从行政部经理向公司索赔的案例谈企业人力资源法律风险

从行政部经理向公司索赔的案例谈企业人力资源法律风险问题  -中小企业内部人力资源法律管理问题内容摘要 2008年1月1日劳动合同法实施，自该法律颁布后即对社会产生了重大而广泛的影响，对于广大的劳动者和众多的中小企业更是直接影响其权利义务。可以说劳动合同法的影响是空前的，其颠覆了中国以往中小企业的传统用工模式，加大了违法用工和不规范用工的惩罚力度，对于管理不规范的中小企业更是面临着种种法律陷阱，一旦劳动者索赔或主张权利，企业将面临着仲裁、诉讼中败诉的后果，同时若员工的维权行为一旦引起联络反映则极易导致群体性事件或群体性的仲裁或诉讼行为，中小企业的管理将处于被动的地位。本文从一家企业的行政部经理对公司进行劳动仲裁的案例谈起，旨在引起众多中小企业对企业管理的重视，对劳动法律风险的重视，对企业人力资源管理法律风险的重视，在日常的人力资源管理过程中务必要以劳动法律法规为依据，结合企业的特点设计企业内部科学合理的管理方式，防止企业出现员工恶意索赔等行为，以维护企业的合法权益，促进企业建立高效、合规的人力资源管理体系。关键词：案例 人力资源法律风险 人力资源法律风险防控 劳动法律法规 一、案例基本案情：某市某装饰设计公司为了提高公司的人力资源管理水平，准备招聘一名具有管理经验的行政部经理并让这名经理设计公司的组织机构和管理方案。2008年6月，公司通过某知名在线招聘网站招聘到邱某。邱某自称具有多年的行政工作经验，同时具有某市的管理专业的本科学历，公司高层领导经面试后对邱某的丰富的行政工作经验和耀眼的学历所认同，遂正式录用邱某为该公司的行政部经理，薪酬为每月5000元。邱某进入公司后设计了公司的组织机构、管理方案同时对公司的薪酬福利、加班考勤、安全生产等管理制度重新进行了修订，同时起草了员工劳动合同、各部门各岗位人员岗位职责、任职要求，其中邱某对自己的行政部岗位职责明确要求：“负责公司员工合同的签订、续订、解除、终止，负责公司所有员工的社会保险，负责公司行政管理制度的拟定和实施，负责公司员工的档案管理等”。后邱某又组织公司的所有员工对公司的各种制度和政策进行学习培训。2010年8月邱某突然向公司总经理提出离职，理由是寻求更好的发展，公司总经理觉得非常突然但由于公司此时正处于经营旺季无暇顾及邱某的行政工作，遂答应了邱某的请求，邱某简单的向公司做了工作交接。2010年9月公司突然接到劳动仲裁委的通知，邱某已经将该公司告到仲裁委，仲裁请求是：要求公司支付2009年到2010年的双倍工资6万多元，理由是在邱某任职期间2009年到2010年公司没有与其签订劳动合同。 装饰公司辩称，邱某系单位的行政部经理。公司的劳动合同均由行政部负责与员工签订、续订，同时邱某的岗位职责就是公司的所有人事行政工作，并向仲裁委出示了邱某制定的行政部及行政经理岗位职责。邱某在公司时具有双重身份，一是员工，二是代表公司来行使行政职权。邱某系行政部经理，负责该项工作，理应知道本人应及时与用人单位订立书面劳动合同，而且这也属于邱某工作岗位应尽职责。故，不订立书面劳动合同的责任在邱某而不在单位，用人单位不同意向邱某支付未订书面劳动合同期间的二倍工资。 公司还向仲裁委员会提供了该用人单位与其他员工订立的书面劳动合同，以证明用人单位已与其他员工订立了书面劳动合同。但无法提供与邱某订立的书面劳动合同。 邱某在庭审中进一步主张，虽然自己是行政部经理负责合同的签订及续订工作，但公司所有员工的劳动合同最后由总经理签字并有公司加盖公章，自己虽然负责具体的劳动合同签订及续订事务，但合同能否签订、续订以及最后签字、盖章还是公司具有决定权，并声称多次向公司总经理说要求续订自己的劳动合同但总经理都未同意，但未出示相关的证据。裁决：仲裁委在庭审查明的基础上认为：邱某作为某装饰公司的行政部经理，负责公司的行政人事工作，与员工签订劳动合同属于其自身的职责范围，应履行工作职责，完成公司全体员工包括其本人劳动合同的签订及续订工作，现在全公司的人员都与公司签订了劳动合同，惟独其作为行政部经理却没有签订合同，这显然是邱某本人的不作为。因此对邱某因未续订书面劳动合同要求单位支付二倍工资的请求，仲裁委最后作出了不予支持的裁决。 案件评析：本案的焦点是邱某作为行政部经理与公司于2009年到2010年期间未续订书面劳动合同，能否向装饰设计公司主张双倍工资？2008年1月1日施行的劳动合同法第八十二条明确规定“用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍工资”。第十四条明确规定“用人单位自用工之日起满一年不与劳动者订立书面劳动合同的，视为用人单位与劳动者已订立无固定期限劳动合同。” 在本案中，某装饰公司招用邱某作为行政部经理。邱某作为某装饰设计有限公司行政部经理，受企业法定代表人的授权委托管理行政部门、行使企业法人的劳动人事管理活动。同时其代表公司起草行政部岗位职责其中包括起草、续订员工的劳动合同，在行政部门与员工签订书面劳动合同，邱某具有用人单位代表的身份。同时，邱某系法定代表人招用，成为某装饰设计有限公司员工，具有劳动者的身份。 双重身份的存在，邱某完全可以依据其双重身份谋取不合理的利益。 邱某与用人单位签订书面劳动合同存在一定的特殊性。从形式看，公司要求行政部门与公司所有员工签订劳动合同，也就是邱某所代表行政部门代表公司与员工签订。实质来看，由于邱某系行政部经理，邱某与用人单位签订劳动合同，也即邱某负责自己劳动合同的签订及续订工作。这违背了合同由两个独立的主体订立的原则，也导致邱某利用自己的行政部经理的职务有机可乘，恶意谋取不当的利益。本案中，邱某系用人单位行政部经理，用人单位行政部经理的主要职责就是代表用人单位行使劳动人事管理权，帮助用人单位依法适当的履行劳动法律规定，避免因违法行为而导致用人单位的利益受到损害。邱某之所以被公司录用就是因为公司为了避免自己不懂法、不会用法而依法管理企业、提高公司的劳动人事管理工作，邱某进入公司后自己的制定的行政部岗位职责其中重要的内容就是员工劳动合同的签订及续订工作，当然也包括其自己的劳动合同，当自己的劳动合同在2009年至2010年应当续订的时候自己既未向公司说明自己的劳动合同的续订工作由其本人负责不妥，也未履行自己应当履行的要求公司尽快与自己续订劳动合同的工作，反而采取突然离职利用公司的管理漏洞恶意索赔。对邱某的行为，从公正适用法律的角度理所当然不能得到支持。至于邱某提出的自己虽然负责劳动合同的续订工作，但劳动合同须由总经理签字和公司盖章，进而主张公司在劳动合同的续订上是具有决定权和责任的这一说法，从邱某的行政部经理职务和岗位职责包括续订的具体事务来看，显然是站不住脚的。劳动合同的续订除行政部经理外的一般员工来讲，公司作为用人单位是应当首先发起续订要求的，因为一般员工就是与公司作为用人单位相对应的独立主体。而邱某是行政部经理他不仅仅是公司的员工，在劳动合同的续订上是代表公司的，代表公司来行使劳动合同续订的发起工作，这是作为行政部经理的邱某的必要职责，从法律上来讲，如果其明知应当续订而不续订就是恶意的，如果确实因某种原因忘记了续订，那也是邱某的过失，是失职行为。二、笔者建言：这是一起典型的现代版的农夫与蛇的故事，公司赏识邱某的才华与能力委以重任并付以高薪，邱某不知感恩反陷公司于不利并反咬要求高额双倍工资，不过最终的结局还是让我们满意的。但还是值得我们重新回味“农夫与蛇”的这个传统故事。现代企业要走向市场经济，就意味着必须加强管理，尤其是人力资源管理，人力资本时代的到来已经让越来越多的企业重视员工、重视员工所创造的巨大的经济效益。劳动合同法劳动争议调解仲裁法以及新实施的社会保险法也让更多的企业重视员工的劳动人事工作。在企业对员工进行劳动人事管理过程中往往对行政部授权进行管理，但对行政部进行授权却忽略了权力与制约的原则，导致行政部的工作人员无人监管、无人制约，更存在着滥用职权、恶意索赔、离职时利用公司漏洞“敲竹杠”等等。行政部经理向老东家恶意索赔的案件在国内层出不穷，究其根本原因还是用人单位没有掌握好管理与法律的平衡点。2008年颁发的企业内部控制基本规范已经明确将“人力资源风险”定为企业所面临的18个风险之一，并规定企业人力资源管理至少应当关注下列风险：（一）人力资源缺乏或过剩、结构不合理、开发机制不健全，可能导致企业发展战略难以实现。 （二）人力资源激励约束制度不合理、关键岗位人员管理不完善，可能导致人才流失、经营效率低下或关键技术、商业秘密和国家机密泄露。 （三）人力资源退出机制不当，可能导致法律诉讼或企业声誉受损。因此加强人力资源法律风险工作对于企业是义不容辞的责任。综上，笔者建议一些公司从这个案例中借取一些经验和教训：1、从法律和人力资源管理的两个角度，进行人力资源规划、设置完善的人力资源管理体系和法律风险防控体系。2、将人力资源管理工作上升到公司战略的地位，从管理上应当高度重视。3、从企业经营管理的实际和特点出发，设置完善员工入职流程，在员工招聘阶段设置背景调查机制，进入企业后设置与岗位职责和绩效考核相适应的试用期管理制度，劳动合同管理制度，入职交接体系，员工岗位职责制度、绩效考核制度，员工岗位调整制度和推出机制与方案。4、结合企业的用人特点，引入不同的用人机制，并科学的评析不同种类员工的法律风险；如对管理人员、行政人员、技术人员、营销人员、采购人员、财务人员、工勤人员、一线工人等进行法律评析，分别采用不同的用工方式，如劳动合同制、非全日制用工方式、劳务派遣方式、退休人员聘用制、技术或承揽合同制等，这样不仅法律风险明晰而且相应的用工成本科学合理，能够有效的发挥不同用工主体的作用，并促进企业的经济增长。5、对于如管理类人员、技术类人员、营销类人员、财务类人员等涉及企业重大商业秘密、技术秘密、重大经营管理决策、重要财产安全的人员务必实行重点管理，因为此类人员一旦出现问题对企业的影响是非常巨大的，有时候甚至带来灭顶之灾，因此需要设置商业秘密管理制度、关键岗位轮换制度等体系，防止出现问题后给企业带来重大不利。6、加大对人力资本的投入，敢于使用外部服务资源如律师事务所等第三方机构，摈弃律师仅仅是“打官司”的观念，律师的主要工作应当是协助企业进行经营管理。因为律师事务所是独立于企业与员工的中介机构，其接受企业聘用后将代表企业的利益维护企业的合法权益。律师事务所在参与企业人力资源管理法律风险防控方面将具有不可代替的优势，协助企业全面梳理企业人员管理漏洞、防控法律风险。作者简介：徐阳，律师，北京市杰澳律师事务所律师，中华全国律师协会会员，北京律师协会会员，北京市劳动和社会保障法学会会员，北京青年创业示范园创业导师。直线电话：15801353601.电子邮箱：xuyanglawyer126.com.通讯地址：北京市昌平区鼓楼东街33号北京避风港宾馆2030室内；邮编：102200.- 1 -