办公室公文写作培训课件剖析

公公 文文 写写 作作 培培 训训 课程程综合管理部综合管理部综合管理部综合管理部公 文 写 作 培 训 课 程综合管理部第第 一一 部部 分分 公公 文文 介介 绍绍第一部分 公文介绍公文公文是国家机关、社会团体、企事业单位，用于行是国家机关、社会团体、企事业单位，用于行 政管理，具有法定效力和规范体式的文书。政管理，具有法定效力和规范体式的文书。公文具有：公文具有：政策性和权威性、规范性和约束性、针对政策性和权威性、规范性和约束性、针对性和指导性、程序性和严密性、对应性和定向性性和指导性、程序性和严密性、对应性和定向性五大五大特点。特点。公文的作用：公文的作用：1 1、指导工作，传达意图、指导工作，传达意图 2 2、联系工作，交流情况、联系工作，交流情况 3 3、请示工作，答复问题、请示工作，答复问题 4 4、总结工作，推广经验、总结工作，推广经验 5 5、记载工作，积累史料、记载工作，积累史料一、公文的含义、特点及作用公文是国家机关、社会团体、企事业单位，用于行 1 1、实事求是原则、实事求是原则发文要务实，要根据实际需要发文发文要务实，要根据实际需要发文办文要切实，要细化办文规范办文要切实，要细化办文规范拟文要朴实，文字要简炼精确拟文要朴实，文字要简炼精确2 2、准确规范原则、准确规范原则认真把好公文的质量关认真把好公文的质量关认真把好公文的程序关认真把好公文的程序关认真把好公文出入关认真把好公文出入关二、公文的基本原则1、实事求是原则 二、公文的基本原则3 3、精简高效原则、精简高效原则坚持少而精的标准坚持少而精的标准坚持快而好标准坚持快而好标准4 4、安全保密原则、安全保密原则确保公文使用和传递安全确保公文使用和传递安全确保公文保管安全确保公文保管安全确保公文销毁安全确保公文销毁安全 二、公文的基本原则3、精简高效原则二、公文的基本原则公文是企业实现管理职能的重要途径公文是企业实现管理职能的重要途径公文是体现企业形象的重要手段公文是体现企业形象的重要手段公文是员工履行岗位职责的重要工具公文是员工履行岗位职责的重要工具公文是衡量员工综合素质的重要标尺公文是衡量员工综合素质的重要标尺三、公文的重要性公文是企业实现管理职能的重要途径三、公文的重要性种类：种类：决议、命令、决定、公报、公告、通告、决议、命令、决定、公报、公告、通告、通知、通报、报告、意见、请示、批复、议案、通知、通报、报告、意见、请示、批复、议案、函、会议记要共函、会议记要共1515个文种个文种行文规则行文规则 上行文上行文下级单位向上级单位的发文下级单位向上级单位的发文 如：请示、报告等如：请示、报告等 平行文平行文平级单位或不相隶属单位之间的发文平级单位或不相隶属单位之间的发文 如：通知、函等如：通知、函等 下行文下行文上级单位向下级单位的发文上级单位向下级单位的发文 如：命令、决定、决议、指示、通报、通如：命令、决定、决议、指示、通报、通知、批复等知、批复等四、公文的种类及行文规则四、公文的种类及行文规则种类：决议、命令、决定、公报、公告、通告、通知、通报、报告、第二部分第二部分公司常用公文公司常用公文写作要领写作要领第二部分公司常用公文写作要领一、请示的写法一、请示的写法请示：下级请示：下级向向上级上级请求指示、批准（上行文）。请求指示、批准（上行文）。请示的结构请示的结构 、标题：事由文种、标题：事由文种（关于（关于*的请示）的请示）、主体：（）起因、主体：（）起因 （）事项（）事项 （）提出处理意见（）提出处理意见 、结尾用、结尾用“妥否，请批示妥否，请批示”一、请示的写法请示应注意的事项请示应注意的事项1 1、“理由理由”部分简明扼要部分简明扼要 2 2、主要内容在正文中表述、主要内容在正文中表述 3 3、要有倾向性意见，且具可操作性、要有倾向性意见，且具可操作性 4 4、一事一请示、不越级、不多头请示、请批对应、一事一请示、不越级、不多头请示、请批对应 5 5、送往政府部门的请示要注、送往政府部门的请示要注 明联系人和联系电话明联系人和联系电话 6 6、请示和报告有本质上的区别请示和报告有本质上的区别请示应注意的事项案例 山西煤炭运山西煤炭运销集集团古交福昌煤古交福昌煤业有限公司有限公司 关于主斜井施工联络巷与副斜井对打施工的请示关于主斜井施工联络巷与副斜井对打施工的请示 能源投资开发有限公司：为加快矿建进度，福昌煤业根据实际情况，拟采取从主斜井施工联络巷与副斜井对打施工方案，这样将最少缩短矿建周期3个月以上。妥否，请批示。山西煤炭运销集团古交福昌煤业有限公司 2015年5月16日案例 通知：通知：适用于公司批转至下级公司和有关部门的公文，适用于公司批转至下级公司和有关部门的公文，转发上级单位的公文；传达要求下级公司和有关部门办转发上级单位的公文；传达要求下级公司和有关部门办理的需要周知或者执行的事项；人事任免等。理的需要周知或者执行的事项；人事任免等。通知的分类通知的分类：1 1、批转性通知、批转性通知 2 2、转发性通知、转发性通知 3 3、印发性通知、印发性通知 4 4、指示性通知、指示性通知 5 5、一般性通知、一般性通知 6 6、事务性通知、事务性通知 7 7、会议性通知、会议性通知 8 8、任免性通知、任免性通知主要特点主要特点 1 1、适用范围广、适用性强、形式灵活、适用范围广、适用性强、形式灵活 2 2、适用频率高、适用频率高 3 3、专项性强、专项性强 二、通知的写法二、通知的写法通知：适用于公司批转至下级公司和有关部门的公文，转发上级单位一、标题：制发机关事由通知一、标题：制发机关事由通知二、正文：二、正文：通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。例如通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决为了解决的问题，经的问题，经批准，现将批准，现将，具，具体规定通知如下。体规定通知如下。通知主体：写出通知事项，分条列项，条目分明。通知主体：写出通知事项，分条列项，条目分明。三、结尾（三种写法）三、结尾（三种写法）意尽言止，不单写结束语。意尽言止，不单写结束语。在前言和主体之间，如未用在前言和主体之间，如未用“特通知如下特通知如下”作为过渡作为过渡语，结尾可用语，结尾可用“特此通知特此通知”结尾。结尾。再次明确主题的段落描写再次明确主题的段落描写通知的格式通知的格式一、标题：制发机关事由通知通知的格式 山西煤炭运销集团能源投资开发有限公司公司山西煤炭运销集团能源投资开发有限公司公司 关于转发集团公司关于转发集团公司关于厉行节俭反对浪费的六条规定关于厉行节俭反对浪费的六条规定的的 通通 知知各煤业公司，机关各部室：为积极贯彻中央八项规定、六项禁令，以及省委、省政府有关压缩公务费用开支的规定，集团公司特制定关于厉行节俭反对浪费的六条规定，现转发你们，请认真学习贯彻，严格遵照执行。山西煤炭运销集团能源投资开发有限公司 2014年3月25日案例：案例：转发性通知转发性通知 山西煤炭运销集团能源投资开发有限公司三、通三、通报的写法的写法通报：通报：适用于向适用于向下级部门下级部门传达信息（下行文）。传达信息（下行文）。通报常用的两种类型通报常用的两种类型 1 1、表彰性通报、表彰性通报 2 2、批评性通报、批评性通报三、通报的写法通报的格式通报的格式 1 1、标题：事由文种、标题：事由文种 2 2、主送部门、主送部门 3 3、正文：开头主体结尾、正文：开头主体结尾通报应具备的几个要素通报应具备的几个要素 1 1、引言部分、引言部分 2 2、事实部分、事实部分 3 3、分析处理部分、分析处理部分 4 4、号召要求部分、号召要求部分通报的格式报告：报告：适用于适用于向上向上级机关汇报工作，反映情况，级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。答复上级机关的询问。特点：特点：1 1 1 1、广泛性，适用范围广泛、广泛性，适用范围广泛、广泛性，适用范围广泛、广泛性，适用范围广泛 2 2 2 2、陈述性，内容以陈述为主、陈述性，内容以陈述为主、陈述性，内容以陈述为主、陈述性，内容以陈述为主 3 3 3 3、单向性，下级机关向上级机关单向文、单向性，下级机关向上级机关单向文、单向性，下级机关向上级机关单向文、单向性，下级机关向上级机关单向文 4 4 4 4、事后性，、事后性，、事后性，、事后性，“事前请示、事后报告事前请示、事后报告事前请示、事后报告事前请示、事后报告”四、报告的写法四、报告的写法 四、报告的写法汇报工作报告：汇报工作报告：汇报工作报告：汇报工作报告：汇报例行工作，成绩经验，问题教训，汇报例行工作，成绩经验，问题教训，今后打算，上级交办的事项完成情况等；今后打算，上级交办的事项完成情况等；反映情况报告：反映情况报告：反映情况报告：反映情况报告：报告特殊、重大、突发事件等；报告特殊、重大、突发事件等；答复询问报告：答复询问报告：答复询问报告：答复询问报告：被动行文，答复上级机关询问事项。被动行文，答复上级机关询问事项。结构结构 标题标题标题标题+主送机关主送机关主送机关主送机关+正文正文正文正文+落款落款落款落款+成文日期成文日期成文日期成文日期类型类型汇报工作报告：汇报例行工作，成绩经验，问题教训，今后打算，上1 1、标题：、标题：发文机关发文机关+事由事由+文种文种 主送机关：有隶属关系的上级领导机关或上级业务主送机关：有隶属关系的上级领导机关或上级业务主管部门。主管部门。2 2、正文：、正文：发文缘由：写明报告的意义、背景或根据。发文缘由：写明报告的意义、背景或根据。报告事项：报告事项：汇报工作报告：例行工作，成绩经验，问题教训，汇报工作报告：例行工作，成绩经验，问题教训，上级交办的事项的完成情况，进度等；上级交办的事项的完成情况，进度等；反映情况报告：事件的原因、经过、结果、性质和反映情况报告：事件的原因、经过、结果、性质和建议等；建议等；答复询问报告：答题式的回复，问什么答什么。答复询问报告：答题式的回复，问什么答什么。3 3、结尾：、结尾：今后工作的意见；对事件原因的总结今后工作的意见；对事件原因的总结写法写法1、标题：发文机关+事由+文种写法五、函的写法五、函的写法函：函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项（平行文）。复问题、请求批准和答复审批事项（平行文）。适用范围及分类：适用范围及分类：、适用于不相隶属单位之间商洽工作（商洽函）、适用于不相隶属单位之间商洽工作（商洽函）、适用于同单位各部门之间工作联系（联系函）、适用于同单位各部门之间工作联系（联系函）、询问或答复问题（问答函）、询问或答复问题（问答函）五、函的写法函的格式函的格式 1 1、标题：事由文种、标题：事由文种 “*“*公司关于调用办公物资的联系函公司关于调用办公物资的联系函”2 2、函件编号、函件编号（部门（部门+年份年份+数字数字 ）3 3、正文：开头主体结尾、正文：开头主体结尾函的要求函的要求 1 1、对于同级单位，大胆用函。、对于同级单位，大胆用函。2 2、根据不同的收文单位和要办的事情，采用不同的语气、根据不同的收文单位和要办的事情，采用不同的语气和结尾方式和结尾方式。3 3、商洽函和问答函必须有回复函，并在其中注明原函编、商洽函和问答函必须有回复函，并在其中注明原函编号号（如：贵公司（如：贵公司*号函已收悉，现答复如下）号函已收悉，现答复如下）。函的格式案例：*公司公司关于对新员工开展技能培训的商洽函关于对新员工开展技能培训的商洽函 编号：编号：DC2012001DC2012001 *大学：大学：我公司最近招聘了我公司最近招聘了2020名新员工，为了使其能够尽快胜任工作，将在近期对名新员工，为了使其能够尽快胜任工作，将在近期对新员工进行物探专业技能培训。但我公司缺乏授课培训的经验，特邀请贵院校新员工进行物探专业技能培训。但我公司缺乏授课培训的经验，特邀请贵院校培训导师来我公司开展培训工作。培训安排如下：培训导师来我公司开展培训工作。培训安排如下