国美电器培训讲义-全国总办管理体系操作实务
全国总办管理体系操作实务全国总办管理体系操作实务 Presentation1 9/17/2003 1:06:45 PM (1)目录目录全国总办管理体系操作实务全国总办管理体系操作实务一、全国总办管理体系架构一、全国总办管理体系架构 1. 全国总办管理体系架构略图 2. 总裁办公室组织架构(总部) 3. 总经理办公室组织架构(分部/三级公司)二、总裁办工作职能及岗位职责二、总裁办工作职能及岗位职责 1. 工作职能 2. 岗位职责目录目录全国总办管理体系操作实务全国总办管理体系操作实务三、总办系统专项职能描述三、总办系统专项职能描述 1. 公文印信管理 2. 计划任务管理 3. 授权管理 4. 开业考核 5. 加盟店管理 6. 档案管理 7. 法律事务处理 目录目录全国总办管理体系操作实务全国总办管理体系操作实务四、制度建设四、制度建设五、新分部总办系统开业流程五、新分部总办系统开业流程 Presentation1 9/17/2003 1:06:45 PM (5)一、全国总办管理体系架构一、全国总办管理体系架构Presentation1 9/17/2003 1:06:45 PM (6)Presentation1 9/17/2003 1:06:45 PM (6)Presentation1 9/17/2003 1:06:45 PM (6)2.总裁办公室组织架构（总部） 架构图3.总经理办公室组织架构（分部/三级公司）L级分部 M级分部 S级分部Presentation1 9/17/2003 1:06:45 PM (7)Presentation1 9/17/2003 1:06:45 PM (7)一、全国总办管理体系架构图一、全国总办管理体系架构图Presentation1 9/17/2003 1:06:45 PM (7) 总总 裁裁 常务副总裁常务副总裁 总裁办公室总裁办公室 总部各职能中心 总部各直属部门 分分 部部 （以L级分部为例） 分部总经理分部总经理 总经理办公室总经理办公室 总经办主任总经办主任 行政主管 总经理秘书 档案管理员 信息员 选址主管Presentation1 9/17/2003 1:06:45 PM (8)二、总裁办工作职能及岗位职责二、总裁办工作职能及岗位职责总裁办工作职能及岗位职责总裁办工作职能及岗位职责管理地位管理地位管理职能管理职能n总裁办公室是公司的行政监督和管理协调中心，处于承上启下、组织实施、督察指导的管理地位，在行政隶属关系上归公司总裁和常务副总裁直接领导，是总裁和常务副总裁的事务保障单位。n总裁办公室是公司行政监督、公文管理、计划任务管理、授权体系管理、档案管理、法律事务处理、加盟店管理、新分部开业考核、秘书管理等工作的管理机构，并履行对公司的各项经营管理事务进行监督和协调职能，贯彻公司最高领导的决策精神，督察各单位执行情况及工作绩效，实施对总办系统的工作督导及业务管理。管辖机构管辖机构n总部管辖部门：计划室、开业协调部、公文部、法律事务部、档案 室、秘书室（总裁秘书组、副总裁秘书组）n分部管辖部门：总经理办公室Presentation1 9/17/2003 1:06:45 PM (10)授权体系管理授权体系管理新分部开业考核新分部开业考核行政监督行政监督公文印信管理公文印信管理档案管理档案管理总裁办工作职能总裁办工作职能法律事务处理法律事务处理加盟店管理加盟店管理计划任务管理计划任务管理秘书及会议管理秘书及会议管理Presentation1 9/17/2003 1:06:45 PM (11)Presentation1 9/17/2003 1:06:45 PM (11)Presentation1 9/17/2003 1:06:45 PM (11) 部门工作职能及岗位职责部门工作职能及岗位职责 链接Presentation1 9/17/2003 1:06:45 PM (12)三、总办系统专项职能描述三、总办系统专项职能描述 1.1.公文印信管理公文印信管理Presentation1 9/17/2003 1:06:45 PM (13)Presentation1 9/17/2003 1:06:45 PM (14)目录目录公文印信管理公文印信管理公文印信管理公文印信管理 1、公文管理概述公文管理概述公文管理概述公文管理概述 2 2 2 2、公文管理的主旨公文管理的主旨公文管理的主旨公文管理的主旨 3、各级单位相关责任各级单位相关责任 4、公文的等级公文的等级公文的等级公文的等级 5 5 5 5、公文的编写规范、公文的编写规范、公文的编写规范、公文的编写规范 6、公文的转发时间公文的转发时间 7、公文管理流程公文管理流程公文管理流程公文管理流程 8、分部上报会议摘要要求分部上报会议摘要要求 9、印信管理规定印信管理规定公文管理概述公文管理概述是公司贯彻各项政策、规章、政令、业务指导性文件等的有效载体。包括：是公司贯彻各项政策、规章、政令、业务指导性文件等的有效载体。包括：正式签发的文件正式签发的文件内部往来文件内部往来文件n指按公司统一标准格式拟写，由各单位总办统一授号、用印、下发、并存档的文件。n正式签发的文件以外，需报送直接上级审批或送平级管理单位解决的文件。直接上级或平级管理单位签署意见后需将结果及时返回呈报单位，呈报单位根据意见承办。Presentation1 9/17/2003 1:06:45 PM (16)Presentation1 9/17/2003 1:06:45 PM (16)Presentation1 9/17/2003 1:06:45 PM (16)公文管理的主旨公文管理的主旨 保障公司各级管理体系中公文的准确性、规范性、时效性及性，提高公司整体行政办公效率，保证政令畅通。各级单位相关责任总裁办、各分部总经办对发文权限（按授权）、格式、发送范围等进行审核，总裁办、各分部总经办对发文权限（按授权）、格式、发送范围等进行审核，对文件内容有明显错误的，有建议修改权对文件内容有明显错误的，有建议修改权拟文单位根据文件内容拟定发文范围，并对文件结构逻辑层次、内容、各类语病及拟文单位根据文件内容拟定发文范围，并对文件结构逻辑层次、内容、各类语病及错别字进行审核、校对错别字进行审核、校对签发人对签发文件负全部责任签发人对签发文件负全部责任公文的等级公文的等级按时效性与性划分：按时效性与性划分：公文的时效性公文的时效性等级等级n时效等级：一般、加急、特急时效等级：一般、加急、特急n公文流转时限要求：n特急公文：收到公文后立即转发到相关人员n加急公文：收到公文后一小时内转发到相关人员n一般公文：收到公文后四小时内转发到相关人员n等级：一般、秘密、绝密公文的编写规范公文的编写规范发文权限发文权限编号方法编号方法（总部）（总部）编号方法编号方法（分部）（分部）n有签发权的人员：总部各单位总监级以上人员、分部总经理级人员n有发文权的部门：总部总裁办、分部总经办n以公司名义发文：公司简称+发+年号+第*号n以公司名义发的会议纪要：公司简称+纪字+年号+第*号n以公司所辖各中心、总办名义发文：公司简称+中心简称+字+年号+第*号n以公司所辖各中心、总办名义发的会议纪要：公司简称+中心简称+纪字+年号+第*号n以分部名义发文：分部所在省/市简称+国美+发+年号+第*号n以分部名义发的会议纪要：分部所在省/市简称+国美+纪字+年号+第*号 公文的转发时间总部向分部总部向分部下发文件下发文件分部向总部分部向总部上传分部发文上传分部发文n分部在每天17：00以电子邮件形式向总部报送分部当天发文会议纪要会议纪要上报时间上报时间n总部根据各中心、各部门报送文件的时间、数量及文件的缓急程度 按此时间发送电子邮件： 上午：11：00 下午：2：00 下午：5：00文件管理类别文件管理类别分部向总部上报分部向总部上报文件的流程文件的流程总部向分部下发总部向分部下发文件的流程文件的流程正式签发文件的正式签发文件的审批流程审批流程1、正式签发文件的审批流程2、总部向分部下发文件的流程3、分部向总部报送文件的流程各级承办单位按规定格式拟稿各级签发人按授权签发审核合格后授号用印不合格退回承办单位修改各级总办审核：授权、格式、发送范围、相关内容、是否需其他部门会签等总裁办将审核无误的文件电子版汇总至当天文件以邮件形式向分部 发送当天文件制作当天文件签收目录总办向各单位转发并存档分部总办汇总当天分部发文向总部发送电子邮件总部审核文件，并根据文件内容转发总部相关中心、部门对分部上报的文件存档公文管理流程公文管理流程公文管理流程公文管理流程分部总办回传当天文件签收目录总裁办汇总审核、补发签收目录存档近期重要节日、近期重要节日、活动的安排活动的安排影响全局的重要影响全局的重要变动、策略实施变动、策略实施等其他会议重点等其他会议重点突出会议重点、要突出会议重点、要点点上报分部的周上报分部的周销售情况销售情况总经理对近期工总经理对近期工作的安排和指示作的安排和指示分部上报会议摘要要求分部上报会议摘要要求记录要准确、具记录要准确、具体、简明扼要体、简明扼要印信管理规定公章：用于公司对外行文、办理委托书、证明、银行开户等日常公务时使用合同专用章：公司与外部机构签订合同、协议与意向书时使用内部专用章：用于公司内部各类文件、函件往来上使用，严禁对外文件使用各分部要认真学习并严格执行印章管理办法各分部要认真学习并严格执行印章管理办法（鹏润总字（鹏润总字20042004第第001001号文件）号文件）各分部每月各分部每月2525日要向总部报送印信盘点情况日要向总部报送印信盘点情况n总部及分部的印信由各级总办设定专总部及分部的印信由各级总办设定专 人统一管理，总部制定统一的管理规定，人统一管理，总部制定统一的管理规定， 各分部结合实际情况参照制定本分部制度各分部结合实际情况参照制定本分部制度 通过总部审核批准后执行通过总部审核批准后执行规则的制定规则的制定n总部及分部的各类公章、总部及分部的各类公章、合同专用章、内部专用章、合同专用章、内部专用章、介绍信、证明信等介绍信、证明信等印信的定义印信的定义n总部及各分部的印信管理人员定期对印信总部及各分部的印信管理人员定期对印信进行进行盘点盘点n总裁办对分部的印信盘点情况及使用审批手续总裁办对分部的印信盘点情况及使用审批手续进行检查与考核进行检查与考核工作要求工作要求 2.计划任务管理 3.授权管理Presentation1 9/17/2003 1:06:45 PM (24) Presentation1 9/17/2003 1:06:45 PM (25)月度工作计划管理月度工作计划管理月度工作计划管理月度工作计划管理目的目的计划管理作为企业的一项重要工作，是企业对经营活动、重要计划管理作为企业的一项重要工作，是企业对经营活动、重要事件处理、资源分配以及日常业务等一切事情所做的预期安排事件处理、资源分配以及日常业务等一切事情所做的预期安排和工作任务执行的考检依据。周密严谨的工作计划，是经营管和工作任务执行的考检依据。周密严谨的工作计划，是经营管理者理者在在工作中具有前瞻性的一种体现工作中具有前瞻性的一种体现范围范围 月度工作计划管理适用于鹏润投资及其下属所有单位月度工作计划管理适用于鹏润投资及其下属所有单位Presentation1 9/17/2003 1:06:45 PM (26)岗位职责岗位职责作业内容作业内容月度工作计划内容的组成部分月度工作计划内容的组成部分工作计划的编制及报送工作计划的编制及报送月度工作总结月度工作总结月度工作计划抽查月度工作计划抽查月度工作计划考核月度工作计划考核月度工作计划奖惩月度工作计划奖惩总裁办公室职责：总裁办公室职责：总部各职能中心及相关责任人职责：总部各职能中心及相关责任人职责：各分部总经办及相关责任人职责：各分部总经办及相关责任人职责：月度工作计划管理月度工作计划管理月度工作计划管理月度工作计划管理鹏润（国美）月度工作计划管理流程图鹏润（国美）月度工作计划管理流程
