客户所给资料不足时，AE应收集齐全再开工作单。）4) 与创意组头确认与协议工作进度，含创意idea沟通与完成日期Deadline，并由创意执行人员签字认定。5) 制管编列工作单，制作工作袋。 a）制管将工作袋交予承办人进行制作。b）工作袋将全程跟随承办人并附有相关资料，如文件件影本等。 c）工作袋与资料是不可分离亦不可遗失，请个人固定工作袋存放位置。 d）制管将按工作袋编号，收集所有相关单据，如PO单、签单、发票等。6) 创意人员在发想过程，需有完整的创意想法，先与业务与CD进行创意检视后，再进行稿件制作。 *请注意；任何部修改与沟通，Deadline是不可更改，必需准时完成。7) 如为完稿（需列印色稿）或打样之稿件须盖“校对确认章”，交相关人员签认无误后，始得出稿。8) 当一件工作完成时，工作袋应随附所有资料传回AE再转回制管 (a)执行者需将实际工作单工作并签名。 (b)承办人将正片或底片交由制管归档、保存。 (c)业务将有关资料存档（如：商品，简介，说明书等）。9) 色稿经客户确认，则进入执行阶段，单纯个案可加开后续工作单，如原为大型提案，则先Close原工作单，再依单项工作另开新工作单。10) 工作单之关闭由AE通知，即于每月20-23日由AE列出可结帐工作单码号至制管处Close工作袋，制管于24-27日间整理结算工作成本后交AE填写请款金额，开立请款单，经客户签核后，AE附上请款资料通知会计开立发票向客户请款。11) 新签约客户，AE需将向客户的收费标准转制管与财务各留执一份。12) 已结帐之工作单，若需再执行时，则需另开一新工作单。13) 业务人员取得客户签认的估价，需复印一份至 制管留存。14）修正单流程图相同，但工作号以原始工作号为准。三外发工作单（PO单）流程AE传递制管开始前估价，AE开估价请款单（请款单）AE Copy一份已签认估价单予制管制管Copy一份留存制管确认/寻找协力厂商执行者（会同制管）Brief工作内容给协力厂商厂商传递AE传递厂商FAX制管，厂商沟通，谈价制管联络 执行者传递执行者传递财务切传票，开票付款转财务呈总经理核签制管核对、重整、统计填请款单厂商于月底寄发票于制管制管于工作进行中控制进度执行者继续进行内部作业制管发包协力厂商工作执行客户签认协力厂商向制管提报价单（成本）主管核签制管开立公司对客户的估价单给AE/主管签认执行者填PO单工作完成交回执行者QC完成之稿件（会制成）PO 单开单须知：1) 、PO单需COPY两份：第一联交制管留存，作为追讨与核对依据。第二联交由厂商带回，与请款时随发票结帐。2) 、工作执行时需制管协助外包事项如摄影、模特儿、彩印输出、脚本绘制、电脑修片、扫描、网络制片、印刷等，应事先填写PO单通知。3) 、PO单工作说明栏的填写应详尽，若处电子档时应注明档名、使用软体等。4) 、创意、制作人员应注意查证厂商签单是否有无错误，并加注工作单后（必要时需详述发包容），转制管审核确认，归入成本。5) 、于工作完毕向客户请款后，若执行者仍发现有外付单据未列报时，其费用由担任此工作Team的人员共同责任分摊。四、出稿流程所有稿件需交成品至制管处留存（至少1分）PS：平面制作物由AE提供；媒体由经销部提供。（3）客户留存（Ex：海报）AE传递（1）AE转媒体发稿（2）AE转创意会制管发包Client签认客户总监签认执行者传递文案、色稿、打样或半成品盖印品管确认章AE校对与检视签认AE传递AE传递执行者传递制管重整可结帐工作成本明细与欲请款明细五、工作结案流程AE通知Close工作单财务统计报表对客户请款财务/会计确认开发票制管结案归档制管重整可结帐工作成本明细与欲请款明细客户总监主管确认AE确认后，入电脑制作结帐请款单Client签认制管传递依可结帐之工作单号，向各协力单位重整所发生之单据AE传递AE传递AE传递AE传递制管传递AE传递或会计邮递财务部每月根据工作号列出工作项目群财务传递外发工作单 客户 Client:商品Product:工作单号Job No.开单日期Date opened:完成日期Due date:上午下午 ： 前承包单位(公司) 制管 主管签名 申请发件人工作项目Job Item:摄影Photography脚
