简析数字化档案在水库管理单位中的应用

简析数字化档案在水库管理单位中的应用 摘要：科技的进步发展，使得数字化档案在水库管理单位中得到广泛应用，水库档案是围绕整个水库工程建设及其运行的全过程所产生，从工程项目前期的广泛市场调研、分析可行性，招（投）标施工、质量检验、监理到完工验收以及长期运行等全过程中形成的如文字、图纸、影像、计算数据等各种形式的材料。为了充分发挥其作用，本文概述了数字化档案，阐述了水库档案管理的的主要特点，对数字化档案在水库管理中应用的现状问题及其策略进行了简要分析。关键词：数字化档案；水库档案；管理；特点；应用；问题；策略 水库管理单位工作中运用数字化来管理档案是一个非常有效并且十分安全的方法。数字化档案管理能够把所有的档案信息资源转化成数字化档案信息，利用互联网平台与计算机技术来构建一个数字化的档案信息库，实现档案信息的共享管理。基于此，以下就数字化档案在水库管理单位中的应用进行了探讨分析。一、数字化档案的概述数字化档案是指将传统纸质档案通过互联网等信息化手段整合成信息资料的形式，压缩收集到的各项数据，建立数据库，使用数字扫描技术进行统计和归纳，对所有数据进行整理保存，这其中，信息设备和通讯系统发挥着重要作用，数字化管理模式需要凭借着电子计算机才可以正常使用。而互联网统计过程中数据全部按照真实情况被整理在档，不会遗漏掉部分信息，完整度较高，数据真实可信，不易造假。通过数字化档案的使用可以大大节省整理档案的时间和堆放档案的空间，在寻找档案时只需输入关键信息即可立刻检索，查找更加方便快捷，并且互联网用户端不同用户只需输入同一账号密码即可查询想要查找的信息，省去复杂的流程。二、水库档案管理的的主要特点水库档案管理是对建设与运行过程中一些重要数据以及图表等的记录，有助于完工后验收以及维护工作。其对于水库技术专利、工程质量的判定、最终验收以及安全维护等具有重要作用，并与工程日后正常的维护以及管理息息相关。其特点主要表现为：1、材料类别多，记录形式繁多。水库管理单位保管的档案所涉及的形式极多，其中主要包括文字陈述、工程图纸以及录像录音等，除此之外，一份档案往往涉及多个单位、机构或者是个人，并且相互之间关系较为紧密，难以孤立分割。在大部分档案中，多套文字以及图表都是以一个活动为核心而展开记录的，这就使得水库管理单位要对其妥善保存，明确其中文字以及图像存在的关系。2、档案内容贯穿水库全过程。档案是对于建设过程中一些重要数据以及图表等的记录，其几乎记录了从建立到当前的所有大事件，对于水库工作正常展开起着极为关键的作用，水库管理单位只有确保档案保存的完整性，才能保证水库管理工作能够正常地进行。三、数字化档案在水库管理中应用的现状问题1、资金问题。相较于人工档案管理的模式，数字化档案不仅在前期需要投入大量资金以及技术，而且在后期同样需要投入大量资金去进行设备的更新与维护。对于现阶段的数字化档案而言，所面临的首要问题是资金的投入力度十分有限并且对于资金的输入路径也十分狭窄，这就导致在当前的数字化档案仅仅是披着“数字化”外表，没有“数字化”内涵，对于相关技术设备以及专业人才的调控率较低。在现阶段，水库管理单位对于数字化档案的应用，只能依靠国家以及政府的扶持，通过这两者对其投入大量资金以及专业人才，然而单一的投资来源极易使资金链出现短缺以及紧张等情况。2、缺乏统一性问题。对于数字化档案来讲，其必然有与之相匹配的管理软件以及系统来进行辅助，当前存在的数字档案管理系统，绝大部分是自主研发、内部使用的，这就导致其缺乏相对统一且完善的系统，同时也没有完成互联网统一化的最终目标，各个企业间对于信息共享程度较低。3、管理人员知识技能问题。对于数字化档案而言，不仅需要将行业标准以及软件系统进行统一，同时还需要一些从事管理的专业型人才，除此之外，档案管理人员还必须掌握相关学科的专业知识技能，实际就是需要掌握计算机以及档案管理等方面的专业知识以及技能。在传统档案管理中，负责管理档案的员工因为各种因素影响，虽经管理改革仍旧在原来工作的岗位上任职，使得专业技能与理论知识教育工作难以实现全面开展，出现数字化档案相关管理人才缺失的局面。 四、数字化档案能在水库管理单位中的应用策略1、树立正确的档案管理意识。一个人的行为往往受到其大脑思维的直接影响，就当前档案管理工作中存在对工作重要性以及必要性缺乏深入认识现象，水库管理部门应当定期组织在职员工进行专业知识的学习以及技能培训。让职工站在行业发展、国家的水利事业以及生态文明建设等角度上，深刻感受到做好档案管理工作具有的重要作用与深远意义，抛弃原有片面的认识，切实解决自我意识方面的障碍，最终让自我意识为实际行动做出客观的指引。2、加大数字化档案管理的资金投入力度。只有当资金充分到位才能够确保下一步工作正常、顺利开展。对于数字化档案的资金能够通过数量以及获取途径两方面进行着手，一方面国家以及政府要尽可能地加大对于水库档案数字化建设资金的投入以及倾斜力度，进而保证在前期的建设工作能够实现顺利开展；另一方面是要将水库管理单位资金获取渠道进一步拓宽，这对于档案进行数字化的建设绝非是一件简单的事情，需要一段时间来进行运营，但是一旦成功必将为人民、为国家带来巨大便利。 3、要将档案管理软件与系统进行统一。数字化档案最核心的就是其所应用的软件以及系统。正是由于这一原因，使得软件以及系统等问题变得至关重要。一方面，必须确保有一个安全、流畅的管理软件；另一方面软件必须有一个完整的操作模块，除此之外，还要确保其在行业中具有一定的深度以及广度。想要使上述问题得到解决，必须从以下几个环节着手。首先，收集纸质版资料并逐渐将其数字化，对于水利事业而言，已经存在很长一段时间，漫长岁月中积累了众多资料以及信息，因此在进行整理时一定要保证没有遗漏，同时还要注意录入的精确性；其次，在日常使用以及管理中要对数据管理以及消除进行明确分工，使资料信息趋向于简洁化，便于未来的借鉴以及检查。4、加强管理人才的培养。对于水库档案管理工作而言，专业人才是档案数字化能够真正实现的主体。对于数字化而言，其同样需要有技术人员来进行操控以及检查，所以，拥有相关理论知识以及专业技能的综合性人才将成为档案管理行业发展以及进步的核心动力。为确保能够有源源不断的人才被输送到这一行业中来，相关部门要加强对于人才培养以及选拔的工作，要尽快形成一个科学的人才培养制度以及一个规范化的专业人才选拔体系，并保证能够真正地落到工作中去。结束语综上所述，档案管理是水库管理单位工作的重点之一，随着科技的进步发展，使得数字化档案管理得到广泛应用，水库管理单位实行档案数字化成为必然的选择。因此为了发挥水库档案的功能作用，必须加强对数字化档案在水库管理单位中的应用进行分析。参考文献1雷蔚兰.浅析水利工程档案管理数字化J.发展，2015（04）2谢文茹.数字化档案信息管理平台建设实践研究J.兰台内外，2019（11）3赵启新等.数字化档案在水库管理单位中的应用J.山东水利，2018（08）-全文完-