时间管理企业最大的财富之源

时间管理时间管理企业最大的财富之源企业最大的财富之源作者：章哲、北风 来自：总裁杂志栏目主持人： 看过了中国足球队在世界杯上的三场比赛，大家终于看到了中国足球与世界水平的差距，不得不感叹，技不如人，用一个字来概括就是活儿太“糙” 。中国企业面对跨国公司的情形也大抵如此，很多企业的老总虽然嘴上很强硬：我们不怕跨国公司，但不可否认的是，我们实力不如别人，我们的管理还太“糙” ，尤其细节管理。时间管理就是企业管理当中的一个财富的大漏斗，但我们很多企业视而不见。今天，我们和著名培训专家章哲、总裁杂志社记者北风一起来讨论有关企业最大的财富之源-时间管理的问题。 企业培训师 刘捷案例：从出租车司机的份钱看经理们每天的份钱 在各个城市出差，经常听出租车司机讲他们自己的关于份钱的故事。在北京，一个出租车司机每月要向公司缴纳的管理费及各项税费加在一起是 4500-6000 元钱，这也就是出租车司机们每月的份钱。就按 4500 元来算，假如司机每月工作三十天，那么司机每天的份钱是 150 元，如果每天的油钱、餐费及其他与工作有关的花费是 100 元，也就是说，一个司机每天至少拉活 250 元，才能不亏本，拉活 300 元，才能赚 50 元。如果司机有一天在家休息，那么当天 150 元钱的份钱就一分没挣到，第二天的份钱就成了300 元钱，加上油钱等费用，他如果还想赚钱，他就得达到 500 元的收入，怎么实现呢，就要在平时每天工作 10 小时或 12 小时的基础上把工作时间翻番，但这是不可能的，于是，损失一天时间的司机就亏损了一天的份钱。在企业里，企业的老总和中层经理们实际上都承担着企业的或多或少的营收目标，正如出租车司机一样，经理们每月、每天甚至每小时的时间都是非常昂贵的，它必须要挣出最低的份钱。对一个每月目标销售额为 100 万元的经理来说，他每 10 分钟的时间价值是 950 元，这就是 这个经理每 10 分钟的份钱。如果他不能赚到这个份钱，对他和企业而言，就是亏损。份钱为什么挣不出来， 时间财富是怎样浪费掉的 总裁：每 10 分钟，对经理来说，就是 950 元甚至 9500 元的份钱，但是，经理们每天 的时间是在真正赚自己的份钱吗。经理们的 10 分钟、10 分钟的财富，在企业里大量地、 悄悄地浪费着，而且，更可怕的是，大家都习以为常。我们在企业里经常能看到这些问题；1、 电话又响了，急事的、请示的、投诉的、朋友聊天的都是不得不接的电话。可是， 手头上正在写的一个计划，一个上午了，还没写几个字2、 马拉松式的会议已经开了两天了，还没有什么结果。会上你进来他出去，东一句西一 句，说着说着就跑题了。有的人在会上长篇大论、表扬与自我表扬；有的人开了半天会， 还不知来干什么；还有的，把开会当休息，闭目养神，你们爱发言发言、爱争吵争吵 吧3、 整天就象救火车、哪里有火情就马上赶到哪里，真是日理万机。可是这里也救火、那 里也救火，天天忙救火，就没有时间静下来想想， ”火灾”是从哪里来的？经理们还经常用以下的方式浪费宝贵的时间财富： a) 做事情没有轻重缓急和主次之分，经常本末倒置，终日埋头于无关重要的事务上。 b) 喜欢下属事事请示和汇报的官僚作风，使自己成为下属任务的执行者，大大浪费了自己 的时间 c) 对下属工作不放心，替下属做工作，结果整天被埋在事务性的工作里。 d) 上司不定期的召见使中层经理的时间具有很大的随意性。 e) 对自己熟悉和喜欢的事情尽快做完，对于棘手的事情拖延进行，只有通过加班来完成。 企业中高层经理们每天、每小时、每 10 分钟的份钱比普通员工要多得多，但是经理们的时 间和其他人一样，也都一天只有 24 小时，结果，只要时间管理得不够好、效率够不高，中 高层经理们就难以挣回他们的份钱，说白了，很多经理每天的工作都是亏损。如果一个经理一天里有 3 个小时是低效率的，那么只有两个解决的办法，要么就是在另外 3 个小时效率提高 100，挣回两倍的份钱，这个显然不太可能；要么就是再加班 3 个小时， 但是实际上，很多经理的时间计划已经是每天 10 个小时甚至 12 小时了，如果再加班 3 个 小时最后陷入：时间管理差效率低份钱挣不出来拼命加班更加劳累、效率更 低、时间管理更差的恶性循环，最后的结果就是企业的目标被迫降低。以 50的时间与别人 100的时间竞争 中国企业怎么言胜 章：与国外的经理人相比，我们的经理人太累了。大家都感觉特别忙，时间特别紧，天天 要加班，但效果却并不如人意。国际上的一项调查表明，好的经理人比糟的经理人在时间 效率方面，能够高出 10 倍以上。为什么会有如此大的差别，就是有没有对时间进行管理。对企业来讲，时间表面上没有成本的，但实际上企业在经营中无时无刻不在投入的、规模 最大、成本最高的资源就是企业老总、中层经理以及员工们的时间。对管理者来讲，对时 间的管理和对其他的人、财、物的管理，是一样的重要。现在大家都讲和国际接轨，和跨国公司竞争，可光在时间的效率上，就比别人差了一大截， 由于我们的时间管理水平低，导致我们实际上是用 50的时间和跨国公司 100的时间竞 争，相当于人家 1 年走过了我们 2 年走过的路，这还怎么能和人家竞争。所以中国企业很 多的豪言壮语，从一开始就注定最后要落空。为什么忙乱、为什么身不由己 总裁：在企业里面，不管是中层经理还是高层经理，你如果问他为什么工作这么劳累、 为什么这么忙乱，90的人回答都是：身不由已，为什么会身不由已？章：我认为是如下四种原因。第一、没有计划。很多人早上一醒来之后，大脑中模糊的觉得今天有一个什么样的安排， 但是没有变成一个很明细的计划，到办公室后就凭着大体地印象开始处理工作，然后，就 什么事情找到头上来了就处理什么事情，于是一天的工作就身不由已。如果下班前，问这些经理们今天的工作内容，很多人说不出来当天的 8 个小时干了些什么 事，如果让他回忆最近一个月的工作内容，很多人的脑海里是一片灰色，好象真正干了事 的时间也就那么一点点。实际上，对中层经理这一级，周计划和日计划是最关键的，而这些基础管理的工作，在我 们的企业当中非常薄弱，很少有企业能够真正把周计划、日计划这样的基础管理的工作坚 持得很好的。第二、眉毛胡子一把抓。很多经理人的习惯就是觉得每一件事情都很重要，每一件事情都 需要完成，有时为了一件很小的事情，在那儿找资料，打电话求证，反复研究对比，但实 际上事后仔细一分析，这件事情对他今天或者对这段时间的工作，是无关紧要的，根本不 值得花很多时间去处理。有些人也做计划，但他有一个缺陷，就是没有安排优先顺序。没有标记出哪些是最重要的 工作，今天必须完成的。结果再碰到一些干扰因素，到最后，最重要的事情没有做，而且， 还忘记把它转到第二天的工作计划当中去，结果过了几天，事到临头，才发现当时就根本 没有完成。第三、没有养成良好的习惯。很多人出现身不由已的问题，是因为没有形成一个好的习惯， 不会说拒绝。比如，有些人的工作习惯是什么紧急就先处理什么，谁来找就去忙谁的事， 结果一天忙下来，给下属干了事、给上司干了事、给同事帮了忙，就是把自己的事搁在了 一边，该做的事没做。第四、外部的打扰。有研究表明，外部打扰首先是来自于下属，第二是上司，第三是同事， 第四是客户。对中层经理来讲，下属对他的打扰是第一位的，什么请示汇报、沟通交流、 谈心、做指示啊等等，都在影响着他的时间。如果经理不能很好地指导下属进行时间管理， 最后自己就身不由己。不重视时间管理的四个原因 总裁：我碰到过很多的经理人，包括老总，一谈到时间管理，普遍的反应就是不在乎， 为什么会不在乎呢？章：第一、人都有一个通病，就是对自己最常见的东西最不珍惜。世界上对我们每一个人 最公平的就是时间，不管你是聪明还是笨，是高贵还是低下，都是一天 24 小时，一年 365 天，这对所有的人都是一样的，但同时，正是因为时间是公平的，同时又是免费的，人们 往往并不认为时间是有成本的，结果对时间并不珍惜。第二、有些经理人认为，忙忙碌碌应该是他的一种状态。不忙不是现代人，特别是中层经 理，好像觉得他就应该是天天加班，天天事情干不完，他已经习惯于这种状态了。第三、没有尝到对时间进行管理的一些甜头。很多的企业从来没有接触过时间管理，从来 没有实施过时间管理，他不知道时间管理能够给他带来效益，现在蓦地跟他讲时间管理， 他完全没有概念。第四、企业的整体运行状况就是低效率，他已经习惯了这种方式，他也不知道高效率是什 么样。时间管理的几个重要工具 总裁：时间管理在一些跨国公司中，应当说已经积累了丰富的成熟的经验，也有大量 的管理工具辅助时间管理的实施，这些东西也不是一蹴而就是，今天请章先生先介绍两项 工具吧。 章：中国的很多企业都好高骛远，看得见天上的星星，看不见自己脚下的大石头。一说起 什么新理论、新理念，一个个头头是道，滔滔不绝，但是实际的动手能力还是很差很差。 不管你定再好的战略，如果很位经理、每位员工不落实到一天一天的计划上，能行吗？比 如海尔的日清日结，就是每天的事情每天要办完。时间管理的第一项工具，就是要做计划，对自己每天、每周的工作时间做出准确的计划， 以此来控制自己的时间。比如说，每天花 15 分钟或者最多 30 分钟的时间，对一天的时间 做出计划。制定计划容易，问题是能否坚持下来。企业里有很多时候，是项目很好、思路也很清晰、 总体计划也有，可就是每个人的、每天的一个一个小时的计划和工作不到位，到最后，目 标无法没有达成。工具一、计划管理。 关于计划，时间管理的重点是待办单、日计划、周计划、月计划。 待办单： 将你每日要做的一些工作事先列出一份清单，排出优先次序，确认完成时间，以突出工作 重点。避免遗忘、未完事项留待明日。 待办单主要包括的内容： 1. 非日常工作 2. 特殊事项 3. 行动计划中的工作 4. 昨日未完成的事项 待办单的使用注意： 1. 每天在固定时间制定待办单（一上班就做） 2. 只制定一张待办单。 3. 完成一项工作划掉一项 4. 待办单要为应付紧急情况留出时间。 5. 最关键的一项，每天坚持。 日计划、周计划、月计划 略 工具二：第二象限工作法 在实际工作中，所有的工作都既有紧急程度的不同同，同时也有重要程度的不同，根据这 两个维度，我们可以把企业的事情分成如下图所示的四个象限。 （见图，P148 页） 作为中层经理，要做的是第二象限的工作。很多经理人工作的时间效率之所以上不去，往 往是不良的工作习惯造成的，在很多事情重要但不紧急的时候，往往容易拖，拖到最后拖 不下去了，就变成了重要而紧急的工作，就去连夜加班，变成了一个急救章，结果漏洞百 出。这是最大的一种问题。 另一个最普遍的问题就是把大量紧急而不重要的工作都揽到自己身边。 第二象限工作法 1. 合理要将自己的工作按紧急和重要程度划分到不同的象限中去 2. 先做或者将大部分时间和精力用于做属于第二象限的工作 3. 许多第一象限的工作，实际上也是由于没有按照第二象限工作法去做而产生的，注意纠 正。 4. 不要被第三象限中一些工作的假象所迷惑，它没有你想象的那么严重，要学会授权。 5. 根据第二象限的工作制订计划 6. 80的时间做第二象限的工作，20的时间做其他象限的工作。 习惯就是竞争力 时间管理是企业的财富之源 章：中国缺少职业经理人，这是大家的共识，但是，就能力而言，中国并不缺乏优秀的经 理人，中国的许多经理人就某些方面、或作某些事情的能力而言，绝对是非常优秀的。但 是，为什么不能称其为职业经理人，就是因为他不能在所有的时间里，在其经手的大部分 事情上，坚持同样的效率。记得中国世界杯首场比赛，中国在与哥斯达黎加的比赛以 0：2 败北后，有足球评论员说， 中国队打了 60 分钟的好球。主教练米卢也说，我们没有在 90 分钟内都打得很好。是的， 足球就是这样残酷的运动，如果一个球队只能踢 60 分钟的好球，它就注定要被淘汰，因