项目二_办公室事务管理
新编商务秘书实务,项目二 办公室事务管理,项目分解：,子项目一 办公环境管理 子项目二 办公时间管理 子项目三 商务沟通与接待子项目四 办公室值班管理子项目五 常用办公设备与 办公用品管理,项目二 办公室事务管理能力目标, 能合理布置办公室并对办公室环境进行合理的优化 掌握办公室安全管理的方法与技巧 能制作合理的时间安排表 掌握客户接待和商务沟通的程序、技巧和礼仪 掌握值班工作的安排方法以及电话 记录的处理方法, 熟练使用Office常用办公软件编辑、制表、制作演示文稿 能熟练地上网浏览、搜索资料 能熟练使用和操作打印机、复印机、传真机及多媒体设备 能根据实际情况对常用设备进行合理的维护和保养 能合理地对办公用品进行管理,项目二 办公室事务管理知识目标, 掌握办公环境管理的内容与要求 掌握办公环境管理的措施 掌握时间管理的原则与方法 掌握客户接待和商务沟通的程序和要求 掌握值班工作的内容与要求, 了解计算机应用基本知识 了解Internet应用知识 了解常用办公自动化设备的使用和维护 了解常用办公用品的管理,子项目一 办公环境管理,一、办公环境管理的含义及原则 1办公室的含义 2办公室环境的含义 3办公环境管理的原则二、办公室环境的布局与布置 1办公室环境的布局 2办公室环境的布置三、办公室的美化 1办公室美化的注意事项四、办公室的健康安全管理 1树立健康安全意识 2识别办公室的安全隐患 3办公环境健康及安全的维护和管理 4. 识别工作场所和常用设备的隐患 5安全管理重点,常见办公布局种类、特点及优缺点,办公室布置的内容,办公室布置主要有空气、光线、色彩、声音、办公设备等方面的内容，各方面具体要求如下所述。 空气。温度：1826；湿度：40%60%；流通：45m3/min；净化：流动速度0.25米/秒。 光线。多装几盏灯；利用自然光，光源置高处，从后方或左侧射入；避免有光亮表面的物品反光而刺激人的眼睛。 色彩。内墙建议选择白色或乳白色；会议室以淡黄色为主；天花板选用白色；地板用棕色。 声音。让办公空间远离噪声源；用隔音玻璃、隔音板控制噪声；播放适量音乐。 办公设备。办公桌应大小适中；办公椅最好有靠背,并可以调节方位；办公家具以必需为限；办公自动化设备需方便使用，远离工作区。,识别办公室的安全隐患,一般来说，办公室的隐患主要存在于以下几个方面。 （1）办公建筑隐患：主要指地板、墙面、天花板及门、窗等，如地板缺少必要的防滑措施、离开办公室前忘记关窗和锁门等。 （2）办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或刺眼、温度和湿度调节欠佳、噪声控制不当等。 （3）办公家具方面的隐患：如办公家具和设备等摆放不当，阻挡通道；家具和设备有凸出的棱角；橱柜等端角堆放太多东西，有倾斜倾向等。 （4）办公设备及操作中的隐患：如电线磨损裸露、拖曳电话线或电线、计算机显示器摆放不当产生的反光、复印机的辐射、违规操作等。 （5）工作中疏忽大意的人为隐患：如站在转椅上举放物品、女士的长头发被卷进有关的机器设备中、复印后将保密原件遗留在复印机玻璃板上、在办公室里抽烟、不能识别有关的安全标志等。 （6）消防隐患：如乱扔烟头、灭火设备已损坏或过期、在灭火器上堆放物品、火灾警报失灵等。 有必要时，需要填写“隐患记录及处理表”和“设备故障表”。,隐患记录及处理表,设备故障表,子项目二 办公室时间管理,一、时间管理 1办公室时间管理的含义 2时间管理的方法和要素 3时间管理的一般原则 4秘书时间管理方法: （1）ABCD工作法 （2）时间表编制法 年度时间表、月时间表、周时间表、单项重要工作事项预订表,二、日程安排 1日程安排的内容 2日程安排的基本要求 3日程安排注意事项 4日志系统 5处理工作日志的变化与调整 日志变更的一般流程： 更新自己的日志通知上司更改自己的日志。,三、约会安排 1约会的含义：也称约见，是指上司在事先约定的时间、地点与别人会面洽谈业务，会商工作。 2基本原则：（1）要根据领导的工作规律和生活习惯；（2）要区分轻重缓急；（3）协助领导搜集有关信息，使领导能事先心中有数；（4）酌情弹性；（5）注意提醒领导准时赴约。 3安排约会的步骤 4方式 5. 注意事项四、旅行安排 1旅行计划（一式三份） 2旅行日程表的格式要求与内容（如表2.7所示 王军总经理出差深圳日程安排（2014年4月2527日）,续表,子项目三 商务沟通与接待,一、电话事务 二、来客接待 三、沟通 四、协调 秘书的重要业务技能,一、电话事务,1接打电话的原则与要求 2拨打电话的程序和技巧 （如图2.2） 3接听电话的程序和技巧 （如图2.3）,图2.2 拨打电话过程,图2.3 接听电话的程序,接听电话记录单：,二、来客接待,1接待的含义 是指组织在对内、对外的联络交往中所进行的接洽招待工作。 2接待的分类 3日常一般性个体接待 （1）有约接待 （2）无约接待 （3）其他相关接待要领,三、沟通,1横向沟通 横向沟通一般体现为部门间员工的沟通，在横向沟通中不存在直接的上下级关系。横向沟通在组织中的表现形式为会议、面谈、备忘录、报告等。 2纵向沟通 纵向沟通包括自上而下、自下而上两种沟通。其中，自上而下进行下行沟通是纵向沟通的主体，而自下而上的上行沟通是纵向沟通的关键。纵向沟通在组织中的表现形式如表所示：3冲突处理 冲突发生的预兆、原因、处理冲突的策略,四、协调,1对上关系的协调2对下关系的协调3上下双方关系的协调,对上关系协调的方法和做法,对下关系协调的方法和做法,子项目四 办公室值班管理,一、值班工作的内涵 指单位指定专职值班人员或兼职人员24小时，或在一定时间内（如中午、夜间和法定的节假日），负责值班，处理公务，以保证整个组织运转连续性的一项工作。 二、制作值班资料 值班安排表、值班日志、值班登记表（值班电话记录表、值班接待记录表）,来访登记表编号： 年 月 日,三、值班工作的主要任务 1及时传递信息 2做好接待工作 3承办临时事项 4处理突发事件 5确保单位的安全 6编写直板材料四、值班工作制度 1岗位责任制度 2领导干部值班制度 3请示报告制度 4交接班制度 5保密制度 6安全防范制度,子项目五 常用办公设备及办公用品管理,一、常用办公设备的管理 1静电复印机的使用和维护 2打印机的种类和维护 3传真机的使用和维护 4投影机的使用和维护 5数码相机的使用和维护二、秘书运用计算机进行的工作三、办公用品的管理 1常用办公用品的种类 2管理原则 3办公用品和设备的接收程序 4库存保管 5数码相机的使用和维护,
