当好医院办公室主任的几点思考
当好医院 办公室主任的几点思考医院院长思考的重点是医院如何生存、如何发展、如何改革的大事，而作为院长参谋、助手的办公室主任有责任、有义务为院长分忧解难。作为办公室主任，应当具备丰富的理论知识和较高的政策理解能力，具有较强的工作能力和掌握一定的工作方法和技巧，才能配合院长实现医院发展的目标，从而为医院的事业发展贡献自己的一份力量。做一个优秀的办公室主任应在以下几个方面具有相应的潜质。1 具有丰富的理论知识和较高的政策理解能力1.1 医院是一个知识、技术密集的复杂系统，要胜任办公室主任的工作，应具有较高的理论文化素养和广泛的科学知识。横向的知识面要宽，包括哲学、社会学、经济学、法学、人文学、公共关系学等社会知识和现代自然科学知识;纵向的专业知识要深厚，包括现代管理知识和医学科学知识。这些知识的取得，一是靠系统的理论学习，二是在工作中干中学、学中干，不断“充电”，进行各项知识的积累，才能应对办公室大量的繁杂事务，使工作做到有条不紊，正确处理。1.2 要当好办公室主任，应具有较强的政策理解能力，要勤于学习，通过网络、电视、报纸、杂志等新闻媒体了解.国内外最新医学进展，国家出台的有关医疗卫生政策，获取医疗卫生发展的政策信息，使医院的建设发展始终与国家的大政方针保持一致。要详细阅读和理解上级来文，正确理解上级意图。此外，院办主任还要注意参加办公会、院周会等各类会议，详细了解领导思路和工作安排，才能在政策的框架内正确执行医院的工作部署，保证各项工作的正常、高效运转。2 具备较强的工作能力2.1 办事要精明干练。办公室主任所做的一切工作，都可统称为办事。办事能力体现在对接受的任何一项任务的完成情况和临时对事务的处理情况。办事能力的基础必须是经验丰富、知识面广、头脑清楚、思路敏捷。办事能力是由诸多能力合成的。它包括 :（ 1）专业能力 :既搞会务，熟悉会务 ; 搞办文，熟悉办文 ;搞信息，熟悉信息 ;搞接待，熟悉接待。所谓熟悉，就是掌握工作规律，熟悉工作方法，了解对象，了解自己，得心应手的做工作。（ 2）理解和领会能力：办事，基本上是在人与人交往中进行， 离不开接受上级的安排，也免不了同这个或那个对象打交道。要达到预期目的，就必须很快、很准地领会领导交待的意图， 也要准确无误地听懂、摸清办事对象的想法， 从而采取相应的办法， 达到目的。（ 3）条理性和驾驭能力：办公室主任面对的常常是千头万绪、繁杂急迫的情况，这就需要把诸多事务迅速归纳、梳理，分轻.重缓急，难易远近，驾轻就熟地办得清清楚楚，顺顺当当。（ 4 ）语言表达能力：办公室主任进行上传下达、汇报情况、协调工作、来客来访接待等都需要说话，往往说话的能力与办事的成功率有着直接关系，会说话是办事成功的一个必要条件。这就要做到口齿清楚，达意准确，还要讲究说话的艺术，说话艺术包含了感染力、说服力、风度、礼貌等，说话时语言恰当，态度诚恳，很可能办事就利利索索，所以说语言是一门相当重要的学问。（ 5）应变能力或综合处置能力：世界上的事物总是瞬息万变、不断发展的。办事的计划、预案和想象，常常会与现实不大相符，甚至大相径庭，有时会突然变化，把原来的想象和方案完全打乱，在这种情况下，临阵不乱，迅速做出选择，一案不行另换一案，原则不变，灵活处置，达到预期目的。（ 6 ）交际能力：交际能力是处理人际关系的重要因素。要胜任院办主任工作，必须善于与人共事，善于激励，影响并与人们相互沟通。院办作为医院对内、对外的直接形象窗口，在与方方面面的团体及个人的交往中，一定要掌握分寸、不卑不亢，使人容易接近，容易被人信赖，从而提高办事的成功率。总之，办事能力是综合素质的具体体现。2.2 具有较好的文字表达能力。 院办主任除行政事务外，还需要从事文字工作。无论是编制工作计划，拟定通知、撰写调查报告、总结报告、会议纪要等，都要有较强的写作能.力，能较为自如的驾驭文字，准确地言词达意。撰写的公文基本上做到观点明确、思路清楚、层次分明、文字通顺。较为准确地把握字意、词意，理解丰富的词汇，掌握语法和修辞，有良好的辞章修养和文字技巧。二是学习相关的法律、法规、方针、政策，具有较高的理论水平和政策水平。三是具备公文写作的要求，熟练的掌握每种公文的作用及写作要求。四是掌握第一手材料，应经常深入实际进行调查研究，并进行分析综合，进而得出正确的结论，使所撰文稿内容实在，所提措施切实可行。五是具有较强的逻辑思维能力。对于每一种公文，特别是重要文稿，在写作上一定做到会谋篇布局。一篇文稿分几个问题去构思，每个问题又分几个层次去写作，都要反复研究，深刻揣摩，讲意义，作论述，提措施及段落连接都要精心思考。2.3 成为有多种技能多才多艺的复合型人才。及时向医院领导提供大量的、准确的、有价值的信息，特别是超前信息，已成为院办发挥参谋和助手，开创医院工作新局面的一个重要标志，要提高办事效率，院办主任应掌握多种技能。首先应掌握电脑的基础知识和操作技术，利用电脑进行文字处理，查阅资料等。其次，应熟练掌握传真机、复印机等办公设备的基本操作，了解摄像、 摄影的基本知识和操作技能。此外还应懂得操作录音机、会场音响设备，通晓接待工作和.礼仪活动，有关文娱活动等方方面面的知识等，以便能得心应手的做好本职工作。3 具备一定的工作方法和技巧3.1 办公室主任工作既要积极主动，又要尽职不越位，尽责不越权。一方面要在接受院长观察力、思考力、决策力的直接传、帮、带下，做到与院长的默契配合;另一方面，院办主任对内对外始终处于一个多向性、多渠道联系网络的关键部位，经院领导授权，在与本系统和外系统的联系中，正确把握“总调度”的尺度，工作要到位不越位，围绕医院既定的管理目标，调动内外各方面的积极因素，为医院的建设发展服务。3.2 锻炼自己的组织管理才干。院办主任有一项重要任务就是综合协调。做好综合协调，必须具备一定的组织管理能力 ;培养组织管理能力，要学会做思想工作，善于处理各方面的关系 ;综合考虑各方面的利益，妥善解决问题， 抓住关键，对症下药，协调好各方面的行动。放大参谋和助手作用，努力实现医院的发展目标。3.3 创造性地开展工作，实现自己的人生价值。在医院管理中，院办主任必须无条件服从院长的指示，但绝不是院领导的附属品，应该有自己的追求，自己的人生观和价值取向。现代医院已成为垂直发展整体化和横向联系多样化的组织，要胜任管理工作，需要具备较高的与人共事的能力。院.办主任作为医院的“二传手”，要善于平等待人，有效利用易于与人相互沟通的有利条件，充分发挥 “贯通桥” 的作用，创造性的开展工作，展示自己独立的人格魅力，从而调动医院整个团队的积极性，与全院人员一起实现医院发展的宏伟蓝图，确保医院社会效益和经济效益的稳步增长。.
