印章管理制度（制度参考）
印章管理制度1. 目的为加强公司印章管理，明确印章的管理责任和使用权限，特制定本管理办法2. 制度适用范围农夫ft泉股份有限公司3. 部门/岗位职责部门/岗位职责申请部门 申请刻制印章 申请用印，提供要求用印的文本文件等相关资料 对用印资料进行存档，年度归档到档案室。部门负责人 初审刻印、用印申请职能中心总经理 核准分支机构或工厂的印章刻制需求 核准权限规定内的用印公司总经理 核准刻制公司及总部各部门公章、合同章 核准用印法务部 审核需用印的合同、协议书及各类法律文书档案室 保管印章，日常署印行政部 制定用印管理办法 负责刻制印章，保管印章登记卡4. 印章范围本制度规定的印章包括以下几类：公章、合同专用章、业务专用章4.1. 公章是单位处理内外部事务的印鉴，单位对外的正式信函、文件、报告使用公章， 盖了公章的文件具有法律效力。4.2. 合同专用章：对合同双方当事人而言，合同上加盖合同专用章，表明双方当事人对订立合同的要约、承诺阶段的完成和对双方权利、义务的最终确认，从而确定了合同经当事人双方协商而成立，并对当事人双方发生了法律效力，当事人应当基于合同的约定行使权利、履行义务。如需刻制多枚合同专用章，印章下端应加刻编号。4.3. 业务专用章：业务专用章是指对外联系频繁或工作性质决定需有印章的部门，可以申请刻制业务专用章，业务专用章只能用于所规定专项业务，但不包括签订的合同、协议等有法律效力的业务，如人事专用章、财务专用章、法人章等，由部门负责人指定专人保管，并负责记录用印情况。各类业务专用章用印须经本部门领导批准后方可用印。5. 工作程序及流程5.1. 印章刻制审批流程5.1.1 .总部印章刻制审批流程文件编号 NF03-AM(10A0)-151/ 3施行日期 2010-7-13印章管理办法部门/岗位操作步骤刻印需求部门 填写协办单，提出刻印申请，在协办单上要写明印章全称、形状、材 质（橡胶、牛角、原子章）、印章管理人、印章数量等相关内容 刻制公章、合同章须同时提供营业执照副本原件部门负责人 初审刻印申请职能中心总经理 核准刻制业务专用章 复核刻制公章、合同章总经理 核准刻制公章、合同章行政部 凭核准后的协办单联系刻印 刻制公章、合同章，须到注册地所在公安机关指定的刻印店进行刻印刻印需求部门 填写印章登记卡，填完交行政部备案行政部 收回印章登记卡备案5.1.2 .工厂及分支机构印章刻制流程部门/岗位操作步骤刻印需求部门 已获得政府核发证照的工厂、分支机构，可提出 OA 报告申请刻印工厂厂长、大区经理 初审刻印申请生产营运中心总经理 复核工厂申请刻制工厂公章、合同专用章，核准刻制业务专用章区域总经理 复核刻制分支机构公章，分支机构一般不得刻制合同章 核准刻制业务专用章总经理 核准工厂、大区刻章申请工厂办公室分支机构行政人员 负责在当地刻制印章 刻制公章、合同章，须到注册地所在公安机关指定的刻印店进行刻印 填写印章登记卡一式二份，一份自行保存，一份交行政部备案行政部 收回印章登记卡备案5.2. 用印审批流程5.2.1 .总部公章、合同章用印审批流程部门/岗位操作步骤用印需求部门 填写协办单，提出用印申请，在协办单上要填明用印内容、印章名称、用途、日期、申请人等相关内容部门负责人 初审用印申请法务部 审核合同、协议书及各类法律文书等各类用印资料董秘办 审核对外发文如请示、函、报告、申明等用印申请总监 采购部、物流部、信息部等部门总监（或其授权人）根据采购类合同审批权限表的要求可核准权限内的用印申请（如为授权用印，需提供书面授权书）文件编号 NF03-AM(10A0)-153/ 3施行日期 2010-7-13 上述部门执行合同手续用印，由部门总监或其授权人核准即可职能中心总经理 核准本职能中心职权范围之内的员工用印申请 用如印申请涉及费用，需根据总部管理费用审批权限规定、采购类合同审批权限表等权限责任核准权限内的用印申请 复核超权限内的用印申请，提交总经理核准总经理 核准超过职能总经理权限的用印申请档案室 凭核准后的协办单给予用印，合同两页以上加盖齐缝章。 登记用印情况 如用印资料为外发文如请示、函、报告、申明，需复印一份备案档案室5.2.2 .工厂、分支机构根据总部用印流程及工厂三项费用审批权限规定、大区经营费 用审批权限规定，自行制定用印管理办法，并备案总部行政部。5.2.3 .任何人不能在空白书面文件上加盖公章。5.3. 印章保管规定5.3.1 .公司公章、合同专用章统一指定专人保管。5.3.2 .各类业务专用章由各部门领导明确部门保管人和责任人，并指定专人保管。5.3.3 .如印章保管人和责任人变更，需重新填写印章登记卡，交行政部备案。5.3.4 .印章须妥善保管，如不慎遗失要及时向上级主管部门报告说明，并采取适当方式声明作废。对乱用或严重失职加盖印章，丢失印章的部门和个人按员工奖惩条例追究责任。5.3.5 .印章有破损、字迹不清、要及时申请更换印章，同时由印章管理人填写印章登记卡上的废止日期及废止理由，连同作废印章交回行政部；如机构名称变更或注销， 由刻印需求部门提出更换印章申请，填写印章登记卡上的废止日期及废止理由， 连同废止印章交回行政部；5.3.6 .行政部按年度将作废印章与相应印鉴卡归至档案室。6. 相关程序及文件序号制度编号制度名称归属部门1NF01-QX(08B0)-01采购类合同审批权限表财务中心2NF01-QX(08A0)-02总部管理费用审批权限规定财务中心3NF01-QX(09A0)-03工厂三项费用审批权限规定财务中心4NF01-QX(09A0)-04大区经营费用审批权限规定财务中心5NF03-PR(09A0)-01员工奖惩条例绩效薪酬部7. 相关表单序号表单编号表单名称保管部门保存期限1NF04-AM(10A0)-18印章登记卡总部行政部档案室分支机构销售行政永久2NF04-AM(09A0)-05协办单行政部、档案室五年3NF04-AM(10A0)-19授权书发生授权部门五年
