记录控制程序全

记录控制程序ISO9001/ISO14001/IATF16949 程序411.目的1.1 对记录的标识、贮存、检索和处置等进行规定，为管理体系(含质量管理体系、环境管理体系，但不限于此，全文同)有效运行提供证据，并为数据分析提供输入数据。2.适用范围2.1 公司管理体系(含质量管理体系、环境管理体系，但不限于此，全文同)运行中产生的所有记录。3.职责3.1 本程序由系统督导部制订、管理者代表审核、总经理批准后生效。3.2 管理者代表：负责对表格的批准。3.3 系统督导部：负责表格的审核、建立【记录一览表】，并分发、回收、保管受控表格。3.4 各部门：负责相关记录的编制、填写、保管以及提出修改、销毁意见。4.标准应用与定义4.1 标准引用4.1.1 IATF16949:2016(覆盖 ISO9001：2015)标准之条款：7.5.3.2.1；4.1.2 ISO14001:2015 标准之条款：7.5.3。4.2 定义4.2.1 表格：记录的空白格式。4.2.2 表格编号：YCX-RF-COP(或 MP 或 SP)NN（过程代号，用两位阿拉伯字母，从 01开始、次之 02、如此类推）-XX（同一过程衍生出一个或多个程序文件代号，用两位阿拉伯字母，从 01 开始、次之 02、如此类推）-YY（同一程序文件衍生出一个或多个表格代号，用两位阿拉伯字母，从 01 开始、次之 02、如此类推）5.程序5.1 记录管制作业流程图(附件一)5.2 表格制/修订及销毁5.2.1 表格由各部门制订，经系统督导部审核、管理者代表批准后，由系统督导部统一编号并登记于【记录一览表】上；系统督导部将各部门表格副本复印并盖“受控文件”章分发至各部门，作为使用表格时的对照参考。如表格需修改或废止按文件控制程序执行；5.2.2 需到外部印刷的空白表格由制定部门提出，该部门负责人确认批准后，由系统督导部提供表格表样交采购负责对空白表格进行印刷；5.2.3 不需要印刷的表格，由使用部门自行复制使用；5.2.4 未经系统督导部许可，5.2.4.1 不得擅自新增表格、5.2.4.2 不得擅自修改表格核心内容、5.2.4.3 不得使用非经授权的表格。5.3 记录填写、收集5.3.1 记录的填写应完整、清晰，避免潦草，不得随意更改、涂抹，如记录填写错误用删除线的方式进行更改，（要求可看出更改前的内容），更改人需旁边签名确认，并注上更改日期；如已审核和批准的记录需修改，审核人和批准人重新签名方可生效。5.3.1-补充（汽车产品除外）5.3.1.1 当且仅当量产和尺寸控制时适用：某一控制尺寸的测量结果均在公差范围内时，仅记录最大最小值各一次；5.3.1.2 当且仅当量产和尺寸控制时适用：某一控制尺寸的测量结果不在公差范围内时，应记录所有测量结果，含符合公差的测量结果；5.3.1.3 当且仅当量产时适用：当某一记录或报告无任何异常、不合格、不符合事项时，该记录或报告仅需编制或记录人签名即可，无需进行审核、批准签名；亦即编制人或记录人无需向上报告正常、合格、符合事项；5.3.1.4 当且仅当量产时适用：当某一记录或报告出现异常、不合格、不符合事项时，该记录或报告需编制或记录人签名，且需进行审核、批准签名；5.3.1.5 除质量管理体系（含汽车）外，其它管理体系的日常的或例行的记录，参照5.3.1.15.3.1.4 执行即可；5.3.1.6 对前款 5.3.1.45.3.1.5 完善与补充，如 5.3.1.15.3.1.5 与本条款相抵触时，以本条款为准：a 首件确认时，仅对通过首件确认的报告，进行记录，IPQC 员直接签名即可，无需进一步审核；b 进行 IPQC 时，在进行条件巡查时，仅记录条件异常与产品不合格之事实，除IPQC 员外，生产部应在记录上进行签名确认，生产部有权签署人员限领班、技术员级别以上人员；c 进行 OQC 或 FQC 或 FQA 或 PSA 时，应记录正面负面信息，除品保部质检员签名外，品保部应安排相关人员进行审核或批准，不包含标签标识。5.3.2 记录由各部门在工作现场收集，并按程序文件和各项规定的表格进行记录，各部门按类别进行分类整理。5.4 记录的贮存、保管、处置5.4.1 记录保存期限：具体见【记录一览表】。5.4.2 汽车产品的 APQP、PPAP、工装模具相关的技术记录，长期保存。材料采购单和客户订单、品质检测、或实验记录资料，保存 10 年。5.4.3 非汽车产品的其他记录至少保存一年。5.4.4 记录保存时,应考虑储存环境（记录储存环境要求防潮湿、防火灾、防虫害、防鼠害、防腐蚀、防丢失），记录的性质与重要性，避免记录的损坏，变质与遗失。5.4.5 超出保存期限的记录可适当采取二次复印使用、销毁（机密）等。6.相关文件6.1 文件控制程序7.记录7.1 【记录一览表】