物流系统票务流程

票务中心流程设计草案、户 、.刖百三毛物流经过十年的发展与沉淀，已成为山西本土深具影响力的物流企业， 并且具备了一定的品牌影响力。随着企业的进一步发展，原有的粗旷的操作方式 已经不能满足企业的现状，取而代之的是精细化流程作业，因此，提炼原有操作 流程中好的经验，做出各部门的标准作业流程就提到了今年的企业战略发展高 度。票务中心是三毛物流的窗口部门，而票务工作同时也是物流各项工作开始的 起始点和奠基石。而作为总部的票务中心其作业流程更是对其余分店起着一定作 用的指导作用，故而制定票务中心的作业流程更是刻不容缓， 所以，在各层级主 管和具有丰富经验的老员工的全力配合与支持下，制定本流程草案。第一节人力编制及岗位职责说明1 票务中心人力编制为9人，含组长2名，开票员3名，划价员2名, 输票员1名，统计员1名2 票务组长：负责当班期间票务中心的全面工作。向值班经理汇报。3 划价员： 接待客户。检验货物种类，拒收禁运货物。指挥现场卸货 工作。货物数量的清点与复核。、货物标签的正确张贴，了解公司价格体系，并 对价格调整给出合理的建议，完成上级领导交办的其他任务。向票务组长汇报4 开票员： 热情、主动接待客户，并注重礼仪和细节，维护公司形象和利益； 准确、快速录单，无差错；解答客户疑难问题，处理一些日常开票及异 常问题；完成领导布置的一些工作任务。5 输票员：负责将所有的手工数据录入电脑，同时负责当天各太原市内站点所有数据的收集与整理，并向省内各站点发送业务数据。向票务组长报告6 统计员：负责统计所有厢车的运费，并和飞扬数据核对。把所有回单整理后按不同到站装入信封，并交付调度中心。向票务组长报告第二节票务作业流程图询回堵俏服务货物入库协助却货进行划价第三节开票，划价，统计 操作流程表1 .接待客户.001.主动问好您好，欢迎光临接待客户一定要主动，让客户感受我们的真诚002.了解客户确认客户需求1) .不管多忙，都要跟客户打招呼2) .讲普通话，切勿使用方言，注意服务禁语（见附件）2.客户类型 001、看是否足长期合作且有固定定价的客户1、跟我司签订了运输合同或是协议的客户2、在我司长期发货，且有固定价格的客户签单客户一定要先核实，后开票，切勿轻信陌生客户，无需划价的客户直接开票002、针对货物种类多、大小重量不等客户以及发货较少或是陌生客 户先划价再升票根据相应运价由划价员划价，开票员核实后方可开单划价单按照标准样式填写，信息要完整止确真实（具体可见附件详细解释）3.划价准备 .1001、准备划价工具划价员每人配备发货委托单、铅笔、黑色记号笔、白色油漆笔、计算器、卷尺。每月25日向行政部递交办公用品计划，保证卜个月划价工具齐全。工具认知：窿卷尺对讲机由用Hntaji计算器卜,昨.大头笔运价单一四&W.而一工:4,r002.、价格表熟记公司最新价格表及中转线路价格表价格表为公司标准运价，各营业部及分 公司运价可以适当高于此运价，幅度为 10%;贵重、易损的货物，应在标准运 价基础上上浮15%-20% （可见附录中 价格表）003、起步价单件起步价标准：单件体积0 0.1m 3且重量025kg的货物按起步价计费货物起步体积和重量一要熟悉004、异形货物异形货物标准：超大：单件货物体积1m 3超重：单件货物重量150kg超长：单件货物长度4米超宽：单件货物宽度1.5米超高：单件货物高度1.5米异型货物应根据每项超标的情况分别上浮20% ,但总量不超过50%单件重货超过1.5吨、单件轻泡货超过6m 3的特殊货物，在划价前应电话通知 到达站负责人引起注意。4.协助卸货001、指挥停车主动迎接客户车辆，指引其停到相应库区以方便卸货。先指挥车辆停到指定位置后再划价，保证道路畅通。002、卸货客户车辆停至相应位置后，指挥装 卸工迅速将货物卸到相应库区，并 点清货物数量。异型货物及50公斤以上的货物应两人 以上协同操作或指挥装卸工使用叉车， 货物卸下后应迅速码放至相应库区，给 车辆腾出离开的空间。003、引导车辆离开客户发完货后，迅速清理道路上的货物与车辆，指引客户车辆离开。要求客户牵车时应注意说话方式,态度谦和，切/、口与客户发生争执。3.确定货物品类001、确定货物品类严禁承运易燃（特别是铁桶装化工原料）、易爆（稀释剂、汽油、化工 原料、苯系列产品、高钮酸钾）、强 腐蚀性（如盐酸、硫酸）、高压罐装（化妆品类除外）、装潢类油漆、汽 车装饰类含稀释剂的油漆（外墙涂 料、乳胶漆除外）、冻品、鲜活物品、 有毒（劣质农药）、强挥发性、细粉 末状（如炭黑）、放射性等危险物品 和禁运物质（游戏机、CD音像、光对违禁货物标示要有一定的认知（一些常用标记，见附录）碟、整车木材、整车原木、香烟、军火等）；不得承运汇票、支票、发 票、收款单、结帐单等启价证券或 重要单据。002、检查包装确认货物包装没有破损、打湿，且包装体积0.005m 3。若包装不符应向客户提供打包服务或注明“发货时包装已破损或打湿”，“货损、货差与承运方无关”。5.保价服务001、推广保价服务向客户宣传保价运输。告知客户货 物发生丢失、短少、损坏时，保价 货物承运方按申报价值发生后的实 际损失赔偿；未保价货物则按双方 约定的相应运费的2至5倍进行赔 偿。002、确定保价费保价费率按货物中明价值的3%收取，具体标准如下：保价费不足1元按1元收取，1元以上如有小数位则按四舍五入制收取。6.其他增值服务001、送货上门服务客户要求送货上门时，划价员应通过相关部门和到达站站点负责人联系确定送货费单票代收金额 2万元不能提供送货上门服务。002、签单返回服务客户要求签单返回时，在发货委托单上注明签单事项在开票员操作手册也有解决，可经巧点数002、点数划价员应在卸货时点清货物数量，并在贴标后复核货物数量。开票准备001.检查电脑等设备是否运行正常，打印机、电源是否启动检查标签打印机和票据打印机是否 开启，将票据打印机的换纸杆置于单页纸处，将纸厚度调节杆置于1 档位置。用自己的帐号登录开票系统,不能相互借用帐号。针式打印机在打印过程中，打印的是几层纸，调节杆就选择在哪一个档位，以免杆位选择错误，对打印头造成损害。002、准备办公物品按预计需求的数量准备托运单，标签，签字笔等开票录单双击飞扬2014-太原图标打开系统输入用户名和密码（初始密码为 6个1） 点一 .击发货管理点击货物运单录入进入页而002、录入到达站1、中转站是我司可以承运的所有:直达线路，中转线路只能在卸货地点中体现2、每条线路都肩对应的一个代码，如代县2,繁峙41）、到站f 要跟客户再三确认到站，避免准确无误2）、涉及到中转的货物，在卸货地点栏内选出中转到站，切记开出中转预留（一般情况下总部与分店的比例是 6 ;4）3 ）、开票员应记住到达站点的数字代码（所有代码对应的站名见附件）003、收发货单位（人）及联系电话填写1收发货单位（人）f要写全称或全名，非签回单客户可不必填写发货单位（人）2 对于一卡通客户，在客户代1）、最好让客户提供手机和座机两种联系方式，座机前请勿输入区号2）、签单客户 f要填写发货单位，否则付款方式栏无法输入签回单付款码中输入卡号，则发货方信息自动生成3收货人一栏边上的客户代码栏不必填写004、货物名称及包装类型1、由划价员核对并标注在划价单上1）、货物名称及包装类型f要填写正确，方便卜一个环节找货005、中明价值及保价费1、开单时必须由客户填写货物 的申明价值，尽量请客户提供 货物明细清单随货同行，保价 费按公司相应的保价规定进行 收取（见附件中保价标准和规 定）006、运费及付款方式1、定价客户运费由开票员核定，非定价客户运费由划价员核定；2、只能填写“现付”、“货到付”或“回执付。”1）、返程的酱菜、调料和过期食品及杂、 舌L、烂、价值极低、搬家等的货物，不 得开“货到付”及“签回单付” 2、“签 回单付”客户必须是经财务审计部核定 的客户，开单时必须填写发货单位名 称，3、签单客户必须在开票系统中备 注栏里注明签单返回字样 4 如需要 开代收款回付，则代收款必须大于回付 的运费009、提交打印1、跟客户核对无误后方可打印1）、如单据开错，不允许在打印单上涂改，需作废重开。特殊情况另议010、客户确认签2、客户未保价，必须托运单背1）、客户签名必须签全名，不得使用“艺字面右下角客户签名处签字。术字”、“连体字”，否则为无效托运单；5.贴标，二次点数001贴标并核对1、标签应贴在货物的止向右上件数是否止确角空白处，并注明发站；2、编织袋包装的货物必须用记 号笔写全货号，或使用挂式标签；3、轮胎、铁、金属等不易贴标 签的货物要用粘胶带将标签捆 绑固定；4、50件以下的货物必须每件 货物上写全货号；5、4m以上的长条形货物，如 管件、地毯、型材等须在两头写上该货物的两个同一标签；1）、返程货须将货物原有的旧标签撕下，严禁一货多个不同的标签。2）、贴完标签后必须核对货物件数，确认无误标签代码说明:1 该标签边框为蓝色，表示该标签是一张正程标签（返程是红色）2 这票货的开票日期是 2014年8月12日3 这票货是由太原总部开出发往轩岗的4 有些标签收货人一栏是有姓名的5 这一票货一共一件货大型非标门须在两侧贴上该货物的两个同一标签；石板须在两头的中间部位贴上该货物的D0812XG-19036-1两个同一标签；大件纸张须在正面和侧面的中间部位贴上该货物的两个同一标签;在贵重物品和易碎物品的显眼位置粘贴附签Sift86.开票结束6这票货的货号是19036-1这票货的整体编码是001、使用欢送语请慢走，欢迎下次光临1）、开票员与划价员都应使用欢送语第四节输票员工作流程1准备输票步骤标准注息事项打开飞扬系统1 ID. Q D -1双击飞扬2014-太阳雪d汨I-JIH B,* I raBli *一.岫.原图标打开系统!- ' : .Ed- -8】， 1，亍 /4 Wil"T "2输入用户