信息化系统项目管理操作规程

企业级标准企业级标准 标准编号： Q/HY 04（3）-2019标准编号： Q/HY 04（3）-2019 信息化系统物资管理操作规程信息化系统物资管理操作规程 【物资管理操作规程】 目录目录 一. 物资管理业务流程.1 1.1 恒亿物资管理解决方案.1 1.2 恒亿物资管理系统应用业务流程.1 二. 基础设置.2 2.1 采购管理选项设置.2 2.2 物资管理选项设置.2 2.3 仓库设置.3 2.4 班组设置.5 三. 物资管理操作流程.7 3.1 材料总需求控制计划.7 3.1.1 资源需求清单.7 3.1.2 资源需求变更.11 3.2.1 采购计划.14 3.2.2 采购计划变更.16 3.3 采购入库.20 3.4 班组领料.22 3.5 期末处理.26 3.5.1 过账/模拟过账.26 3.5.2 库存调整.27 3.5.3 核算期结转.29 3.5.4 期末数据修复.31 3.6 项目零星物资台账.32 四. 物资管理相关报表.35 4.1 物资使用情况一览表.35 【物资管理操作规程】 第 1 页 一. 物资管理业务流程一. 物资管理业务流程 1.1 恒亿物资管理解决方案 1.2 恒亿物资管理系统应用业务流程 【物资管理操作规程】 第 2 页 二. 基础设置二. 基础设置 （基础设置由总公司工程管理部统一设置） 2.1 采购管理选项设置 1. 路径：物资管理-采购管理-基础设置-选项设置，双击进入该界面。 说明：勾选是否进行总量控制、总金额控制，大于多少 XX 百分比进行控制，例如采 购计划大于资源需求清单总量 100%时控制，如果资源需求清单数量为 100，且控制 方式为禁止，则大于等于 100 就会进行控制，单据无法保存。还有一些其他选项控 制，例如采购入库通知单引采购计划，数量超出时是提示、禁止、允许，如果禁止， 超过时单据就无法保存。这些选项控制可以根据公司的需要进行选择控制。 2.2 物资管理选项设置 1. 路径：物资管理-库存管理-基础设置-选项设置，双击进入该界面。 说明：这些选项可以根据公司的要求进行控制，例如：采购入库引采购计划，出库 单据跨核算期录入时，是否支持负库存等。 【物资管理操作规程】 第 3 页 2.3 仓库设置 1. 路径：物资管理-库存管理-基础设置-业务数据设置-仓库设置，双击进入该 界面。 2. 点击新增，录入仓库代码、仓库名称，选择当前核算年、当前核算期、仓库 类型， 该仓库如果 2015 年 2 月开始使用， 当前核算年就是 2015， 当前核算期就是 2， 仓库类型一般选择独立资金核算仓库（即核算数量，也核算金额）,录入完点击保 存即可。 【物资管理操作规程】 第 4 页 3. 选择该仓库，点击项目仓库设置，弹出项目仓库设置界面，点击项目， 设置该项目的对应仓库，然后点击确认。 4. 选择该项目仓库，点击初始确认即可。 【物资管理操作规程】 第 5 页 填写说明：（1）仓库代码由组织代码+工程顺序号组成，如两岸贸易中心仓库属于 厦门分公司组织，代码为 1002+建立的第一个仓库 0001 组成：10020001 （2）、如果某个项目需要启用物质管理，则由风险控制部负责新增仓库； （3）、仓库新增的名称统一命名说明：项目名称或简称+仓库如“两岸贸易中心仓 库”、“永安粮库仓库” 2.4 班组设置 1. 路径： 物资管理-库存管理-基础设置-业务基础设置-班组， 双击进入 班组 界面。 说明：此处物资管理的班组是和用工管理里面的班组数据是同步的，如果用工管理 建立了班组，班组信息就会自动同步到物资管理，不需要再次新增。如果用工管理 没有建立班组，那此处就需要单独新增建立班组。（此处统一由福建筑巢智慧建设 有限公司建立） 【物资管理操作规程】 第 6 页 2. 点击班组类型设置，弹出班组类型设置框，点击新增，录入班组类型编 号和班组类型名称，然后保存即可。 3. 选择你要新建班组的对应项目，点击新增，选择手工新增，编码自动生 成，录入班组名称，选择班组类型、主要工种，录入负责人、身份证号、联系方式、 班组总人数、开户银行、银行账号信息等，尽量完善。 【物资管理操作规程】 第 7 页 4. 若你在班组库里已经维护好相应的班组信息，也可以从班组库里直接选择。 信息填写完成后，点击保存即可。 三. 物资管理操作流程三. 物资管理操作流程 3.1 材料总需求控制计划 3.1.1 资源需求清单 目前资源需求清单暂时由风险控制部负责， 中标清单由商务经理负责核对完成后提 交风险控制部，由风险控制部编制资源需求清单，风险控制部经理审批，项目部核 对确认（此项不建议由项目部编制） 1 1 .点击项目管理，点击资源需求计划，双击资源需求清单： 【物资管理操作规程】 第 8 页 2.2. 选择对应的工程项目，点击新增按钮： 3 3.进入资源需求清单界面，填写“标题、专业类型、工作流等”相关信息，并将中 标工程量清单上传至附件，再点击新增按钮： 【物资管理操作规程】 第 9 页 说明：1.标题：XXX 项目资源需求清单。 2.工程项目：点击“”选择相应的工程项目。 3.专业类型：分为土建工程、市政工程。 4.附件：点击附件，在点击“新增”按钮，选择对应的文件，点击“确认”。 5.年份只选择本年度即可，费用科目只选 择到当前项目，无需再细分。 6.也可以通过“导入”按钮将要主控材料的清单先在 ECCEL 表格填写好，注 意每列的名称需要与系统的名称相对应，建议还是通过新增从资源库进行选择主控 材料。 4 4 .点击“新增”后出现以下界面，资源需求清单导向选择资源库，再点击“确定” 按钮： 【物资管理操作规程】 第 10 页 5.5. 点击确定后，出现以下界面，主控材料从材料目录树中选择： 说明：1.当材料选择一时没找到时，可通过资源帮忙对话框上方的“关键字”进行 检索查询，把需要进行主控的材料选择出来并录入系统。 6.6. 当主控材料录入到资源需求清单后，填写“单位、需求数量、单价”： 【物资管理操作规程】 第 11 页 填写说明： 因考虑到不同地区价格差异，因此实行“总量控制模式为禁止、金额控制模式为 提示”。 主控材料即为项目部使用的大宗材料并有相应的购销合同，且账款是通过公对公 进行的。另，根据公司管理需求，对于超过一定金额的材料需签订相应的购销合同 （详见恒亿集团有限公司合同规划），作为主控材料进行控制，并做相应的主控材 出入库。 对于分包项目（含专业分包及包