信息沟通与交流控制程序QHEOP
XXXXXXX有限公司编 号FM-QHEOP-019信息沟通与交流控制程序版 本A/0核准：张财审核：陈阳编制：体系小组实施日期2022年10月01日1.目的为及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，明确信息交流内容、范围与形式，保障畅通的沟通渠道，确保质量/HACCP/环境/职业健康安全/诚信管理的有效运行，特制定本程序。2.范围适用公司质量/HACCP/环境/职业健康安全/诚信管理体系活动所涵盖的所有部门间相关信息的传递与处理，以及与外部各方相关信息的交流。3.职责3.1 体系负责人3.1.1负责与体系小组成员的沟通，确保质量/HACCP/环境/职业健康安全/诚信管理体系的策划、文件制定发布并落实实施和年度工作计划中考虑各管理体系机制的有效落实。3.1.2负责与最高管理者进行运行质量/HACCP/环境/职业健康安全/诚信管理体系的沟通，内部审核完毕后向最高管理者报告体系运行情况、绩效评估及改进要求； 3.1.3负责与质量/HACCP/环境/职业健康安全/诚信管理体系的第三方评价机构沟通，确保做好管理体系的例行监督和换证工作；同时了解国家工信部和评价机构的相关要求，并向相关部门进行通报；3.2 各部门体系小组成员3.2.1负责与体系负责人沟通，确保准确、及时明确管理体系的要求，并落实执行。3.2.2负责与部门内部相关人员的沟通，确保及时准确传达质量/HACCP/环境/职业健康安全/诚信管理体系的建设及运行要求，督促落实情况，监督实施情况。3.2.3做好每年度内部审核的沟通工作。3.2.4协助开展与相关部门的信息沟通交流工作。3.3 各部门负责做好本部门职责范围内的对内、外沟通交流工作。4.程序4.1 信息交流的形式、范围及相关要求4.1.1信息交流的途径和形式可以是口头、电子、书面文件、会议、公告、培训、电子媒体、记录、内审、管理评审等。4.1.2信息分为内部信息和外部信息交流。4.1.3信息交流应及时、准确、真实，并可追溯。4.1.4信息交流与沟通要保持相关记录。4.2 内部信息交流的要求4.2.1公司建立、实施和保持如下的内部沟通方式、方法，在不同部门和层次之间对管理体系运行的有效性包括过程和要求、目标完成情况进行沟通，使不同层次的人员都能及时有效地获取与工作相关信息。对沟通过程中发现的问题及时解决落实，消除管理体系有效运行的障碍。4.2.2鼓励不同岗位之间员工就如何实现目标和工作的配合、协调进行积极充分的沟通。沟通应贯穿于整个体系中，对新产品的开发和投放，原料和辅料、生产系统和设备、顾客、人员资格水平和职责的预期变化进行明确地沟通，是非常重要的。宜特别关注新的法律法规要求、突发或新的食品安全危害及其处理方法的新知识。4.2.3沟通过程可使用的适当记录包括：会议签到表、会议记录、工作联系单等。4.2.4通过内部沟通过程，应确保最高管理者和体系小组及时获得包括但不限于以下方面的信息，以用于体系的更新和管理评审：（a）产品或新产品；（b）原料、辅料和服务；（c）生产系统和设备；（d）生产场所，设备位置，周边环境；（e）清洁和消毒程序；（f）包装、贮存和分销系统；（g）人员资格水平和（或）职责及权限分配；（h）法律法规及有关标准要求；（i）与食品安全危害和控制措施有关的知识；（j）组织遵守的顾客、行业和其他要求；（k）来自外部相关方的有关问询；（l）表明与产品有关的食品安全危害、与公司诚信等有关的抱怨；（m）影响食品安全、诚信等的其他条件4.3 外部信息交流的要求4.3.1各部门应识别与本部门职责相关的相关方，做好与相关方的对外沟通交流工作，含体系风险信息收集等。一旦沟通交流中出现体系风险想关信息，应立即向体系负责人汇报，体系负责人应立即向最高管理者汇报，并采取相应措施，避免失信发生。如有相应反馈时间要求时，应按规定时间进行反馈。4.3.2总经理负责整个公司内外部管理的沟通。4.3.3地方质量和食品安全：卫生监督部门、认证机构等检测或检查的结果及反馈的信息，由总经办负责收集，并传递于公司相关部门；当检测或检查结果出现不符合情况时，按照不合格品和潜在不安全品控制程序和不符合识别、纠正、预防及信用修复措施控制程序的要求进行处理。4.3.4总经办负责员工、废物收购等相关方反馈的信息及其投诉，并对其环境卫生施加影响。4.3.5政策法规标准类信息，如质量/食品安全法律法规、条例、标准，由总经办负责组织收集、更新、整理并保存，详见文件控制程序。4.3.6其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关食品安全技术、体系管理等方面的信息：由相关人员反馈到总经办，由其负责分类、整理，根据需要传递到相关部门处理。4.3.7采购部负责与供方和分包商，沟通原料、辅料和与食品接触材料的信息，包括质量食品安全、诚信信息。4.3.8以下沟通记录应予以保持：（a）公司产品中的食品安全方面提供充分的信息，特别是应用于那些需要由食品链中其他组织控制的已知的食品安全危害，记录于终产品特性描述和标识。（b）来自相关方（顾客和主管部门）的所有与环境、食品安全有关的要求。通过外来文件识别和顾客要求识别实现记录。合同和订单信息。客户投诉的信息。沟通的基本信息，如人员、日程表等。通过会议签到表记录。必要时编制沟通报告。5.文件记录文件控制程序记录控制程序内部审核控制程序管理评审控制程序纠正与预防措施控制程序不合格品和潜在不安全品控制程序会议签到表工作联系单会议记录第 4 页 共 4 页
