项目部印章管理工作标准(试行）

Q/XX公司工作标准项目部印章管理工作标准（试行）编制部门： 编 制 人： 审 核 人： 电 话： 电子邮箱： - 1 -2019-12-16 发布2020-1-1 试行 公司 发 布项目部印章管理工作标准1.工作内容1.1 项目用章等由项目部领用、保管和使用的公章。1.2 上述项目部印章的领用。1.3 上述项目部印章的保管。1.4 上述项目部印章的使用。1.5 上述项目部印章的移交。1.6 印章管理风险的防范。 2.工作标准2.1 项目部相关人员知晓和熟悉行政印章管理办法 。2.2 项目部印章应由专人领用、专人保管、专人用印。印章存放场所上锁，确保印章安全。2.3 建立印章用印登记薄，用印登记内容齐全。用印文件资料与用印人在用印登记薄上填写的内容和份数一致。2.4 对外使用印章必须填写用印审批单，填写内容齐全，用印审批程序规范完整。2.5 印章严禁借给处部人员， 也不得借给项目部内部其他任 何人员， 确属需要外出使用印章的， 必须由印章管理人员随行按照用印审批单内容用印。2.7 对项目部不符合行政印章管理办法规定要求的用印事项及时予以制止， 并不得用印。项目部用印人包括项目部领导 不听建议而执意用印的， 印章管理人员可向上级公司印章颁发部门报告。2.8 确保不因项目部印章管理和使用引发较大法律纠纷。印章管理和使用过程中如果出现较大风险， 必须及时向项目部主要领导和上级公司印章颁发部门报告，并及时组织处置。2.9 项目部内部人员不得私自刻制公司和项目部印章， 发现分包方或实际施工人刻制公司印章的，及时采取措施。2.10用印登记薄用印审批单和审批资料的收集、保存和移交必须符合公司行政印章管理办法的规定， 项目部关闭后随同项目部印章移交上级公司。3.责任部门及人员3.1 责任领导：项目经理。3.2 责任部门：项目部综合办公室。3.3 管理责任：综合办公室主任。3.4 直接责任：综合办公室主任。3.5 财务专用章、发票专用章由账务部及负责人负责。 4.工作程序4.1 项目部需要刻制印章时， 以书面形式向上级公司提出申请。4.2 上级公司刻制好印章并发文启用后， 由项目部印章管理人员办理印章领用手续和启用印章文件。4.3 印章管理人员应组织项目部相关人员学习和领会行政印章管理办法和本印章的启用文件内容。4.4 项目部行政印章、财务专用章、资料专用章和发票专用章专人保管，印章存放场所应上锁，确保印章安全。4.5 行政印章和资料专用章的使用应建立用印登记薄，并监督申请用印人员应如实填写用印登记内容和份数。 4.6 使用项目部行政印章和资料专用章时要认真甄别用印内 容，确保需要用印的文件资料与用印人在用印登记薄上填写的内容和份数一致，不一致的部分不予盖章。4.7 按照公司行政印章管理办法规定， 需要履行用印审 批的事项，要求用印人提供用印审批单，并认真甄别用印 审批单中的审批人是否具备该事项审批的权限， 审批人没有审批权限或超越审批权限的审批事项不得用印。4.8 完整保存用印登记薄用印审批单等用印材料至 项目关闭。项目部解散后， 应及时将印章和用印留存资料移交上级公司印章颁发部门。4.9 加强项目部印章管理和使用的风险防控， 禁止任何人以 任何理由借出公章， 禁止任何人不经登记或审批程序使用公章，禁止在空白纸上加章公章转交他人。4.10 除印章管理人员外，对项目部其他人员包括项目部领 导私自保管印章的行为， 应要求立即改正， 拒不改正的应及时报告给上级公司印章颁发部门采取措施。4.11 印章管理和使用过程中出现可能引发诉讼的风险，应 及时报告给项目部主要领导和上级公司印章颁发部门， 并采取补救措施。4.12 项目部严禁私自刻制印章，也不得默许分包方或实际施工人私刻公司印章。如果发现内部或外部人员私刻公司印章，必须第一时间报告给项目部主要领导和上级公司印章管理部门，并向公安机关报案。4.13 项目部财务专用章、发票专用章（如有）由财务部门 保管和监督使用。项目部财务专用章需要对外使用时， 必须严格履行用印审批程序。5.检查标准及程序5.1 每月底由项目经理或其指定的其他领导对综合办公室本项工作进行检查。5.2 月度考核由综合办公室负责人自我检查，填写检查表，由项目经理或其指定的其他领导以抽查等方式核实。5.3 上级公司业务部门每年应进行业务对口检查不少于 1 次，按评分表（附录 2）独立进行量化打分。6.考核奖惩6.1 出现因印章管理和使用不善，经上级公司相关部门认定， 造成 5 万元以上经济损失的， 印章管理人、用印人和用印审批人 赔偿不少于损失额 1%的金额或扣罚不少于一个季度的绩效奖金。 故意给公司造成经济损失的， 报公司纪检监察部门追究印章管理 人、用印人和用印审批人的责任。涉嫌犯罪的， 移交司法机关依法处理。6.2 项目部私自刻制印章的， 发现一起扣除项目经理和直接 责任人不少于1个季度的绩效奖金， 给公司造成实际损失的， 按6.1 规定赔偿，并由纪检监察部门追究责任。6.3 默许实际施工人或其他相关方私自刻制印章， 或发现实 际施工人或其他相关方私自刻制印章不报告、不采取措施的， 按6.2 规定追究责任。6.4 月度检查考核得分 90 分以下，扣除综合办负责人月度 5%绩效工资。得分 100 分及以上，奖励综合办负责人月度 5%绩效工资。6.5 上级公司对口业务部门检查考核得分 90 分以下，扣除 项目经理当月月度 10%绩效工资， 同时扣除综合办负责人当月 10% 绩效工资。得分 100 分及以上， 奖励综合办负责人检查当月 10%绩效工资。7.附录 1工作流程图8.附录 2检查考核表- 6 -附录 1印章管理工作流程图项目部需要刻制时向上级公司书面申请上级公司同意后由上级公司到公安 机关指定制印处刻制印章刻制完成后由上级公司发文启 用，项目部专人领取、保管建立项目部用印登记薄、用印审批 程序按照印章启用文件的内容和公司 行政印章管理办法规定用印需要审批的对外用印必须填写用印 审批单，认真核对用印内容印章和用印登记薄用印审批单同时妥善保存，必要时要留存一份 用印材料。项目关闭时应将印章和用印登记薄用印审批单等留存材料一并移交上级公司禁止内部人员私自刻制印章， 发现 实际施工人等相关方私自刻制公 司或项目部印章， 立即制止， 并向 项目部主要领导和上级公司印章 管理部门报告，并及时采取措施。- 7 -附录 2( )月印章管理检查考核评分表序号工作内容分值工作成果月度 自 查得分领导抽 查得分公 司 检 查得分1印章的领用和保管20%专人领用保管 10 分印章存放处上锁 10 分2项目部印章管 理制度和流程20%建立印章管理制度 10 分建立用印流程 10 分3开展印章管理 制度和流程教 育培训10%定期对项目部相关人 员开展教育培训 10 分4用印登记用印审批重要资料留存30%用印登记 10 分用印审批 10 分留存重要用印资料 10 分5及时向上级公 司报告印章管 理情况10%发现风险向项目部主 要领导和上级公司报 告 10 分6项目部不私刻 印章，监督实 际施工人等相 关第三方不私 刻公司印章10%项目部不私刻印章， 发 现实际施工人等相关 第三方私刻公司印章 及时向项目部主要领 导和上级公司报告 10 分7本月该项工作 亮点（加分项）每月每个亮点加 1 分， 最多不超过 3 分。8总 分项目经理： 分管领导： 部门负责人： 绩效部门- 8 -