某公司付款管理制度

1.0目的为了明确公司付款流程，规范公司付款管理。2.0 范围有采购订单或有购买合同、委托加工合同、技术服务合同等的应付帐款的管理。3.0 权责3.1 财务部门必须对采购部门所下订单进行审核。审核的内容包括是否有总经理（董事长）审批签字；该定单的付款方式如何等。付款方式分为预付、现付（货到付款）、月结三种（月结的供应商由采购部门与对方签定月结合同）月结的时间为三个月以内。付款方式为预付或现付的订单需总经理特别核准，并将总经理核准付款方式后的订单立即报财务部备案。凡未经总经理核准预付、现付方式的订单一律采用月结货款的方式。物料订单一式三份，采购部门一份；仓库一份；财务部门一份。3.2 所有采购物料和外发加工费的报价单必须由采购经理审核、总经理审批。凡未经采购经理审核、总经理审批报价单而购进的原材料（加工），财务部门有权进行拒付货款（加工费）。采购部门应将审批后的报价单报财务部门备案，作为财务部门付款或拒付的依据。3.3 货仓收料必须以采购订单为依据，超过订单数量送货（备品除外）或未到交货期的送货仓一律不予接受；财务一律不予付款。物料入库时，首先应将物料作为暂收物料存放待检区，待检验合格后，仓管员方可填制物料入库单。物料入库单必须有品管部、仓库主管签字确认方能生效。财务在支付货款时，必须凭采购部门所下订单、总经理审批后的报价单、品管部、仓库主管签字确认后的物料入库单、供货商提供的送货单及发票五单齐全才能付款，缺其中一单，财务部门有权进行拒付。3.4 仓库管理员必须妥善保管物料入库单，凡属月结的物料入库单，必须在当月底以前交财务部门入帐；凡属现付的物料入库单，必须当时交财务部门便于结算。每张物料入库单必须附有对应的送货单。3.5 当月送货经品质部检验品质不良，品质部判定退货的物料必须当月退货，或将物料存放退货区，同时填制退货单。退货单一式四联，仓库一联；品质部一联；财务部一联;供应商一联。交财务部门的一联当月底连同月结商的物料入库单一并上交财务部门。退货单上必须有品质部及仓库主管签字确认，并请注明退货原因，同时附上品质报告。3.6 当月仓库所进物料，品管部必须在当月检验完毕，并及时传递检验报告至财务部。若有加工商损耗原材料比率超过合同规定范围，需财务部门扣款的情况，必须在检验报告上注明损耗数量及品名，以便财务部门结算。3.7 财务部门结算时所需单据（采购订单、外发加工费的报价单、送货单、物料入库单、退货单、检验报告及购货发票、）必须由各有关部门在规定的时间按供应商整理归集后送至财务部。具体规定如下：采购订单、外发加工费的报价单，由采购部按供应商整理归集后送至财务部（；物料入库单、退货单、送货单，由仓库管理员按供应商整理归集后送至财务部；检验报告由品管部按供应商整理归集后送至财务部；购货发票由财务部直接向供货商索取。有预付款或现付款的物料，各部门应在总经理审批后的当日将以上单据交财务部；凡属月结的单据，各部门应于购进物料的当月底以前将以上单据交财务部，以便财务部门根据当月的物料采购情况作出资金安排。3.8 各部门对于有关合同的签定必须有律师事务所的鉴定，经总经理审批后，将合同副本报财务部备案，作为财务部门结算时的依据。 4.0 定义无5.0 作业内容5.1 对账 5.1.1.我司财务部门每月卡账时间为25号，凡属月结的供应商须每月26号-30号，根据我司的质检报告将检验合格的的物料编制对账单送至我司。 5.1.2.我司财务部根据各部门提供的有关单据核对该供应商的物料数量、单价无误后，会在次月的1-10号回签供方的对帐单。5.1.3. 对账确认无误后，供方应根据此金额、数量开具当月的全部发票，送至我司财务部。5.1.4对帐过程中如发现我司的帐务与供方有误差，财务部门应通知对方携带我司仓库管理员开出的入库单第二联（送货联）、送货单留底联前来我司与财务进行对帐。对帐过程中如发现是我司的单据传递环节失误而造单据遗失，应由我司负责补齐单据；如果是供方的失误，造成帐务不符，我司概不负责，一律以我司的帐务为准。5.2 付款5.2.1.财务部门应于次月1-6号负责整理上月所有付款凭据（包括采购订单、外发加工费的报价单、购货发票、送货单、物料入库单、退货单、检验报告）。并认真审查其完整性、合法性。包括付款凭据是否齐全、报价单是否有总经理审批签字、物料入库单是否有采购经理及品管部质检员签字等。如有单据不全或审批手续不全现象，财务部门有权拒绝付款。财务部门经过认真审核、交财务主管签字认可后由财务主管递交上层审批。5.2.2.每月7号-15号为上报审批时间，财务部门需及时向上层报告资金状况，请示上层及时拨款。 5.2.3.月结供应商的结算期为每月15-25号，由财务部通知上月供货的各供应商前来我司结算。未接通知前，各供应商不得向我司财务部催促询问。接财务部通知后，各供应商应在规定的结算期内与我司进行结算，过期者本月不予受理，货款结算顺延至下月结算日。 5.2.4 若有预付款或者货到付款的供应商，除付款单据齐全外，还需申请部门拟定预（现）付款申请书连同订单交由总经理特别核准。否则财务部门视同月结付款处理。（申请书格式见附件）。5.2.5财务部门在付款时（无论预付、现付或是月结），都应将付款凭证连同付款单据一并交由总经理审批签字，总经理经审查付款单据无误，并在付款凭证上签字同意后，财务部门才能付款。5.2.6.财务部门应妥善保管每笔付款单据，付款后作为付款凭证的附件，按月装订成册备查。6.0 相关文件 无7.0 相关记录7.1预付款及现付申请书8.0 流程图 8.1采购订单付款审批流程图 （适用于月结）8.2其他合约付款审批流程图 8.3财务部门对账付款流程图8.4采购订单付款审批流程图 （适用于货到付款/预付款）8.1采购订单审批付款流程图（月结）采购部门财务部门品质/仓管部门总经理、董事长传真合同、订单给供应商，约定送货期。并将经总经理签字的订单交财务、仓库各一份采购经理审批(内容包括单价及付款时间)时间为一天收到物料需求计划，下采购订单并与供货商签订月结合同合同副本一份备案。收集各部门付款的单据（已批核订单、入库单、退货单、对账单、报价单、检验报告）。网上操作银行转账或付现。仓管部门按检验报告填制物料入库单（退货单）品管部门检验并出具检验报告仓管部门依据订单数量收货审批付款，签写支票。时间为一周。对合同、订单进行核准并签字，时间为一周。8.2其他合约付款审批流程图需求部门财务部总经理、董事长拟定合约或向供应商索取合约版本将合约交律师提出建议或修改意见修改后的合约一份交总经理审批；一份交财务备案。将副本交财务一份备案按照合同订立的付款方式和付款金额及合同完成状况及及验收报告提出付款申请网上操作或银行转账将修改后合同呈报批准、正式签订对付款进行审批设备管理人员沟通安排维修作业8.3财务部门对账付款流程图（月结）供应商财务部总经理、董事长每月26-30日，根据检验报告将合格物料编制对账单。以回传对账单据，确认金额，开具发票。修改合约将副本交财务一份备案网上操作或银行转账每月1-6日根据仓库及品管部的单据核对物料数量质量；根据已批核采购订单或报价单核对单价；并审查是否有总经理审批签字。签收发票、整理归集付款单据，并提出付款申请每月7日-15日次月1525日通知供应商领取支票，或财务部网上操作付款。财务部门按月将付款凭证及付款单据装订成册保管备查。将合约交律师提出建议或修改意见将付款申请进行审批，每月15-25日设备管理人员沟通安排维修作业8.4采购订单付款审批流程图（货到付款/预付款）采购部门财务部总经理、董事长收到物料需求计划后，下采购订单。签订购货合同、填制预付款申请书。采购经理审批签字，并将合同、预付款申请书、报价单、定单交总经理审批，订货合同副本交财务一份按照合同订立的付款方式和付款金额及合同完成状况提出付款申请 购货合同副本一份备案凭总经理审批签字的预付、现付订单、报价单及入库单、送货单购货发票进行网上操作银行转账或付现并将付款凭证及付款单据按月装订成册保管备案备查。批准采购合同、订单、报价单及预付、现付款申请书设备管理人员沟通安排维修作业