某（集团）公文处理办法
×局（集团）有限公司公文处理办法第一章 总 则第一条 为保证公司公文格式规范、统一、庄重、美观，提高公文处理质量和效率，根据×机关公文处理工作条例和×机关公文格式（GB/T97042012）以及×建筑集团公文处理要求，结合公司实际，制定本办法。第二条 建设公司办公室及二级公司、区域公司、地区公司、工程指挥部、剥离单位等单位的办公室（综合办公室）是公文处理的管理机构，分别负责本单位的公文处理。第三条 以公司公文形式印发的经营生产、管理改革类规章制度，应经公司法律事务部门进行合法合规性审核，并报企业管理部备案。第四条 除有特殊规定外，公司党群系统公文处理依照此办法办理。第二章 常用公文种类第五条 常用公文种类主要有： （一）决定适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，撤销下级单位不适当的决定事项。（二）通报适用于事件奖惩，或者传达重要指示、情况。（三）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。“报告”属上行文。公司报请×集团、×股份等上级单位阅知的事项和各单位报请建设公司阅知的事项用“报告”。公司及各单位报请地方党委、政府等机关阅知的事项也可以用“报告”，紧急时可用“紧急报告”。“报告”和“请示”不得一起使用。“报告”中不要夹带请示事项。对于“报告”的事项，收文单位一般无需回复。（四）通知“通知”属下行文，适用于批转下级单位的公文，转发上级部门和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员；也适用于印发公司规章制度、领导讲话、会议文件等，印发、转发的文件内容是正文的组成部分，不能以附件形式传递。（五）请示适用于向上级单位请求指示、批准。“请示”是上行文。建设公司呈报中国建筑等上级单位需批复事项和各单位呈报建设公司需批复事项用“请示”。公司及所属单位报地方党委、政府部门等机关需批复事项，均用此文种。一事一请示，不能将多个事项放在一份“请示”文件中。呈报公司领导审阅、批示的有关具体事项的文字材料，可不做公文处理，但应归档。（六）批复“批复”属下行文。公司针对各单位的请示事项，以及各单位对其所属分支机构的请示事项给予回复意见均使用此文种。“批复”要将相应的请示文件名称和文号反映在文中。与“请示”无关的意见不应在“批复”中出现。一事一批复，不可多个请示在一件批复中回复。（七）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。既可以用于上行文，也可以用于下行文、平行文。（八）函“函”属平行文，适用于不相隶属的单位之间商洽工作、询问和答复问题等事项。（九）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。“会议纪要”要标注出席人员名单，有请假与列席情况的也要标注人员名单。第三章 公文形式第六条 建设公司发文（一）以建设公司名义向×建筑集团等上级单位的请示、报告，用红头文件（代字为“×局发字”）的形式印发，由公司法人代表签发。（二）报×集团、×股份等单位审批的临时出国、赴港澳事宜，用公司红头文件（代字为“×局发字”）的形式印发，由公司法人代表签发。 （三）以建设公司名义向地方党委、政府等机关的请示、报告，用红头文件（代字为“×局发字”）的形式印发，由公司法人代表签发。（四）建设公司对各部门、二级公司、区域公司、地区公司和工程指挥部等单位请示的批复，对先进集体和授予荣誉称号的先进个人的表彰，用红头文件（代字为“×局政字”）的形式印发。（五）建设公司对外函件，用信函格式（代字为“×局函”）的形式印发。（六）以建设公司名义印发的下行文，用红头文件（各部门以建设公司名义发文的发文代字见表一）的形式印发。第七条 二级单位发文（一）二级公司向建设公司或者所在地党委、政府等机关的请示、报告以及业主等单位的报告，用红头文件（发文代字见表二）的形式印发，由单位法人代表或者企业负责人签发。（二）区域公司、地区公司、工程指挥部、剥离单位等单位向建设公司或所在地党委、政府等机关的请示、报告以及业主等单位的报告，印制有红头文件纸的单位，使用红头文件，没有印制红头文件纸的单位可使用套红信函格式（发文代字见表二）的形式印发，由单位负责人签发。（三）二级公司、区域公司、地区公司、工程指挥部、剥离单位等单位向同级单位或者不相隶属的单位发平行文，用“函”来行文，以信函格式（发文代字见表二）的形式印发。（四）二级公司下行文，用各单位红头文件的形式印发。发文字号由各二级公司自行规定。（五）区域公司、地区公司、工程指挥部、剥离单位等单位下行文，印有红头文件纸的单位用红头文件印发，没有印有红头文件纸的单位可用套红信函格式印发。区域公司、地区公司、工程指挥部、剥离单位等所属机构相对较少，发文数量相对不多，为便于公文处理，下行文和上行文只使用1个发文字号（发文代字见表二），并连续编号。第八条 建设公司各部门发文用公司统一印制的套红信函格式（发文代字见表三）。第九条 各单位、各部门印发会议纪要用公司套红信函格式公文纸印发，不加盖发文单位印章（见标样五）。第四章 公文格式第十条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、抄报（送）单位、印发单位和印发日期等部分组成。（一）秘密等级和保密期限公司涉密公文根据保密等级标注“普通商秘”或“核心商秘”。用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。秘密等级和保密期限之间用“”隔开（见标样一）。 (二)紧急程度特殊紧急公文按紧急程度标注“特急”、“急件”。用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第一行。如同时标注有秘密等级和保密期限，排在其之下（见标样一）。（三）发文单位标识应当使用单位全称或者规范化的简称。上行文、下行文需在发文单位标识后加“文件”2字，平行文不加，居中排布并套红下加红线（即版头红色分隔线）。（四）发文字号由发文单位代字、年份和序号组成。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份标全称，用六角“”括入；序号不编虚位(即1不编为01)，不加“第”字。联合行文时，只标明主办单位发文字号。上行文字号位于红线以上居左空1字位置（见标样二）；平行文（以信函格式发文）位于红线以下居右空1字位置（见标样三）；下行文字号位于红线居中位置（见标样四）；发文字号与版头红色分隔线之间需留4mm的距离。（五）签发人“请示”、“报告”等上行文，需要注明签发人，平行排列于发文字号右侧，居右空1字。如“签发人：×××（姓名）”。其中，签发人姓名用3号楷体字（见标样二）。没有印制红头文件纸的区域公司、地区公司、工程指挥部、剥离单位和机关部门以信函格式向建设公司、所在地党委或者政府部门报上行文，不标识签发人姓名（见标样六、标样七）。（六）标题公文标题一般由发文单位、发文事由、公文种类三部分组成。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空2行位置。在公司范围内行文，可省去标题中的发文单位名称。对外行文，保留标题中的发文单位名称。1上行文标题×××××××××（发文单位全称或规范简称）关于×××××××××的请示（或报告、意见）2下行文标题关于×××××××××的通知（或批复、意见等）3平行文标题×××××××××（发文单位全称）关于×××××××××的函（或协商函、复函、意见）4标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。5标题可分一行或者多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称。6标题排列使用梯形或者菱形。（七）主送单位1主送单位名称应当使用全称或者规范化简称。标题下空一行，居左顶格用3号仿宋体字标注。2上行文时，只能有一个主送单位，超过一个时，其他单位采用抄报形式上呈。上行文主送单位一律使用全称。如：中国铝业集团有限公司、××市人民政府等。不要使用“中铝总部”、“市政府”等。各单位呈报建设公司的上行文，主送单位统一使用“×局有限公司”或“×局”。3极少数特别重要、紧急的“请示”或“报告”拟直呈领导同志阅批，可使用“×××（姓名）+职务”等称谓（直呈领导同志阅批的公文仅限对外使用）。4建设公司下行文采用如下称谓。机关各部门：指建设公司机关各部门，包括物资设备公司（物资贸易分公司）。公司各单位：指各二级公司、区域公司、地区公司、工程指挥部、剥离单位以及全资子公司、控股子公司。各有关单位（部门）：指与文件内容有关的单位（部门）。发文部门应将主送单位（部门）名单列在文件审批单中。下行文主送单位3个以内的，可以并列于文中，使用全称或者规范化的简称。（八）正文公文首页必须显示正文。正文中使用的序号一般顺序为：第一层次：“一、”“二、”或者“第一条”“第二条”······第二层次：“（一）”“（二）”·····第三层次：“1.”“2.”·····第四层次：“（1）”“（2）”·····其中第一层次用黑体字、第二层次用楷体字、第三层次及以后各层用仿宋体标注。公文中的数字，除部分结构层次序数和在词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，均应使用阿拉伯数字。（九）附件说明及附件1公文如有附件，需标注附件说明。在正文下空1行左空2字标识“附件”，后标全角冒号和名称；如有多个附件，可用阿拉伯数字标注顺序号，如“附件1×××××”，序号对齐排列，附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐（见标样二）。2附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”2字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第1行。“附件”两字之间空1字；附件两字后标有顺序号时不空字（见标样二）。附件标题居中编排在版心第3行。附件格式要求同正文。（十）发文单位署名、成文日期1成文日期以领导最后签发日期（或会议决定日期）为准。日期右空4字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标注全称，月、日不编虚位（即不编为01）（见标样一）。2成文日期之上，以成文日期为准居中编排发文单位署名。3以×局有限公司或者以×局有限公司所属单位(部门)名义印发的公文，加盖印章处的署名统一使用×局有限公司或者×局某某单位（某某部门）（见标样一）。4发文单位名称较长时，可回行排成梯形。（十一）印章印章加盖于成文日期之上，印章用红色。1印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端距正文（或附件说明）1行之内。2两个单位联合行文时，应将成文日期拉开居中，左右各空7字；两个以上单位联合行文时，将各发文单位署名按照发文单位顺序整齐排列在相应位置，主办单位署名在前。印章和发文单位一一对应、端正、居中下压成文单位署名，最后一个印章端正、居中下压发文单位和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应上距正文（或附件说明）1行之内。3当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应调整行距、字距，使印章与正文同处一页，不要标识“此页无正文”。4暂无单位印章的公文，可以加盖签发人签名章：在正文（或附件说明）下空2行右空4字加盖签发人签名章，签名章左空2字标注签发人职务（全称）。在签发人签名章下空1行右空4字编排成文日期。（十二）附注即需要说明的其他事项。公文如有附注，用3号仿宋体居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。“请示”以及上行文中的“意见”，必须在附注项里标明联系人姓名和联系方式。“报告”若需留联系人信息的也在此标注。对外发函应照此标
