业务手册v6.1
公关业务手册北京灵思企业管理顾问有限责任公司 （第一版）2004-11 公关业务手册 > 前言欢迎您加入北京灵思企业管理顾问有限责任公司！ 公司目前包含公关、广告、事件行销、媒介监测等纵向服务平台。灵思是中国具竞争力的整合传播机构。灵思传播机构秉承品牌生态管理理念，为企业提供全面的品牌管理与传播推广服务。 本业务手册概括了灵思公关层面的一系列业务流程、业务要求及文档规范，目的是为了引导大家有序并高效率开展工作，推动客户事业与品牌成功，使灵思成为中国一流的传播机构。目录一部门协调人员联系方式5二系统资源6三岗位职责及项目流程61岗位责任说明62项目流程8四业务流程详细说明9(一)项目协议9(二)项目启动说明会9(三)项目立项91项目立项书92监测立项书103媒体立项表104MIS系统建项目105FILE SERVER项目文档建立11(四)项目预算121项目预算表122稿费预算单123项目维护费12(五)项目正式启动131稿件撰写132稿件审核143稿件确认144稿件上传145发稿会146媒介发稿157媒体拜访168每周总结169客户会议纪要17(六)项目结束阶段171项目公关报告172竞品监测报告183稿费尾款及项目费用结算184项目付款通知195项目内部总结19五专访和发布会流程201专访/媒体沟通会202. 新闻发布会21六日常沟通要求221重要文件注意事项222方案审核机制223报告总结机制234策划会议机制235邮件系统机制236版式规范237传真模板24七附件列表24项目立项书25监测立项书26灵思传播机构撰稿任务单27稿件模板28会 议 日 程30会 议 纪 要31客户拜访总结报告32付 款 通 知 书37公关传播报告、监测报告签收单39公关代理协议书40稿件发布付款协议书43广告发布业务合同45灵思传播机构媒体拜访报告46传真函错误！未定义书签。其他表单附件48附件：项目预算单(稿费预算、稿费尾款)48附件：媒体立项表48附件：每周稿件刊发统计表48附件：尾款提交与付款说明48其他表单附件48附件：公关传播报告参考（中文域名公关传播月度报告）48附件：竞品监测文件1（TCL电脑竞争对手监测分析报告）48附件：竞品监测文件2（依维柯项目竞品资料收集）48附件：竞品监测文件2（产业动态参考）48一部门协调人员联系方式公司全称：北京灵思企业管理顾问有限责任公司（协议及付款时填写）公司简称：灵思传播机构（对外统一表述）/ 灵思（口头简洁表述）公司总机：010-88473535公司传真：010-88448911公司地址：北京市海淀区板井路69号世纪金源大饭店C区6层B座（100089）姓名职位分机手机MAIL备注谭明总经理600113801001493tanminglinksus.com.cn项目合作等重大突发事件咨询求助王鹏副总经理601113701274055wangpenglinksus.com.cn项目预算控制新客户管理陆珊山副总经理603513910188270lushanshanlinksus.com.cn策略咨询培训机制6层前台6000信件、名片、办公用品申领、留言、接待8层前台801网管6050电脑、网络、电话保修及相关业务咨询赵楠楠审计/人事600613661259521zhaonannanlinksus.com.cn人事、财务、MIS系统媒体集合设定、稿费请款等事宜秦燕萍行政部经理604713331020775qinyanpinglinksus.com.cn行政、MIS系统媒体库、记者库填加、刘文斌行政部606113521053360liuwenbinlinksus.com.cn具体执行行政、人事、财务事宜、订票、MIS系统媒体联系方式填加张晓英财务6005无zhangxiaoyinglinksus.com.cn发票事宜咨询魏雨晨出纳600513691140658weiyuchenlinksus.com.cn财务报销、工资发放张辉监测部经理604613167382755zhanghuilinksus.com.cn媒体传播、监测、协助传播、监测报告的制作李宝林活动部600213801205769libaolinlinksus.com.cn活动的相关事宜谢文亮活动部601313701330381xiewenlianglinksus.com.cn丁磊广告部601013801262969dingleiskylight-ad.com广告业务的相关事宜二系统资源MIS系统网址http:/192.168.1.152/ls/用户名本人姓名（中文）密码本人姓名全拼（可自行修改）使用帮助参见MIS系统中帮助文件file Server进入开始运行Filesrv项目共享Filesrv 说明进入公司共享服务器，了解公司相关业务内容；进行项目文档备份与共享其他资源Filesrv公司层面中有公司简介、规章制度、工作流程、等规范文件，可随时参考Filesrv公司共享中有文件规范、文档模版等规范文件，可随时参考三岗位职责及项目流程1岗位责任说明公司所有业务实行“三岗一项目责任制”，由项目经理全权负责整个项目，项目成员岗位及职责严格按照下述详细说明及规定执行。灵思传播机构项目核心岗位职责说明书一、 项目核心岗位设定1. 项目经理（PM）2. 项目助理（PE）3. 项目媒介主管（PME）4. 媒介经理5. 业务部经理二、 岗位说明岗位岗位描述项目经理（PM）负责服务并维护项目，保证服务质量业务内容：1. 对客户需求及时理解、反馈与执行：l 完成项目策划，对项目组提交给客户的所有文档负责；l 所负责项目的重点稿件撰写或把关；l 与客户保持密切沟通，掌控整个项目的动态；l 对客户要求的其他工作及时反馈；2. 工作结果的控制和反馈：l 负责项目的立项、监测立项等相关文档工作；l 负责制定本项目的计划、预算，对执行结果负责；l 审核媒介计划，控制媒介执行进程和质量；l 完成项目的剪报、付款通知并收款；l 提交项目工作总结；3. 项目组协调和管理：l 负责项目文档规范和工作规范的编制；l 分配并协调项目组所有成员工作；l 协助上级考核项目组人员；l 月度项目预算制定与控制；4. 业界关注及策划支持：l 对本项目所在业界状况保持关注，定期向上级及兄弟项目组、兄弟部门作主题报告；项目媒介主管（PME）负责项目的媒介端工作，保证媒介执行质量业务内容：1、 项目的媒介工作的理解与执行：l 制定并完成项目媒介计划和媒介预算，并对最终执行结果负责；l 向项目组反馈项目见刊情况；l 向项目组反馈媒体需求和媒体动态，协助项目组的策划和撰稿工作；l 审核传播结果和传播报告；2、 媒介资源的管理和建设：l 负责项目媒体资源的建设与维护；l 配合部门及公司的媒体资源整合工作；3、 媒介人员协调和管理：l 分配和协调媒介工作；l 提升媒介人员的能力，协助他们拓展媒介资源；l 协助上级考核媒介人员4、 项目状况了解：l 了解项目所在行业、市场、客户、媒体等方面的知识；项目助理（PE）协助项目经理完成项目工作。业务：1、 对客户需求及时理解、反馈与执行：l 与客户接口保持良好密切沟通，及时了解和协调其需求；2、 项目组工作的协调和管理：l 协助项目经理完成项目计划及预算；l 召集项目组的发稿会、撰稿会、策划会或其他相关工作会议，提供基础材料和信息；l 协助项目经理分配项目组人员相关工作，维护工作列表，管理工作进度；3、 其他基础工作：l 协助项目经理，编写本项目文档规范和工作规范；l 撰写项目稿件，负责外协的沟通及管理；l 制作监测报告、传播报告；l 完成项目经理布置的其他相关工作；4、 个人能力提升：l 了解项目所在行业、市场、客户、媒体等方面的知识，并定期在项目组内部播报；业务部媒介经理协助业务部经理完成部门内媒介工作业务：1. 日常业务工作l 协助部门内部新客户媒体策略的制定；l 协助部门内部媒介代表完成发稿工作并确保发稿质量；l 项目及月度部门内部稿费预算单与尾款单的总结工作；2. 日常管理工作l 协调部门内部媒体拜访计划l 监督媒介代表完成拜访总结报告；l 协调部门内部进行月度媒体资源整理；并定期反馈其资源；l 协助公司平台层面共享内部资源；l 定期审阅并监督部门内部媒介工作流程正规化；3. 其他基础工作l 审核媒介制作月度传播报告l 完成业务部经理布置的其他相关工作4. 项目情况了解l 了解所负责业务部内部所有项目媒体属性及客户要求业务部经理负责业务部内部业务层面的所有业务管理工作业务：1. 日常业务工作l 在公司平台支持与配合下完成年度营业目标；l 月度策划方案的审核、指导工作；l 每月定期与客户进行深度沟通；l 制定当月业务总结报告与下月业务目标；2. 日常管理工作l 审核各项目月度费用预算l 审核月度3. 其他基础工作l 对业务部门员工进行考核评定；l 负责新入职员工的培训工作2项目流程项目结束项目执行项目启动项目开拓四业务流程详细说明(一)项目协议ü 使用公司统一协议模板（公关协议书、公关/活动协议书）ü 当与客户沟通时需要对协议做修改时需用红色标注出ü 提交至副总及总经理后方可发送客户确认，签字授权人：谭明ü 签订之后同项目立项书一起交给公司审计备档(二)项目启动说明会组织者：项目助理主持人：项目经理时间： 协议签订后24小时内参与者：项目小组所有成员（项目经理、项目助理、媒介经理、项目媒介）提交文档：项目启动会会议纪要，发送项目组所有成员，抄送业务部经理及副总经理。会议内容Ø 客户基本信息和背景（包括企业和人员的信息和背景）Ø 项目周期和趋势Ø
