医学装备部运用PDCA循环缩短采购流程提高购置设备速度PDCA成果汇报
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医学装备部运用PDCA循环缩短采购流程提高购置设备速度PDCA成果汇报
科室负责人医学装备部缩短采购流程提高购置设备的速度项目概况 改善目的 名词及背景 问题现状 原因分析 预期目标项目概况C O N T A N T S负责科室项目负责装备部项目成员研究周期2015.1.12016.10.31项目概况 改善目的 名词及背景 问题现状 原因分析 预期目标改善目的OBJECTIVE 提高购置设备的速度 缩短采购流程 建立高效的采购方式，更好的为临床部门服务项目概况 改善目的 名词及背景 问题现状 原因分析 预期目标名词定义： 采购项目：经过预算申报后，审批下来并已申请启动的立项 项目周期：从申请启动项目到签订合同至资产入账的时间 完成率=设备入账数量/每年设备申购总数*100% 设备入账数量：当年新进资产管理系统项目总数 设备申购总数：当年申请启动项目总数项目概况 改善目的 名词背景 问题现状 原因分析 预期目标问题现状SATUATION 2015年全院设备物资OA申报项目共1267件，仅设备类固定资产即为283项，当年周期内完成入账项目数为：197件。 2015年设备项目周期内完成率：69.6%项目概况 改善目的 名词背景 问题现状 原因分析 预期目标鱼骨图项目概况 改善目的 名词背景 问题现状 原因分析 预期目标主要原因分析筛选各环节用时概况4项耗时最长的原因基本为客观原因706050403020100用时概况（天）项目概况 改善目的 名词背景 问题现状 原因分析 预期目标主要原因分析筛选占比情况分院送达学校签批时间不可控审批材料交送滞后海关审批时间长货物通关时间长交期时间长各部门回传合同不及时每一环节的时间控制弱会签部门多、传递耗时、部分环节滞后严重领导签字返回时间长部门需求不明确、提供材料滞后各部门启动申请时间不定会签责任人需多次寻找财政经费结题、到期预算调整、新增科室占比情况0%20%40%60%80%100%项目概况 改善目的 名词背景 问题现状 原因分析 预期目标由于现阶段采购环节可控因素中，主要制约延时原因集中在：1、合同会签流程，涉及6个相关部门，每个环节时间无法清晰掌控。2、外贸减免税办理，须内贸合同签署后办理，由于前期会签时间无法严控，导致时间延长。3、供应商注册时间较长、纪委审批时间周期长，导致会签过程滞后。针对以上主要问题采取措施，进行调整和完善流程后预期如下：柱状图700600500周期内完成率75%400300200周期内完成率69.60%入账完成数100启动设备申请项目数0现时完成情况预计完成情况PDCA实施前（2015年）PDCA实施后（2016年） 260 197 350283项目概况 改善目的 名词背景 问题现状 原因分析 预期目标改进措施要因对策实施人时间段申请需求不明确完善oa流程对于项目配置的要求2016.4- 2016.5会签时间部门多设计并推广电子会签流程2016.5- 2016.7供应商注册信息平台不及时电话催促，加快审核时间2016.4- 2016.9项目概况 改善目的 名词背景 问题现状 原因分析 预期目标改进措施的实施联系PDCA项目组成员李渊，将原有oa申请环节中设备配置要求和供应商推荐栏目设置为必填选项，这样就控制使用部门在启动项目购置申请时，明确了相关信息，节省了反复与使用部门沟通确认的时间。对策名称完善oa申请环节实施日期2016.4.8作业内容添加oa流程设备配置为必选项目负责人员项目概况 改善目的 名词背景 问题现状 原因分析 预期目标改进措施的实施合同会签流转到纪委部门同行需要审核供应商是否已经进行相关信息的注册，之后对已经通过审核的供应商合同签署、发往下一环节进行院长签字。有些供应商虽将合同进行到纪委部门会签，但是仍缺少信息的注册，没有进行反馈将造成拖延，因此反馈名单并进行电话催促通知，大大提高了这一环节的时间拖延。对策名称推进供应商信息平台注册审核实施日期2016.5.8作业内容定期汇总未注册供应商名单，按照名单电话催促负责人员 项目概况 改善目的 名词背景 问题现状 原因分析 预期目标效果确认：截止到2016年10月31日，设备物资项目启动申请共计1084项，其中设备类共293项，周期内入账数量为230项，由于项目截止为年度12月31日，数据将更新。设备周期内完成率：78.5%80.00%60078.00%78.50%50076.00%40074.00%72.00% 70.00%69.60%30020068.00%周期内完成率入账数10066.00%启动项目数64.00%02015年2016年（PDCA实施后）2015年2016年（PDCA实施后） 230 197 283293项目概况 改善目的 名词背景 问题现状 原因分析 预期目标总结：取得的成效1.修改了设备OA申请，在科室填写时即收集产品及供应商信息2.增加了供应商信息反馈表格，提高合同会签时效，大大减少会签环节供应商信息不全而造成的滞后。可继续改善之处1. 对信息数据进行关联，系统化、整体化，指导管理环节2. 对项目全程进行管理，将申请、资产、维修、档案分系统建立并整合3.外贸材料分次分批进行处理
