北京清大东方消防职业技能培训学校基础档案建设规范

1北京清大东方消防职业技能培训学校基础档案建设规范（试行）1 为规范北京清大东方消防职业技能培训学校（以下 简称学校）基础档案建设，制定本规范。本规范黑体字部分属于强制性规定，必须严格实施，除此以外的条款，属于推荐性质，鼓励按照规定实施。本规范附录均属规范性附录，应当严格执行。2 本规范适用于学校进行建（构）筑物消防员职业 技能培训，其他培 训项目应参照实施。3 本规范由校长主持制定或委托有关负责人制定，经校务委员会会议研究、充分讨论、酝酿后颁布实施。需要修订或废止时，由校长提出，经校务委员会会议研究后予以修订或予以废止。颁布、修订、废止均需教学、教务、招生三部分联合发文。4 基础档案的主要内容包括：学生学籍；教 师人事档案、教 师考评、工作 记录、教材、教具、教学设施记录等；其他有关资料。5 学籍5.1 学生必须建立学籍。学籍由教务处建档，学籍表的格式参照本规范附录 1 格式制作。存档时，同时存电子版文件和纸质版文件。5.1.1 学籍表分为基本信息、联络方式、学习情况、学习成绩、结业审批、校长审定五部分。其中，基本信息、联络方式部分由学生依照自身真实情况填写，不得有虚假信息。入学时填写，班主任审核，保证字迹清晰、工整，便于识别。学习情况、学习成绩部分由班主任填写，无班主任时由教务处填写，教务处主任审核，保证填写内容真实、有效。结业审批部分，有教学处主任、教2务处主任填写，并在方框内选项画勾，加盖所属部门公章。校长审定部分由校长填写，并加盖校长印鉴。5.1.2 学籍表右上角学籍编号应与学生学号相同，学号应使用打印或印章式编号，由班主任填写。5.2 学籍表按班级建立，每个学生均应建立学籍表。无学籍表的学生不得参加国家鉴定考试。6 班级档案6.1 班级档案分为公共部分和学生部分两部分。6.2 公共部分包括：6.2.1 班级花名册。班级花名册格式参照本规范附件 2 格式制作。由班主任填写，存纸质版本。班级花名册的信息应与学籍表上的信息一致。6.2.2 本班级成绩单。由教学处出具纸质成绩单，加盖教学处印章。6.2.3 学员出勤记录。参照本规范附件 3 格式制作，由教务处填写存档。6.2.4 教材领用登记。由教务处参照本规范附件 4 格式制作，由班主任填写存档。6.2.5 其他物品领用登记。由教务处参照本规范附件 4 格式制作，由班主任填写存档。6.2.6 学生参加结业考试的记录。由教学处提供实践考试记录和考场记录表 。6.2.7 课程表。由教务处提供课程表。6.2.8 参加鉴定考试时的资料。包括准考证号码、 时间安排等。6.2.9 其他与班级有关的资料、文件。6.3 学生部分包括：6.3.1 按照本规范 5.1 和 5.2 建立的学籍表。6.3.2 入学须知。入学须知存学生签名的原件。6.3.3 优秀学员评选申报表，存各级负责人签名的原件。36.3.4 学生参加结业考试的记录。由教学处提供理论考试试卷的答题卡。6.3.5 其他与学生有关的资料、文件。6.4 班级档案清单见表 6-4。表 6-4 班级档案清单序号 档案文件名称 数量 单位 备注1 班级花名册 1 份 打印版2 本班级成绩单 1 份 结业考试成绩单3 学员出勤记录 1 份 原件4 教材领用登记 1 份 原件5 其他物品领用登记 1 份 原件6 学生参加结业考试实践考试记录 1 份 原件7 考场记录表 若干 份 根据考场安排情况而定8 课程表 1 份 复印件9 参加鉴定考试时的资料 若干 份 根据实际情况而定10 学籍表 份11 入学须知 份12 优秀学员评选申报表 份13 理论考试试卷的答题卡 份根据学生人数，均需原件14 其他 本表未包含的内容，可另增加7 教学设施7.1 教学设施应建档保存。并符合以下要求：7.1.1 教学设施包括教学通用设施设备（以下简称通用设备）和消防设施设备（以下简称消防设备）两类。教务处负责教学通用设施设备的建档和管理，教学处负责消防设施设备的建档和管理。7.1.2 教务处每季度填报一次通用设备登记表，见表 7-1-2.表 7-1-2 通用设备登记表（例表）4楼层 房间号 使用性质 主要物品、设施名称 数量 单位 完好情况 备注2 C-203 教室 投影仪 1 台 完好 2 C-207 教室 黑板、扩音设备 各 1 套 完好 3 C-306 教室 课桌 50 张 完好 7.1.3 教学处应建立消防设备登记表，见表 7-1-3.表 7-1-3 消防设备登记表（例表）教室名称 用途 设备名称 数量 单位 说明C-107 实践教室 自动喷水灭火系统 1 套 有干、湿、预作用、雨淋四种C-207 实践教室 点型光电感烟火灾探测器 30 只 JTY-GD-G3 型7.1.4 消防设备档案中应包括涉及消防设备的各类说明书等资料，见表 7-1-4。表 7-1-4 消防设备档案清单（例表）文件名称 管理部门 存档文件性质 负责人 存档时间说明书 实践教研室 原件 李艳楠 2010 年 6 月 10 日检验报告 实践教研室 复印件 李艳楠 2010 年 7 月 1 日7.1.5 教学 处对可移动的教学设备， 应建立台帐。教具台帐按表 7-1-5 的格式制作。表 7-1-5 教具台帐（例表）教具名称 数量 单位 用途 使用者 型号照度计 1 具 用于防火巡查教学 李强7.1.6 教学处对教学资料、 图书建立用书台帐，教学资料台帐，按表 7-1-6 的格式制作。表 7-1-6 图书台账（例表）5图书名称 出版机构 出版年月 版次 作者 数量 单位GB-50016 建筑设计防火规范 中国计划出版社 2006 年 5 月 18 公安部 1 本8 教学日志8.1 教师填写的教学日志填写完毕后，由教学处统一归档。9 教材9.1 凡属教学使用的教材、资料，均 应登记造册，由教学处统一归档。10 文件10.1 教学、招生与就业指导、教 务处均可由其负责 人签发发布有关文件。以下事项的文件应当按照以下程序下发：10.1.1 开学前一周，由教务处下发开学通知，教学处接到书面通知后，准备师资力量和必要的教学准备。开学通知必须以课程表为附件。10.1.2 结业前一周，由教学处下发结业考试安排方面的通知，教务处接到书面通知后，做结业考试的有关准备。10.1.3 消防职业技能鉴定前一周由教学处、教务处联合印发鉴定考试方案。10.1.4 涉及全校的决定、指示、会议精神、政策规定等，由校长签发文件。10.1.5 凡在文件封面署秘密字样的文件，均属保密范围，不得传播。10.1.6 凡在文件封面署公示字样的文件，均属公开范围。10.1.7 教学、招生与就业指导、教务处负责人签发发布文件时，应注明报送、抄送、发至。报送的文件，应当在文件印发后 8 小时内报送；抄送的文件，应当在印发后 4 小时内抄送；下发的文件，印发后 30 分钟内下发至执行者。10.2 所有文件均需存档。教学、招生与就业指导、教务处负责人负责文6件存档。存档清单见表 10-2。 10.3 文件按年度、序号编号，统一格式和内容。文件格式参照附录 5。10.3.1 教学处下发的文件，按照教学年度001 号开始编排。教务处下发的文件，按照教务年度001 号开始编排。招生与就业指导处下发的文件，按照招生年度001 号开始编排。文件编号不得紊乱。表 10-2 文件存档清单序号 文件编号 文件名称 数量 单位 备注1 部门年度001 号 关于某问题的通知 1 份 打印版，加盖本部门公章2 部门年度002 号 关于某问题的通报 1 份 打印版，加盖本部门公章14 其他 本表未包含的内容，可另增加10.3.2 附件页数超过 3 页，教学、招生与就业指导、教务处负责人认为文件重要性较小的，可以只存文件封面、附件存电子版。11 档案管理11.1 档案室11.1.1 本规范所述及的档案，均应集中存放于档案室。11.1.2 档案室由教务处管理，明确责任人， 负责档案室日常管理工作。11.1.3 档案室应具备良好的卫生、通风、消防安全条件，确保档案的安全。11.1.4 档案室闲人免进，管理员至少每周检查一次。11.2 档案借阅11.2.1 除本校教职员工及学生外，不得借阅档案。特殊情况需要借阅时，由校长书面批准。11.2.2 借阅档案应填写借阅单，见表 11-2-2 。表 11-2-2 档案借阅单借阅人 审批者 备注借阅时间 年 月 日 归还时间 年 月 日 借阅对象 管理员 711.2.3 教务处主任负责审批档案借阅。11.3 档案清理与销毁11.3.1 存档期超过 3 年的档案，应报校务委员会研究是否销毁。11.3.2 每季度应由教务处主任组织一次档案整理工作，整理完毕后，写成简报，报 有关部门的负责人 审阅。11.3.3 档案销毁工作由校长组织。11.4 档案借阅权限的特别说明11.4.1 学生可申请调档查询结业成绩，不得损坏档案，不得更改档案的内容和外在形式。需要复印的应由教务处主任审批。11.4.2 教职员工借阅文件及其他资料的，应及时归还，一般比超过 24 小时，需要复印的可以在管理员许可的情况下复印。11.4.3 教学、教务、招生处负责人及以上领导可借 阅所有文件，但不得 违反本规范规定传播、私自复制、更改、损毁。11.4.4 任何人破坏档案的外在形式和内容，均属违纪行为，由此造成学校损失的，依法向司法机关提起诉讼，已构成犯罪的，依法追究刑事 责任。由此造成涉及档案的隐私，秘密泄露而造成人身伤害或财产损失的，依法追究民事责任。11.4.5 除本校教职员工、学生本人外，不得借阅档案。管理员未履行职责外借阅的，依法追究管理员责 任。管理 员本身管理不善 导致损失的，遵照本 规范第11.4.4 条处理。11.4.6 以下档案属于机密，当从严管理：11.4.6.1 教学日志。811.4.6.2 学籍表。11.4.6.3 考试成绩。11.4.6.4 会议记录或会议纪要。11.4.6.5 已标明“秘密”的文件。11.4.5.6 其他重要的档案。12 学校印章的管理与使用12.1 各部门公章由各部门负责人保管，按以下程序使用：12.1.1 由本部门负责人签发的文件，应当加盖公章；12.1.2 学籍表需要加盖公章处，应加盖公章；12.1.3 结业证书、成绩单、考 场记录表应当加盖公章；12.1.4 其它对外文件需要加盖公章的，应当加盖公章。12.2 公章未经各部门负责人批准，严禁随意使用。由此造成的损失，由使用者承担。部门负责人要依照本规范妥善使用，管理不善造成的损失，由部 门负责人承担。12.3 校长印章由校长个人保管，由于校长管理不善导致的后果，由校长本人承担。13 本规范的使用13.1 学校教职员工应当依照本规范做好档案管理工作，违反本规范的行为，均属违纪行为。13.2 对在档案工作做出成绩的教职员工，应当及时予以奖励。913.3 本规范由教学处负责解释。与其他制度相抵触的，以本规范为准。13.4 本规范自 2010 年×月× 日实施。13.5 学校文档著录应按照附录 6 实施。10附录 1 北京清大东方消防职业技能培训学校学籍表学号： 入学日期： 年 月 日 所在班级： 期 班 姓 名 出生日期 年 月 日户籍地址现居住地民 族 最高学历毕业院校参加消防安全教育情况 参加过原中控培训 未参加过 现所在单位名称及地址基本信息身份证件号码 贴照片处单位电话家庭电话 移动电话号