职业学院《秘书学》教学设计：秘书日常事务工作

秘书学教学设计课题名称：“秘书日常事务工作”学校名称： 主任签字： 授课教师课题名称秘书日常事务工作授课专业文秘授课年级高三授课地点课时1课时课 型练习课教学目标知识目标要求学生巩固秘书日常事务工作中秘书办公环境管理、公文写作、公务电话处理、接待工作四个模块的知识内容。能力目标1、学生通过处理不同的秘书业务工作，提高语言的表述、团队合作，增强学生秘书工作的技巧。2使学生能够正确运用所学秘书日常事务工作的四个模块知识，处理简单的秘书实务工作，增强学生处理秘书工作业务的能力。情感态度价值观通过课堂教学，培养学生养成严谨、细致的工作态度，加强对学生的职业道德的教育。教学重点要求学生巩固秘书日常事务工作中秘书办公环境管理、公文写作、公务电话处理、接待工作四个模块的知识内容。教学难点使学生能够真正运用所学知识处理各项秘书日常事务性工作，提高学生的实践运用能力和秘书职业素质。教学手段多媒体辅助教学，电脑课件、影像资料教学方法教法：情境教学法、练习法学法：小组协作讨论法课前准备1、预留作业：学生复习巩固本单元所学的秘书日常事务工作中秘书办公环境管理、公文写作、公务电话处理、接待工作四个模块的知识内容，归纳其知识要点。2、学生组成学习小组，以小组为单位开展学习。教师活动学生活动教学意图时间 一、 导入观看秘书工作场景录像设问： 秘书日常事务工作包括哪些内容？二、教师根据学生回答情况，引导学生复习归纳，秘书日常事务工作中秘书办公环境管理、公文写作、公务电话处理、接待工作四个模块的知识内容。（教学重点）归纳一：秘书办公环境管理知识要点课件展示（文字与图表结合）（一）办公室环境的管理：是指对办公室环境加以合理的设计，组织和控制，使其达到最符合秘书工作的需要，进而提高工作效率，完成组织欲达到的使命。 （二）办公室环境管理的总体原则：1.方便 2.舒适整洁 3.和谐统一 归纳二：公文写作知识要点课件展示（展示公文规范格式图例）引导学生根据课件所展示的公文规范格式图例，把公文各部分名称正确填写到图例中填写内容：公文首页版式1、密级2、缓急程度3、文头4、文号5、签发人6、标题7、称谓8、正文注意：上报公文首面版式必须注明签发人，可省略发文顺序号公文末页版式1、附件2、印章3、发文日期4、主题词5、抄送单位6、印发日期归纳三：公务电话知识要点课件展示：组织学生观看课件播放的模拟通话情境，引导学生根据模拟通话情境归纳公务电话知识要点电话的拨打 ：1、要考虑打电话的时间（对方此时是否有时间或者方便）2、注意确认对方的电话号码、单位、姓名，以避免打错电话3、准备好所需要用到的资料、文件等4、讲话的内容要有次序，简洁、明了5、注意通话时间，不宜过长6、要使用礼貌语言7、外界的杂音或私语不能传入电话内8、避免私人电话接听电话：1、电话铃响在3声之内接起。2、电话机旁准备好纸笔进行记录。3、认真做好记录，确认记录下的时间、地点、对象和事件等重要事项。4、接听电话时要简洁、明了、使用礼貌语言，语速不宜过快，并告知对方接听人的姓名。5、打错电话要有礼貌地回答，让对方重新确认电话号码归纳四：接待工作知识要点课件展接待工作模拟方案，引导学生根据模拟接待工作方案的内容，总结接待工作应注意的因素：宏远公司接待方案 ××总经理张鸿（性别：男 民族：汉 来访目的：商贸洽谈）2007年5月11日5月12日 5月11日 8：40 乘Mu5143次班机离沪赴北京。 10：20 抵达北京（×××接机），住××宾馆606房间（已预先定房）。 12：00 与××总经理共进午餐（在宾馆）。 下午 14：30 与××总经理在公司会议室洽谈（需用的1、2、3号文件在您的公文包中）。 18：00 与 ××总经理在公司共进晚餐。 21：50 乘CA1501次班机离开北京（机票已预定，由王秘书事先送交）。 次日10：25 抵达上海虹桥机场（××欢送）。 接待工作应注意的因素：来宾的基本情况：单位、姓名、职务、性别、民族、人数、来访目的和要求、抵达时间、抵达方式、安排住宿、日程安排；送站；三、教师组织学生以小组为单位做练习，使学生能够真正运用所学知识处理各项秘书日常事务性工作，提高学生的实践运用能力和秘书职业素质。（教学难点）练习一：（课件展示：以选择题、判断题的形式考查学生掌握办公环境管理、公务电话两部分知识的情况）（一）选择题（办公环境管理）1办公室硬环境主要包括（D）等要素。A办公室的工作气氛 B接待人员的个人素养 C工作人员的人际关系 D声音环境2秘书个人办公区是指（D）等要素。A上司的办公室 B上司使用的办公设备C上司使用的用品 D直接用于个人办公的设备和用品3秘书办公桌上应（A）。A摆放经常使用的工作必需物品 B摆放经常使用的物品C摆放工作所需的所有物品 D最好不放物品4办公室内常用公用物品包括（B）等。A归档用品 B为访客准备的宣传资料等C小装订类物品 D办公设备专用易耗品5办公设备等固定资产的报废（C）。A须向上司申报批准 B须向办公室主任申报批准C须向资产管理部门或人员申报批准 D可由秘书人员自行处理6秘书寄发邮件前，除要仔细检查寄发的邮件是否完整、了解邮政部门相关规定外，还要确认所发邮件的（A）。A准确性 B真实性 C完整性 D及时性7一般说来，企业保密工作的重点是（C）。A上司、秘书人员、后勤服务人员 B上司、秘书人员、技术人员、财务人员C秘书人员、技术人员、财务人员和销售人员D秘书人员、技术人员、财务人员和后勤服务人员8建立邮件登记簿对邮件进行登记的目的是（C）。A作为核对收发邮件是否有误的依据B作为回复邮件的提示条C作为核对收发邮件是否有误的依据，同时作为回复邮件的提示条D作为向上司汇报工作的资料1会客室或办公室摆放的鲜花或绿色植物，其摆放位置应（C）。A在行走过道上 B工作人员活动较频繁之地C墙角处 D能遮挡人们的视线2空气环境由办公室中的温度、空气流通、湿度与（A）四个基本因素组成。A清洁 B光线 C颜色 D声音3办公室的软环境主要包括（A）、接待人员的个人素养等社会环境。A工作气氛 B声音环境 C洁净程度 D色彩因素4秘书对日常环境的管理包括（B）个方面的内容。A两 B三 C四 D五5秘书要及时分送需传阅的邮件，除要明确传阅的范围外，还要做好（C）工作。A寄发 B核对C登记D反馈6把秘密事项透漏给不应知密的人员，这种现象称为（D）。A失密 B窃密 C跑密 D泄密7企业要正确划定保密工作的范围，确定秘密与非密、核心秘密与一般秘密的界限。这体现了保密工作的（C）原则。A积极防范 B突出重点 C有保有放 D内外有别8分发传阅邮件的步骤中的第一步是（A）。A分拣B呈交C传阅D寄发（二）判断题（公务电话处理）1、除非有急事，一般早上七点以前，晚上十点以后，或者用餐时间打电话给别人，都是不礼貌。（对）2、打电话因为不与人直接见面，所以打电话时可以不保持良好姿态。（错）改正：接听电话以姿态端正,面带微笑3、若拨错电话号码，应对接听者表示歉意，不要一言不发挂断了事。（对）4、“铃响不过三声”的原则意思是接听电话绝对不能超过三声。（错）改正：“铃响不过三声”是指铃声响三次以内拿起话筒最为适当。如因特殊原因，铃响过久才接电话的话，须在通话之初向发话人表示歉意。5、通话尊重隐私是指代接电话时，当发话人有求于己，要求转达某事给某人时，要严守口风。（对）6、做好电话记录，要求把通话内容的每一句话都记录下来。（错）改正：电话记录应重点记录时间、地点、事由和数字等重要内容。7、代听电话可以不告诉对方通话人的姓名。（错）改正：代听电话也要告诉对方通话人的姓名。8、接听电话时，嘴和话筒应保持三四厘米的距离。（对）9、通话时可以使用专业术语（错）改正：通话时语言尽量简洁、明了、通俗易懂。10、电话忽然中断，应由发话人立即再拨，并说明通话中断系线路故障所致。（对）练习二：（课件展示：给出一段例文资料如下：要求学生按照通知文体的要求，重新排列所给的例文资料内容，形成一份正确的通知。课件以拖拽题的形式考查学生掌握公文写作知识的情况。）1、各分公司2、根据上级要求，定于2006年4月29日至30日在北京召开天地公司安全生产工作会议，传达有关会议精神，研究今后一个时期的相关工作。3、现将有关事项通知如下：4、参加会议人员：公司各股东，各分公司主管经理及相关工作人员。会议地址、时间：5、请与人员于4月29日至金山饭店的报到。需接站者，请提前告知天地公司总经理室。6、联系办法：联系人：武小燕；联系电话：6790 09897、天地公司总经理室二六年四月二十日天地公司关于召开安全生产工作会议的通知正确排列例文：天地公司关于召开安全生产工作会议的通知各分公司：根据上级要求，定于2006年4月29日至30日在北京召开天地公司安全生产工作会议，传达有关会议精神，研究今后一个时期的相关工作。现将有关事项通知如下：一、参加会议人员：公司各股东，各分公司主管经理及相关工作人员。二、会议地址、时间：请与人员于4月29日至金山饭店的报到。需接站者，请提前告知天地公司总经理室。二、 联系办法：联系人：武小燕；联系电话：6790 0989天地公司总经理室二六年四月二十日练习三：（课件展示，以填空题的形式考查学生掌握接待工作知识的情况）1着装的基本原则是：要明确着装目的、要与场合相适应、要符合自己的社会角色要适合自身的条件。2首饰要与服装的风格 相配合，佩戴要符合自身的特点，这是首饰的佩戴原则。3接打电话的基本要求是：态度礼貌、友好，通话简捷、高效。4接待的准备工作分为心理准备和物质准备工作。其中物质准备包括环境准备和办公用品准备。5一位女士去拜访合作单位的某部门一位男性经理，握手的正确次序是主人先伸手。6接过名片后首先要注意的礼节是感谢对方。7让虽然未预约，但是有接待必要的客人及时见到他应该见到的人,或者为他做好预约，这就是前台分流作用的体现。8按接待的准备程度分类，可分为有约来访和无约来访。9不同场合对着装风格的要求是不一致的。公务场合应该庄重严肃、社交场合追求时尚华丽、休闲场合讲究舒适随意。10谈话的场合不同，注视的部位也不一样，目光注视的范围分为：公务注视、社交注视和亲密注视等范围。11接待的准备工作分为心理准备和物质准备工作。其中心理准备要求有“诚恳”的心情和合作精神。