办公自动化最全教程20

培训讲师：姚成新,办公自动化教程20,一、Word 2003 基础知识 二、巧输个人资料 三、分栏设置 四、邮件合并功能设置 五、插入批注 六、表格转换 七、Word 2003文档的排版 八、如何自动生成目录？ 九、Word 2003表格的制作 十、在文档打印预览时，如何编辑文本？ 十一、Word中如何输入分数？ 十二、如何去除Word文档中页眉下的横线？,Word初级教程 目 录,一、Word 2003的基础知识,a、 Word 2003 工作界面介绍 b、 5 种常用的视图模式 C、 文档的基本操作 1、启动word 2003文档 2、创建空白文档和关闭文档 3、保存和保护文档,a Word 2003 工作界面介绍,帮助,窗口,表格,工具,编辑,视图,文件,格式,插入,菜单栏 “成员”介绍,Web 版式视图,b5种常用的视图模式,普通视图,页面视图,阅读版式,大纲视图,普通视图：在Word 2003中，普通视图是默认的视图方式，不显示页边距、页眉和页脚、页面背景以及非嵌入版式的对象，只适用于编辑一般性的文档。 。,Web版式视图：Web版式视图主要用于HTML文档的编辑，HTML是Web网页格式文件，在Web版式视图方式下编辑文档，可以更准确地看到其在Web浏览器中显示的效果。,页面视图：在页面视图显示模式下可以看到文本、图片和其他对象的实际位置，与打印出来的效果一样。在该视图模式中可以编辑页眉和页脚、调整页边距、设置分栏以及处理图形对象等。,大纲视图：大纲视图显示文档的层次结构，如章、节、标题等，适用于组织文稿，可以让使用者清晰地看到它的概况简要，并能在该视图模式中可以方便地调整和组织文档的大纲结构。,阅读版式：用于显示打印效果的打印预览，它在页面视图方式显示文档完整打印效果的基础上，增加了同时显示文档多个页面内容的功能。以书籍的形式显示文档内容，从而增加文档的可读性。,1、启动 Word 2003 程序启动方法： 单击开始 程序 Microsoft Office 2003 Microsoft Office Word 2003。 快捷启动方式： 双击桌面上的图标启动 单击开始 运行命令，在打开对话框中输入 Winword，单击确定。,C、Word 2003文档的基本操作,2.1 创建空白文档 新建一个空白文档常用以下几种方法： 1.点击【常用工具栏】上新建按钮 创建新文档； 2.使用组合键：CtrlN ； 3.选择【文件】|【新建】命令，弹出【新建文档】任务窗格。,2.2 退出Word 2003： 选择【文件】【退出】命令 单击窗口右上角的关闭按钮 双击标题栏左边的控制菜单按钮 使用组合键：Alt+F4,3.1 保存新建文档 单击【常用】工具栏上的【保存】 按钮。 单击“文件”菜单下的“保存”按键。 使用组合键：Ctrl + S,保存已有的文档 单击常用工具栏上的【保存】按钮 ， 【文件】菜单中的【保存】命令，则当前编辑的内容将以原文件名保存在原来的位置。 用另一文档名保存文档 选择【文件】【另存为】命令； 按快捷键：F12,3.2 文档的保护 单击【另存为】对话框中的【工具】按钮，从弹出 的下拉菜单中选择【安全措施选项】命令，弹出【安全性】对话框。 在【打开文件时的密码】和【修改文件时的密码】文本框中输入密码。,设置定时自动保存 选择【工具】【选项】命令，打开【选项】对话框，在【保存】选项卡中，进行相应的设置，如图所示。,Word文稿投稿时，总要输入自己的个人资料，如姓名、单位、邮编、地址等等，很是麻烦，不知道有没有更好的办法？,二、巧输个人资料,第一步，在“工具选项”窗口中选“用户信息”项，并把光标移到“邮件地址”框内，在“邮件地址”中一次录入你的个人资料信息。点击“确定”保存你的个人资料信息，并退出“选项”窗口。,第二步，用域插入用户信息：当你用word作完一篇文章后，将光标移到文章的最后，并回车另起一行。点击“插入/域”。在“域”的窗口中选“用户信息/User Address”。点击“确定”。 当“域”的窗口消失后，你会看到您的大名以及你的其他个人资料已经出现在文章的底部了。,三、分栏设置,1、 分栏的快捷方式 2 使用分栏命令分栏 3 设置分栏线及栏间距,3.1 分栏的快捷方式 切换到“页面”视图下 单击“格式”菜单下的“分栏”按钮分栏 选定要分栏的文本 单击“分栏”按钮，拖动鼠标选择栏数,3.2 使用分栏命令分栏,1、选定文本； 2、单击“格式” 分栏； 3、选择样式及输入栏数； 4、以上设置结束后按“确定”键即可。,3.3 设置分栏线及栏间距,1、将光标置于栏中单击“格式” 分栏 2、在对话框中选取“分栏线”复选框 3、设置栏间距确定,四、邮件合并功能设置,视频讲解,本设置共有六个步骤，按步骤一一进行设置，注意在第三步时要求连接数据源，根据操作者的需求在第四步要对内容进行选择。,五、插入批注,即为文章中的某些文字添加注释 插入方法： 将光标置于插入点； 单击“插入” 批注； 输入内容即可。,文字转换为表格： 选择需要转换的文字内容 点击菜单表格-文字转换成表格-选择表格内（行/列）-确定保存 表格转换为文字： 选择需要转换的表格 点击菜单表格-表格转换为文字-选择用什么符号隔开内容-确定保存,六、表格转换,7.1 设置字符格式 设置字符格式有两种方法 通过【格式】工具栏中的工具按钮。,七、 Word 2003文档的排版,选择菜单【格式】【字体】命令，在弹出【字体】对话框中设置字符格式。 设置字体格式 设置字符间距 设置文字效果,7.2 设置段落格式 1.段落对齐方式 5种段落对齐方式，即两端对齐、左对齐、居中对齐、右对齐和分散对齐。 两种设置方法： 格式工具栏按钮,选择菜单【格式】【段落】命令，在弹出【段落】对话框中设置段落对齐。,2.设置段落缩进 段落的缩进有四种方式：左缩进、右缩进、首行缩进和悬挂缩进。 可用标尺设置段落缩进。,水平标尺,可以用【段落】对话框设置段落缩进,3.设置行间距和段间距 行间距和段间距也在【段落】对话框中设置。 4.给段落添加边框和底纹 选择【格式】【边框和底纹】菜单，打开【边框和底纹】对话框； 在【边框】选项卡中设置段落边框； 在【底纹】选项卡中设置段落底纹。,5.项目符号和编号 用下面两种方法都可以添加项目符号和编号： 单击【格式】工具栏上的【项目符号】按钮 或【编号】按钮 ，插入点所在段落的开始自动添加了一个项目符号或编号。（如下图所示） 选择【格式】|【项目符号和编号】命令，打开【项目符号和编号】对话框设置项目符号和编号。,6.首字下沉 选择【格式】【首字下沉】命令，显示【首字下沉】 对话框； 在【位置】选项区选择【下沉】或【悬挂】位置； 在【选项】选项区为文本设置字体、下沉的行数及与正文的距离。,1. 设定好文本1的格式 2. 选中文本的某处 3. 单击格式刷按钮 4. 选定其它文字（文本2），则文本2的格式与文本1一样 若在第3步中单击改为双击，则格式刷可无限次使用， 直到再次单击格式刷（或ESC键）为止。,7.格式刷的使用,打开要统计的文件 单击“工具” 字数统计 关闭对话框,8.字数统计功能,1、分别选“要生成目录的内容”格式栏样式（在左边）选定为“标题1”、“标题2”、“标题3” 2、光标置于正文上端菜单栏插入引用索引和目录目录根据喜好选“格式”或默认确定。 正文内容有修改时，点目录右键更新域。,八、如何自动生成目录,8.1 创建表格 单击常用工具栏上的【插入表格】按钮 ，在下方出 现的表格模型中拖动鼠标，确定所需的行列数后，释放 鼠标，可以快速创建一个简单的表格。,九、 Word 2003表格的制作,8.2 使用菜单创建表格 选择【表格】|【插入】|【表格】命令，打开【插入 表格】对话框 在【表格尺寸】选项区中分别设置所需的【列数】与 【行数】 在【自动调整】操作选项组中选择适当的选项 单击【确定】按钮,8.3 手工绘制复杂表格 选择【表格】|【绘制表格】命令或者单击常用工具栏 上的【表格和边框】按钮，弹出【表格和边框】工具栏，如图所示。利用工具栏上的按钮可以手工绘制表格。,8.4 斜线表头 单击表头位置（第一行第一列）的单元格。 选择【表格】|【绘制斜线表头】命令，显示【插入斜线表头】对话框。 在该对话框中的【表头样式】列表框的五种样式中任选一种。 在标题文本框中输入各标题。 单击【确定】按钮。,8.5 表格中输入文本 每输完一个单元格，按【Tab】键，插入点自动移到下一个单元格. 按【】、【】可将插入点移到上、下一行；也可将鼠标直接指向所需的单元格后单击。 当插入点到达表中最后一单元格时，再按Tab键，Word会为此表格自动添加一行。,8.6 使用排序命令进行排序 A、 将插入点置于要排序的表格中。 选择【表格】|【排序】命令，打开如图所示的 【排序】对话框。 在【主要关键字】下拉列表框中选择用于排序的 主要关键字。 在【类型】下拉列表框中选择一种排序类型。 选中【升序】或【降序】单选按钮，设置排序方式。 单击【确定】按钮，完成排序设置。 B、 使用排序按钮进行排序 将插入点置于要排序的列的任一单元格中。 单击【表格和边框】工具栏上的【升序排序】按钮 或【降序排序】按钮 。,8.7 插入删除行、列、单元格 插入行、列、单元格 单击菜单【表格】|【插入】 ，选择相应的选项。 删除行、列、单元格 选中要删除的行、列或单元格，选择【表格】|【删除】|【行】、【列】 或【单元格】命令。 选中某行快捷方式：当光标成斜黑加粗箭头时，双击即可。,1. 在打印预览中显示要编辑的页面； 2. 用鼠标左键单击要编辑的位置； 3. 在“打印预览”工具栏上单击“放大镜”按钮，然后进行编辑。,十、在文档打印预览时， 怎么编辑文本？,1. 打开word，点击工具菜单栏的“插入”，在下拉菜单中点“域”。,十一、Word中如何输入分数,2. 在打开的复选框中的类别栏中选“等式和公式”，域名中“EQ”。然后点击“域代码”，接着在弹出来的“域”窗口里点击“选项”，在出现的菜单选项中选“F（，）”，接着点击“添加到域”并“确定”。,3. 然后在输入F（，）数字，如要输入23只需在F（，），输入“F（2，3）”就能得到2/3。,选择【视图】菜单下的“页眉和页脚”，再点击右边的“样式与格式”栏里的“清除格式”即可。,十二、如何去除Word文档中页眉下的横线,Word快捷键 分享,Word中的常用快捷键,“字体”对话框 Ctrl +D 选择框式工具栏中的“字体”框 Ctrl +Shift +F 加粗 Ctrl +B 倾斜 Ctrl +I 下划线Ctrl +U “上标”效果 Ctrl +Shift+= “下标”效果 Ctrl+= “关闭”命令 Ctrl +W 或Ctrl +F4,段落居中(或右、左） Ctrl + E（或R、L） 段落两端对齐 Ctrl + J 单倍行距（或双倍、1.5倍) Ctrl +1（或2、5） 省略号 Alt + Ctrl + . (句号） 文档开始处 Ctrl +Home 文档结尾处 Ctrl + End 插入批注 Alt + Ctrl+ M,Word快捷键（1）,F1键：帮助 F2键：移动文字或图形，按回车键确认 F4键：重复上一次的操作 F5键：编辑时的定位 F6键：在文