XX公司验收与保管制度
制度名称XX公司验收与 保管制度制度编号受控状态执行部门监督部门生效日期第1章总则第1条目的为加强对存货验收与保管的控制与管理，维护存货的安全与完 整，根据国家相关法律法规，结合公司的实际情况，特制定本制度。第2条范围本制度适用于公司存货验收与保管的相关控制与管理工作。第3条职责分工1. 仓储部是存货归口管理部门，负责协助存货验收工作，办理 入库手续，进行仓库管理和存货储存管理等工作。2. 采购部、质检部负责存货数量、质量等的验收工作。 财务部负责存货结算、付款工作。第2章存货验收控制第4条公司对于外部购买的原材料等存货，入库前必须办理验 收入库手续。1. 仓储部人员、采购部人员根据采购订单、入库通知单上的物 资信息，与供应商提供的存货核对是否一致，名称、价格、数量、规格等如不一致，应通知采购部相关人员处理。2. 仓储部人员检查供应商提供的材质证明、合格证、运单、提货通知单等原始单据。仓储部人员检查包装完好程度，清点实物数量，质检人员对实物 进行质量检查。4. 物资经过清点与检查后，相关人员进行签字验收并填制验 收单仓库管理人员填制外购存货入库单，在物资外包装处注明 存货编号、名称、规格、数量、入库日期等，并准备入库。5. 采购人员应将验收单、外购物资入库单、合法的商业发 票等相关资料送交财务部门办理付款手续。6. 如有破损、受潮、变质等情况，质检人员应进行初步的损失预估，在物资包装上贴不合格标签，并在验收单（如下表所示）上注明。验收单编号日期： 年 月 日物资名称规格批号数量采购日期到货日期供应商供应商编号名称检验记录检验项目检验标准检验结果合格不合格备注总评合格不合格采购经办人检验员仓储部验收数量足额短缺7 .仓储部人员根据采购合同所规定的细则登记损失情况并办理 入库手续或者拒绝入库，由米购相关人员与供应商协商处理。第5条 公司自制的产成品、材料等入库时需经质检人员检验， 通过后才可以作为存货办理入库手续，仓储部人员进行入库登记并填 制自制存货台账。第6条对于米购后不直接入库而发至使用现场的外购存货，按 公司规定采用适当的方法进行检验并办理出入库手续。第7条 对于已售商品的退货入库，仓储部应根据销售部填写的 产品退货凭证办理入库手续，经批准后，对拟入库的商品进行验收。第3章存货结算与付款第8条财务部按照公司付款、外购物资审批手续要求采购人员 办理好相关的审批，对采购人员提交的付款资料（订货单、采购合同、 验收报告、入库单、合法的商业发票等）进行财务审核。第9条 财务部重点审查存货采购的审批手续是否齐全、 单证是 否完整、发票是否合法、金额是否正确、数量是否一致等，审核无误 后再办理付款手续。第10条财务部及时、准确地编制记账凭证并将支持性凭证（订 购单、验收单、外购物资入库单、专用发票等）附在记账凭证的后面， 每月应根据记账凭证准确、及时地记入“存货”、“货币资金”、“应付 账款”等分类明细账中。第11条 财务部定期与仓储部进行账账核对，确保账目正确。第12条 财务部每月月底与供应商进行货款结算核对，考虑到 买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素， 公司与供应商的月末 余额应保持一致。第4章 存货验收过程中的问题处理第13条 对于实物已到但结算发票未到的外购存货，每月月底 仓储部人员与财务部应根据采购人员提供的资料（如采购合同等），及时办理暂估入库手续并在下月初及时冲回。第14条 交货数量超过“采购量”部分应予退回，超过量较小 的，仓储部人员需询问采购部经办人和部门负责人意见，同意入库的办理验收入库手续，并备注超交数量。第15条 交货数量未达订购数量时，以补足为原则，仓储部应通知采购部联络供应商处，经总经理或主管副总同意的，可免予补交, 但需附相关记录说明。第16条 紧急存货交货时，若仓储部尚未收到入库通知，仓储 部经办人员应先洽询采购部，确认无误后，方可办理验收入库手续。第5章存货入库与储存第17条 存货进出库需进行登记，仓储部建立库存台账，每日 根据出入库凭单及时登记核算，编报库存日报和库存月报。第18条 装卸、搬运存货过程中要轻拿轻放，不可倒置，保证 完好无损。第19条 公司进行仓储定位管理，将不同的存货分类、分区管 理。第20条 仓储部建立码放位置图、标记、存货卡片，并置于明 显位置以便出入库存取。存货卡片上载明存货名称、编号、规格、型 号、产地或厂商、有效期限、储备定额等。第21条 仓储部注意仓库的温度与湿度，保持良好的通风，保 持干燥、不潮湿。第22条 仓库内需设有防水、防火、防盗等设施，仓库管理人员需定期检查与保养，发现故障及时维修排除，保证库内存货的安全。第23条 仓库管理人员每日清扫并保持仓库环境卫生，做好防 潮、防锈、防腐、防霉、防鼠、防虫、防尘等各项工作，每次作业完 毕要及时清理现场，保证库容整洁。第24条 考虑到效率与安全，公司制定仓库作业时间，并保证各相关人员严格执行。第25条仓库管理人员需做好安全保卫工作，严禁无关人员进 入库区。第26条 公司建立健全出入库登记制度，对因工作需要出入库 的人员、车辆按规定进行盘杳和登记，签收“出门证”或填写“出入 门证”。第27条 夜间定时巡逻，提高警惕。第28条仓储部会同财务部、采购部等部门协商制定合理的采 购批量和库存安全量，经公司总经理审批通过后执行。第6章附则第29条本制度由仓储部制定、解释、修改。第30条本制度经总经理批准通后执行。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期
