质环安三体系-协商与交流管理程序

ABC有限公司 质量/环境/职业健康安全管理三合一管理体系程序文件ABC有限公司质量/环境/职业健康安全三合一一体化管理体系协商与交流管理程序文件编号： QES/ABC-CX-004受控状况： 受控 版 次： A0 审 核: 批 准: 2020年6月6日发布 2020年6月6日实施6协商与交流管理程序 目的对影响质量/环境/职业健康安全管理体系有效运行的信息交流实施控制，确保公司各职能部门和不同层次之间进行有效的信息交流。确保各相关场所及时获取和输出有效信息。2 适用范围适用于公司质量/环境/职业健康安全管理体系有关的内、外部及顾客沟通信息交流的控制。3 职责3.1 管理者代表负责向总经理汇报质量/环境/职业健康安全体系运行情况。3.2管理者代表 负责重大事故相关处理信息的审批、信息交流及沟通的领导、组织、协调。3.3 公司人力资源行政部3.3.1 负责本程序的编制、解释及修订。3.3.2 负责规范公文信息的沟通。3.3.3 负责外部信息的传递。3.4 营销部a)负责有关招投标期间，顾客/市场需求及趋势信息的收集、整理、顾客满意程度信息的收集、与顾客沟通；b)负责招投标过程中、产品交付及交付过程等过程与顾客的沟通。3.5质量技术部负责质量、环境和职业健康安全方面信息的收集、整理和沟通。3.6安全生产部/工程项目管理部 负责所管辖过程中有关质量/环境/职业健康安全管理体系信息的收集、整理和沟通；3.7 公司工会3.7.1负责编制职业健康安全协商计划；3.7.2收集基层工会组织呈报的与职业健康安全有关的员工意见，将其反馈至最高管理层并负责在问题解决过程中的双向沟通。3.7.3将员工有关职业健康安全问题反馈给各级主管领导，并负责在问题解决过程中的双向沟通。3.8 其它部门按职责负责归口管理的信息的收集、整理和沟通。4 工作程序4.1 信息的分类4.1.1质量信息4.1.1.1 内部沟通信息：顾客要求和顾客满意程度；法律、法规和规范/标准；设计过程/制造过程、产品质量，产品信息、质量管理体系审核、评审等与质量管理体系有关的信息。4.1.1.2 顾客沟通信息：顾客询问和要求、顾客满意程度，政府和相关单位的建议、意见等信息。4.1.2环境、职业健康安全信息4.1.2.1环境因素、危险源和重要环境因素，高度风险及中度风险的辩识，确认的相关信息；法律、法规及其他要求遵循情况的信息；目标、管理方案制定、讨论、传递、实施和检查、评审的有关信息；培训情况；体系运行控制的实施及检查情况；应急准备和响应的信息（预案、演习）；内审及管理评审的信息；事件发生的处理信息；不符合、纠正与预防措施实施情况；绩效检查、测量的结果；各层次和各职能间的日常联络，常规报表、信息通报；组织机构及作业场所的变化情况。4.1.2.2法律、法规和其他要求的获取、更新的信息；与上级主管单位、同行业和其他相关方之间的信息；来自各方的抱怨及答复。4.2 信息的载体形式信息载体形式包括口头和书面的，也可以是磁盘、音像等形式。4.3 信息来源和沟通形式信息沟通形式可以采用文件往来、电话、电子邮件、会议、走访、媒体报导等形式。4.4 信息沟通处理4.4.1 各部门应收集整理相关信息，以便于沟通和交流。4.4.2 日常工作中的信息沟通a)营销部收集公司市场情况，并在公司相关会上通报。b) 人力资源行政部收集、整理质量/环境/职业健康安全管理体系审核（包括内审、外审）、管理评审结果及其它相关的信息并进行交流。c)营销部收集公司中标情况，编制中标项目统计信息并在相关场所通报。d) 人力资源行政部收集公司相关部门对机构设置、人员配置、人员培训等方面的意见和要求，并通过文件、电话等方式沟通。e)各部门对相关法律、标准、规范的发布修改情况；材料、工艺、结构、设备等信息变化情况，以及其它有关质量的信息，如政府和相关单位的建议、意见等信息要及时收集整理并进行沟通，确保相关场所及时获取有效信息。4.4.5突发事件信息包括突发的重大安全环境质量事故等非日常或可预测的信息，安全环境质量事故按人力资源行政部/质量技术部相应的规定沟通，其它的突发事件按权限和相关处理办法沟通。4.4.6顾客沟通a)在招投标期间的沟通营销部负责与顾客沟通，准确和充分地掌握顾客要求，确保评审中疑难之处得到顾客的解决和确认。b)在制造过程、交付过程中的沟通通过工作接触、电话与网络、文件往来、走访等方式收集顾客对制造过程控制及相关服务的建议/意见、抱怨/投诉，以及对有关问题/事宜作出处理/反馈后的满意信息，并上报公司营销部/质量技术部等部门。在制造过程中应对下列重要环境因素/重大风险进行外部交流：、噪声、污水、烟尘等排放状况应和环境管理部门进行沟通；、重大风险（特种设备、有毒有害因素）等应和应急管理部进行沟通。、制造过程中的有毒有害易燃易爆物品应隔离处置、分类标识。c)在保修期间的沟通 在保修期间通过回访或电话联系、问卷调查等方式收集顾客(包括使用方)对产品/项目质量、保修服务的满意信息（包括满意信息、意见/建议、抱怨/投诉）以及对承担的保修信息。上报公司营销部/工程项目管理部，公司营销部/工程项目管理部应在公司相应范围进行沟通4.5环境、职业健康安全协商交流的管理4.5.1公司各部门负责本部门和本单位内的环境、职业健康安全信息交流，对接受到的公司外部信息，予以记录，并妥善处理或及时向相关部门传递。涉及环境方面的信息、职业健康安全方面的信息，如本部门不能处理，除向相关部门反映外，还应向人力资源行政部/安全环保部/质量管理部汇报。4.5.2安全环保部应将收集到的环境方面的信息进行汇总登记，除向相关部门传递外，还应及时向管理者代表汇报。4.5.3人力资源行政部应将收集到的职业健康安全方面的信息进行汇总登记，除向相关部门传递外，还应及时向副总经理、公司工会主席和管理者代表汇报。4.5.4人力资源行政部收集管理评审的输入信息，以及目标、指标、管理方案的输入信息。4.5.5工会每年一季度前组织制定年度员工职业健康安全协商计划，报管理者代表批准发布实施，并负责监督落实。4.5.5.1协商计划的内容应包括：主题、参加人员、形式、地点、时间等。4.5.5.2对发生以下情况应及时组织协商：a）生产工艺、作业环境、生产组织和生产设备发生变更；b）方针、目标和程序的制定和变更。4.5.5.3当生产工艺、生产组织及生产设备发生重大变更时，主管部门应作出协商安排，邀请职业健康安全事务代表参与协商，并将协商结果予以记录。4.5.5.4协商后应形成记录，并将有关信息向相关部门或领导反馈，并敦促解决。4.5.6涉及相关方抱怨的信息，责任部门应将处理结果向上级主管领导汇报，并将答复反馈到相关方。4.5.7责任部门应对相关信息及时处理，需要采取纠正预防措施的，应将有关内容通报相关部门。发生重大事件的处理意见，应报副总经理和管理者代表审批，并按照纠正措施与预防措施控制程序执行。4.5.8对外部相关方对环境方面的抱怨和处理应形成记录。并将处理结果，由外部信息的接受部门对外作出答复。4.5.9公司工会有权参与职业健康安全方面的任何事务。并在职代会上通报。5 相关文件5.1纠正措施与预防措施控制程序6 记录6.1各种需要以书面或电子文本形式保留的协商和交流记录6.2会议签到表 6.3会议记录 6.4电话记录表