奥组委物流管理信息系统软件业务需求说明书
奥组委物流管理信息系统业务需求说明书需求人：_奥组委财务部1引言3编写目的3背景3物流业务描述4参考资料62项目概述6名称6目标6用户6业务流程7业务职能描述83采购管理11业务描述11用户描述12业务流程12数据流程14功能点列表14功能详述15采购计划管理15采购流程跟踪管理16合同管理17订单管理18供应商管理194场馆物流管理（VMS）20业务描述20用户描述20业务流程20场馆物资追踪21场馆物流服务23功能点列表23功能详述23场馆物资接收管理23场馆物资追踪管理25场馆物资回收管理26任务分配管理27人员信息管理285仓储管理（WMS）28业务描述28用户描述29业务流程29功能点列表30功能详述31入库管理31货区货位管理32出库管理33货区计划管理34系统信息管理356物资追踪管理36业务描述36用户描述366.3功能详述367配送计划管理37业务描述37用户描述377.3业务流程377.4功能详述388、资产管理9、捐赠工作管理10、物流编码规则11、1引言编写目的本说明是指奥组委采购物流管理信息综合系统的软件业务需求说明，主要着眼于物流部门承担的业务以及相关处理流程，为系统开发时编写用户需求、功能需求说明书做前期准备。背景在第29届奥林匹克运动会准备及比赛期间，为履行采购项目和物流项目的工作职责，按照奥运会标准为各职能部门及其利益相关方提供采购/物流服务，需要对组委会的采购和物流工作实行信息化管理，以便正确、及时的记录和跟踪资产信息，合理安排货物配送，科学分配库容设施。物流部门的组织结构按最新组织结构修改，涉及到子系统的划分和需求确认。如下：物流部门组织结构图采购处的主要职责是：根据组委会各职能部门提出的需求，借鉴往届奥运会的经验，综合考虑采购成本和使用需求，进行合理的物资规划。依照有关法规、政策和标准，本着勤俭办奥运的方针，公开、公正、高效的组织实施采购行为。对采购合同实行集中化管理，确保合同如期履行，制订与履行以上职能相关的政策和工作程序。物流处的主要职责是：负责对物资供应链进行全过程跟踪管理。保证物资及时采购、交付和归还，并按照有关政策进行资产处置。具体职责如下：物资采购、物资接收、仓储、配送、追踪、处置。处的主要职责是：物流业务描述：委内部门或机构：非委内机构：信息流：物流 物流筹备组总部+场馆供应商供应商物资配送计划采购部门财务部门（VIK）捐赠部门第三方物流配送中心餐饮、垃圾清运等其他业务物流业务物流、信息流描述图如上图所示，物流筹备组管理的物资主要包括三个来源：n 采购部门的采购物资n 财务部门VIK处获得的VIK物资n 市场部门的捐赠物资 2008年奥运会召开之前，各个场馆以及职能部门对物资的需求进行申报，这些物资将通过采购、VIK、捐赠等渠道获得。其中一部分在赛前运到物流中心与配送中心的关系储存，一部分物资在赛时由供应商直接送到场馆。在赛时及BUMP IN含义 阶段，物流中心根据各场馆、部门申报的物资需求量，以及第三方物流赞助商运输能力，场馆的吞吐能力等各种因素，制定物资配送计划，将所需物资按时、按质、按量运送到所需场馆，在配送任务实现过程中需要关注实物流动（实物流）和信息相互交换（信息流）配送任务应该在信息流的。实物流主要关心物资实物在不同场馆或单位之间的流动，包括以下几个方面：n 奥组委配送中心向奥运场馆和奥组委总部机构的物资运送；n 供应商直接向奥运场馆和奥组委总部机构的物资运送n 供应商向配送中心的物资运送n 赛时餐饮等业务向奥运场馆和奥组委总部机构的物资运送n 赛时垃圾清运等业务从奥运场馆和奥组委总部机构的物资运出信息流主要是关注为顺利执行实物流动 从而引起各个部门之间存在信息交换的方面：n 采购部门采购物资信息与物资筹备组的信息交换n 财务部门VIK物资信息与物资筹备组的信息交换n 市场部门捐赠物资信息与物资筹备组的信息交换n 各个场馆和总部机构与物资筹备组存在信息交换n 供应商与物资筹备组存在信息交换n 配送中心与物资筹备组存在信息交换？n 第三方物流等与物资筹备组存在信息交换n 餐饮、垃圾清运等其他业务执行单位与物资筹备组存在信息交换参考资料l 采购物流管理信息系统立项申请书l 采购物流管理信息系统立项建议书l 物资管理办法2项目概述名称项目名称：采购、物流综合管理信息系统2.2目标l 系统要实现采购的信息化管理l 系统实现物资仓储管理、资产追踪管理的信息化管理l 系统实现物资货运配送管理l 核心是记录功能、查询功能和为决策提供参考的功能。用户物流系统用户。包括奥组委内部用户、物流赞助商、物流承包商、采购供应商等，根据承担物流职责的不同，对访问系统有不同的要求。应能满足200-300人同时访问，并对用户权限进行设置或调整，例如实现授权等要求。用户类型用户描述用户数量项目员/项目助理终端基础信息数据输入，本岗位工作信息系统管理200项目主管审核上一级提交数据，整合计划，提报上一级领导100处长/部长系统验收、分配任务、有权查询本系统所有数据，20系统管理员支持和修改系统权限3物流承包商/赞助商在权限范围内双方进行物流工作上的沟通，无权删除、修改和更新信息数据20采购供应商订货信息与送货信息的沟通，待定政府相关机构一定权限范围内政策信息上的横向沟通，无权删除、修改和更新信息数据待定2.4业务流程VIK物资捐赠物资仓储管理办理出库手续在用资产追踪管理场馆物资管理计划配送管理物资运送管理物资领用部门物资部门办理入库手续采购管理需求部门供应商物流部门操作流程图在奥运会赛前由各部门/场馆提出物资需求计划，审核、批准后的物资需求计划通过采购、VIK、捐赠等途径来获取。通常情况下，物资在采购定单或VIK定单阶段开始进行物资信息追踪，然后各种渠道获得的物资到物流部门办理入库手续后，进入物资仓储管理阶段物资信息记录管理，通过办理出库手续进入物资使用追踪阶段管理，出库后的物资要通过物资配送计划，确定物资信息和实物流向，赛时物资使用流向主要是场馆，赛前物资使用流向主要为各职能部门。在入库方面，物资入库有两种情况，一是真入库，实物流与信息流并行，物资通过办理入库手续进入仓库保管状态，另一种是假入库，物资实物流与信息流分开，指物资并没有存放在库房中，而是直接进入使用状态，入库是履行物资归属信息记录的一种手段。在物资出库和使用中也会出现实物流与信息流分开的情况， 比如场馆间物资调配，实物直接在场馆之间移动，信息则通过物流中心的系统进行记录变更。因此，包括VIK物资和捐赠物资在内，所有物资从入库开始由物流处对物资进行追踪管理。通过办理出库手续，各种物资由第三方物流公司从物流配送中心运送到各物资领用部门（场馆），物资的管理和使用由各物资领用部门（场馆）负责；也可以由供应商直接送到奥组委总部或者各个场馆使用。在整个过程中，贯穿了对物资的实物追踪管理，赛后物流部门牵头负责物资回收。2.5业务职能描述因此给出采购物流信息系统需要实现的采购管理职能和物流管理相关的管理职能，如下图所示：物流部门主要业务管理职能图采购管理接收奥组委各个部门对采购物资的需求，对采购合同实行集中化管理，确保合同如期履行。建立为履行以上职能所需要的团队，制订与履行以上职能相关的政策和工作程序。场馆物流管理对运送的场馆的物资进行管理，按照物资需求进行入场、存储管理、补货、出场等管理。对于场馆物资管理系统，是否跟踪到房间尚未确定，在物流中心对物资存在的信息控制只是到场馆、部门一级。仓储管理通过对仓储信息进行有效管理，基本实时的反映仓储状态（比如货物的当前操作和货位信息），以便于全面控制库存和订单流动，提高仓储操作的效率，并为采购、配送提供必要的货物数据。例如，入库操作中利用当前的货位信息，系统自动做出货物的储存货位分配的建议等等。配送计划管理奥运物流信息系统中的管理层次，更为关注宏观层面的物资配送与管理，直接面对管理的对象为各第三方物流提供商，操作人员为奥组委物流部门及赞助商的工作人员。物流配送管理人员整合各相关部门或场馆的需求信息，交通、安检信息，赞助商服务能力信息，然后根据场馆、物流中心的“可用时间”制订物资配送计划，由物资流赞助商执行物资配送计划，即物流赞助商的配送车辆在计划的时间内、把正确的物资配送到正确的场馆。物资追踪管理物资追踪管理的目的是要体现物流部门管理物资的种类、数量、存在状态及所管理的这些物资的流向记录。根据奥运物资的流动特点，资产跟踪将在以下几个环节进行跟踪：采购阶段。采购订单下达后，资产跟踪系统实现订单的跟踪，直到采购物资入库。仓储阶段。物资进入仓库后，对库房物资进行货区、货位管理，物资出库后，记录物资出库的相关数据，进入物资使用追踪环节。配送阶段。对出库后的物资从装入配送车辆开始到送达需求部门/场馆止，进行配送过程中物资转移信息的跟踪记录。场馆/部门阶段。物资到达场馆/单位后，将被分配到各相关部门或场馆的人员使用，这一阶段对物资使用的状态及存在位置进行跟踪。回收阶段：物资在各场馆/单位使用结束后，将被运回配送中心的仓库，系统需要记录回收过程的物资状况、物资转移记录，直到最后资产处置结束。物资追踪管理的阶段描述图根据正在修改的物流管理办法，物资管理可能形成二级管理体系：物流部门作为一级管理部门；以秘书行政部、技术部、医疗部门、体育部等物资归口管理部门为主的二级管理部门进行分类管理。入库状态的物资由仓储管理来细化追踪；出库状态的物资由场馆管理来细化追踪；在这个层面的物资追踪上，还可能记录到其他组委会外部个体（交管局、BOB、海关等）使用的物资。捐赠管理捐赠管理是市场部执行奥运捐赠的管理工作。其中对物资的管理纳入物流部门统一管理范畴内，其系统独立于采购物资信息系统之外。VIK管理VIK管理是财务部VIK管理部门对现金等价物的管理工作。捐赠管理是市场部执行奥运捐赠的管理工作。其中对物资实物的管理纳入物流部门统一管理范畴内，其系统也独立于采购物资信息系统之外。运输管理运输管理赞助商作为第三方物流承运商对物资运输及其相关过程的管理工作。它不属于奥组委直接管理的非奥组委机构，但其运输以及相关信息需要由奥组委物流部门统筹了解、控制，并依据物流部门指定的物资运输计划执行物资运输任务。物资编码管理根据组委会物资管理工作的要求，参考悉尼、雅典奥运会的物资编码系统，物流部门与技术部就物资编码规则与物资编码管理进行了讨论，组委会物资编码规则初步确定如下：1物资编码主要是用于物资标识，可直观的反应出物资的一些基本信息，不承载物资的属性信息及相关管理作用；2物资编码分为三级：种类码+供应商码+序列号：种类码由三位代码组成，表示物资所属种类，种类
