公共关系第四章组织机构和人员课件

第四章 公共关系的组织机构和人员,第一节 公共关系的组织机构 第二节 公共关系人员 第一节 公共关系的组织机构 定义：公共关系的组织机构是专门执行公共关系任务、实现公共关系功能的行为主体，是公共关系工作的专业职能机构，属于社会咨询机构或组织的职能部门。 一般来说，公共关系组织机构可以分为两大类：一类是为社会上各类组织提供咨询和技术服务的公共关系咨询公司（或称公共关系顾问公司）；另一类是各企事业单位内部的专门从事公共关系工作的公关部 一、公共关系部 公共关系部是贯彻组织公共关系思想，实现公共关系目标的专业性机构。它与组织内部的人事、财务、计划、业务、技术等部门一样，是组织的重要职能部门。 （一）公共关系部的地位 公共关系部是贯彻组织公共关系思想,实现公共关系目标的专业性机构.公共关系部在组织中既是组织的管理职能部门,又是组织的决策参谋部门.公共关系部在组织中的决策参谋地位,主要是由以下几方面的职能决定的: 资料储存中心.信息发布中心. 环境监测中心.趋势预测中心. 公众接待中心.,（二）公共关系部的职责 1.收集和处理情报 通过民意测验、市场调查、报刊剪辑、上级机构和本单位文件的汇集等手段，集中收集、整理和储存与组织密切相关的各种情报。并在此基础上进行调查、预测工作。它根据所收集到的情报，监测社会环境，了解社会政治、经济、文化等各种因素的变化，预测未来的发展趋势，提出科学的见解和方案。 2.新闻宣传和编辑制作 具体的工作有：组织各类展览、参观、访问、联谊会、信息发布会、记者招待会、交流会以及各种专题活动。 3.咨询和建议 把采集到的各种情报，即时认真地进行分析整理，分门别类地迅速反馈给领导层和各个职能部门，为其决策提供咨询和建议。 4.协调和交往 通过正常的途径，善处理好各种关系，如内部公众之间的关系，组织与组织之间的关系。 它需要接待来访、来信、投诉等，必要时需协助组织进行协调各种关系的谈判、洽谈活动。,（三）公关部的特点 1.专业性 它作为组织内从事公关工作的机构必须保证其队伍的专业化和工作内容的专业化。公共关系人员一定要受过专业训练并有一定的专业水准与能力。部门工作不是“杂货店”也不是临时班子。 2.协同性 在实现公关计划所确定的目标时，不能只靠自身单枪匹马，孤军作战，还应依靠组织中各部门的相互配合及全体成员的共同努力。发挥其它部门的作用,3.自主性 要有独立的地位，有一定的权限范围，可以自主地开展各项工作。 4.服务性 公共关系部门不是直接的管理者，也不是领导和生产者，其职能作用主要体现在向组织决策者和组织各职能机构提供有效的服务。因此公共关系人员一定要在工作作风上树立服务意识。 （四）公共关系部的设置原则 1.规模适应性 规模的大小应当与组织的规模及其发展相适应. 2.整体协调性 设置时，应与组织内各部门相协调，以免制造矛盾。 首先，要使它与内部的各个部门相互协调，并起到协调各部门关系的作用 其次，要对内部与外部社会关系的协调起积极的作用。,3.工作针对性 在设置公共关系部时，要根据不同的工作性质和组织面对不同的公众来设置机构，安排人员，没有一个固定的模式。只有这样才能使机构富有特色，更加有效和实用 4、机构权威性 公共关系部作为高层的管理机构，其负责人应进入组织的最高决策层，至少有直接向决策层汇报、提建议或参与决策讨论的权利。在组织内部任何其他部门无权干预公共关系部门的工作，无权对公共关系部门下达命令，公共关系部直接对组织最高领导层负责。在组织外部，公共关系部应具有代表组织发布信息、处理组织与外部环境事务的权利。总之，公共关系部必须有职有权，才能有效地发挥职能作用。,（五）公共关系部的组织类型 公关部的组织机构没有固定的模式，有各种的类型。我们以经济组织为例，介绍几种类型。 1、按工作方式分类 公共关系对象型、公共关系手段型和公共关系复合型三种组织类型。 （1）公共关系对象型 也称分类公共关系型。即公共关系部下属机构的名称分别是公共关系工作对象的名称。 这种对象型结构的优点是：有利于熟悉自己的工作对象，了解其需要和反映，便于有针对性地开展公共关系活动。,公共关系部,员工关系组,股东关系组,新闻媒介组,消费者关系组,社区关系组,国际关系组,公共关系对象型结构模型,（2）公共关系手段型 也叫做公共关系技术型。即公共关系部所属机构的名称分别是一种公共关系技术手段的名称。 这种手段型结构的优点是：各部门的工作内容按照工作人员的技术专业划分，工作人员根据自己所从事的工作，着重在提高专业技术水平方面下功夫，便于熟练地掌握和运用各自的公共关系手段，开展多方面的公共关系活动。,公共关系部,新闻通讯组,美术制作组,专项活动组,社会调查组,编辑出版组,公共关系手段型结构模式,（3）公共关系复合型。 这种模式的优点是：把手段型和对象型结构合二为一，根据实际需要来设置下属机构，不拘泥于固定模式。在机构内具体部门其机构名称既反映公共关系的工作手段，又反映公共关系的对象。 2、按领导方式分类 公关部的设置可分为四种类型： 即总经理直接负责型、总经理间接负责型、部门所属型和公共关系委员会。,公共关系部,员工关系组,社区关系组,顾客关系组,传播媒介组,外商接待组,编辑出版组,公共关系复合型结构模式,（1）总经理直接负责型 由组织的最高负责人兼任或由副职领导担任公共关系部负责人。 这种模式显示了公共关系部在组织中的重要地位。 优点是公共关系部与组织的最高负责人直接联系，处于组织中的中枢地位，因而能着眼组织中的各个经营环接，便于全面、有针对性的开展工作。公共关系部更具有一定的权威性。,从目前国内外情况看，公共关系部在组织中的隶属关系主要有以下几种： 1)隶属于经营部门。 由经营部门的负责人兼任公共关系部的领导，这种关系强调了公共关系在生产、营销和流通等环节的作用 2)隶属于销售部门。 由销售部门的负责人兼任公共关系部的领导，这种关系强调了公共关系的促销功能。 3)隶属于广告宣传部门 这种隶属关系侧重于公共关系部的传播功能。 4)隶属于人事部门 这种隶属关系侧重于对内部从事关系的协调功能。 5)隶属于接待部门。 这种隶属关系侧重于公共关系的社会交往作用。 上述五种模式的特点是： 增加了公共关系部与最高管理决策层之间的环节，侧重于公共关系某一方面职能的发挥。 6)隶属于行政办公室。 一般由办公室的负责人（主任或副主任）兼任公共关系部的领导。在这种隶属关系中，公共关系部仍然和最高层次比较接近，联系也比较方便。与隶属于其他部门的公共关系部比较，有利条件必较多。,优点是：公共关系工作有权威性，并使各个部门都来关心、支持、参与公共关系工作； 缺点是：多了一个层次，使各种关系变的更为复杂，难以协调。,这种模式有优点是：机构简单，一般具有两个层次，人员也较少，适合于小型企事业单位。,3、按公共关系部机构的规模分类 从公共关系部机构的规模考察，公共关系部的设置可分为小、中、大三种类型。,这种模式一般具有三个层次.其特点是:机构齐全，层次分明，分工明确，形式完整的工作机构， 适用于中型企事业单位。,这种模式的特点是：机构复杂，人员众多，分工较细，工作要求协调统一，能胜任重大的公共关系活动，适用于大型企事业单位。,二、公共关系公司,又称公共关系顾问公司或公共关系咨询公司。由各具专长的公关专家和人员组成，专门从事有关咨询和实施等活动，或受具体单位委托，为其开展公关工作提供设计方案、决策参考的社会服务机构。 （一）公共关系公司的工作内容 基本职能：为委托者（或称客户） 提供全部或单项服务 进行指导监督 帮助或代替实施 帮助沟通社会公众间的双向信息交流 目的在于建立起良好的信誉和形象，以利于委托者的经营和发展 工作内容主要有： 1.确立目标 调查研究 2.制定和实施计划 3.协助委托者编制公共关系预算 4.协助委托者开展内部与外部的公共关系工作 5.协助委托者评价、估计公共关系工作计划实施的效果 此外公共关系公司还开展一些单项服务。其内容主要有： 1、咨询服务 2、专门技术服务 3、职业培训服务,（二）公关公司组织机构,根据规模 可分为小型 中型 大型公关公司 根据服务项目 有综合性的公关公司 也有专项性的公关公司 根据经营方式 有独立经营的公关公司 也有与广告公司合营的公关公司 大中型公共关系公司一般由四部分组成： 1、行政部门 2、审计部门 3、专业技术部门 4、国际和地区部门 （三）公关公司工作原则 1.遵纪守法 2.讲求真实准确 3.不干涉内务 4.保守秘密 5.避免为相互竞争的委托单位同时服务 6.一切为客户着想,三、公共关系组织机构的综合利用,公共关系部与公共关系公司各有所长也各有所短，为了有效地开展公共关系活动，首先必须了解本组织的情况，在此基础上综合利用这两种公共关系组织机构 （一）公关部的利和弊 1.优势 （1）成员熟悉组织情况，工作针对性较强，结合组织客观实际制定的公关计划更加切实可行 （2）组织内设立公关部 ，从人力 物力 财力上保证了公关活动的连续性 稳定性 （3）与组织存在直接利益关系，在不影响公关活动效果、能达成预期目标的前提下，能自觉为组织节约开支 （4）作为内部职能机构，可随时为组织提供各方面的服务，及时处理组织面临的公关问题,2.不足之处 （1）职责不明，负担过重 （2）看问题有时不够客观 （3）有时可能成为组织的一种负担 （二）公关公司的利和弊 1.优势 （1）职业水准比较高 （2）看问题比较客观（3）社会关系广泛 （4）信息比较灵通（5）机动性强（6）建议容易为人们所重视（7）节约经费 2.不足之处 （1）不太熟悉客户情况（2）工作缺乏连续性持久性 （3）远离客户,第二节 公共关系人员,是对从事公共关系工作人员的普遍而又常见的称呼，指以公共关系理论研究、教学和实践为职业的人员。国内许多学者把这些人统称为公共关系工作者。 应该说，公共关系工作是一项复杂、高级的劳动，绝对不是什么人都可以胜任的，因此有必要让同学们了解从事公共关系工作的人员应具备的素质，及担当的角色。,一、公共关系人员的素质,（一）气质 气质是指人的相当稳定的个性特点，表现为人的情感、认识、语言和行动中比较稳定的的心理特征。它是构成公关人员素质的重要方面。 公共关系人员应具备什么样的气质？或者说那种人更适应公共关系工作呢？ 古希腊医学专家希波克拉特将人的气质类型分为胆汁质、多血质、粘液质、和抑郁质四种。 二）性格 性格是一种表现人的态度和行为方面的较稳定的心理特征，是个性的重要组成部分，与人的气质密切相关。开朗或忧郁、耐心或急躁-都是人的性格特征。,优秀的公关人员在性格上应具备以下特征： 开朗 有耐心 能宽容 沉着冷静 勇敢顽强 富有幽默感 （三）品德 实事求是、公正无私、勤奋努力、乐于助人、光明磊落,（四）智慧,（五）知识 公共关系人员的知识结构应该是“T”字形，即专业知识要深，一般知识要博。 “T”字形的知识结构能使公共关系人员集专才与通才于一身，熔科学与艺术于一炉. （六）能力 1.组织能力 2.表达能力 3.宣传推广能力 4.社交能力 5.创新能力 6.应变能力 7.自我调节的控制能力,1.组织能力 所谓组织能力是指人们有计划、有步骤地从事某项活动，并使其达到预定目标的实际操作能力。 2.表达能力（文字表达 口头表达 形体表达） 表达能力是指用语言、文字、动作等方式将自己的知识、观点、意见明确有效地传递给他人的能力。拿破仑 表达能力是综合性的技巧，它即需要简洁、清楚、清晰，更需要注入感情。一次成功的微笑可以使你立足；一句真诚的赞美可以使你获得信赖；一个恰到好处的体态语可以是我你的态度得到展示；一场激烈的谈判可能会改变组