公司文件体系管理制度-Microsoft-Office-Word-文档

公司文件体系管理制度第一章 总则第一条 为加快建立公司简捷、高效、上下统一的管理体系，实现文件管理的系统化、流程化、电子化、标准化，促进公司管理水平的提高，特制定本制度。第二条 本制度明确了公司文件的涵盖范围、分类标准及管理原则，确保文件的适宜性和执行性，进一步夯实管理基础。第三条 本制度的适用单位为公司各专业部室、作业部。第二章 文件体系构成文件体系文 件现行文件清单制度类标准类支持类工艺技术规程岗位作业规程操作要点法规制度办法规定标准公文阶段性文件 第四条 文件体系包括文件和现行文件清单。规程类第五条 本制度所指文件包括制度类文件、规程类文件、标准类文件和支持类文件。（一）制度类文件包括：法规、制度、办法、规定。 法规是指与公司生产、经营、建设紧密相关的国家及地方法律法规。制度是指管辖范围涉及公司整体，规范人、财、物、信息等主要内容及重要业务程序的行为准则。办法是指各专业部室为了规范本部门业务而制定的专业管理要求。规定是指各作业部为落实上述制度、办法或为了更好地管理本单位业务，结合实际而制定的具体管理细则。（二）规程类文件包括：工艺技术规程、岗位作业规程、操作要点。工艺技术规程是指根据产品质量要求和设备性能，对原燃材料进行加工的基本技术操作规定。岗位作业规程是指岗位人员进行生产作业的依据，点检标准及给油脂标准属于岗位作业规程范畴。操作要点是指为生产、研发特定产品而制定的工艺要求、操作方法。（三）标准类文件是指对产品规格、特性、质量和检验方法所作的技术规定。（四）支持类文件包括：公文、阶段性文件。公文是指在管理过程中形成的具有行政效力和规范体式的文书，包括决定、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等，会议纪要原则上有效期不超过一年。阶段性文件是指针对某一时期的阶段性工作而制定的文件，是对现行的制度类、规程类、标准类文件的补充完善，如计划、措施（包括技术通知单等文件）、工作安排、预案、方案、总结等。“预案”作为一种针对突发情况制订的文件应长期遵守（但应不断修订完善），其它的阶段性文件原则上有效期不超过一年。（五）另外，本制度所涉及的文件按来源又可分为内部文件和外来文件。内部文件是指公司制定的文件；外来文件是指来自国家机关、社会组织及股份公司或上级专业部门的有关文件。按与管理体系的关系又可分为体系内文件和体系外文件。体系内文件是指与管理体系有关的文件，除此外为体系外文件。第六条 现行文件清单是现行有效的制度类、规程类、标准类文件目录的集合；支持类文件具有时效性的特点，故不纳入现行文件清单，但该类文件的发文单位应按照名称、时间顺序对该类型文件分门别类地进行归类整理。第三章 职责分工第七条 技术质量部作为公司文件管理的归口部门，负责组织公司相关单位对公司的体系文件进行设计、落实、完善；负责规程类文件、标准类文件的归口管理；负责体系内现行文件清单的管理，每季度清理、发布公司级体系现行文件清单。第八条 运营改善部具体负责制度类文件的管理；负责组织各单位及时对制度类文件进行策划、制定、培训、执行、修订完善；每季度清理、发布制度类的现行文件清单；负责组织收集涉及与公司生产、经营、建设密切相关的国家及地方法规，并组织发布、实施。第九条 办公室负责支持类文件中公文的管理，对制度及支持类文件进行统一编码，负责外来文件的管理。专业部室负责本专业外来文件的管理；指定专人管理本部门的文件。作业部综合办公室负责阶段性文件管理，同时归口管理本单位的文件。第十条 各作业区依据作业部的现行文件清单，确定本作业区的现行文件清单，清单中的责任人负责本单位文件的执行、检查。第四章 文件的管理第一节 文件的编制第十一条 制度类文件的编制流程（一）专业部室对制度的制定需求进行调研起草初稿对初稿征求意见组织相关专业部室会审、会签运营改善部审核公司主管经理签批办公室编码、盖章专业部室发布、培训报运营改善部备案执行单位将该制度纳入制度类“现行文件清单”、落实责任人责任人组织落实（编码要求见附件1，下同）。（二）办法的编制流程：专业部室对办法的制定需求进行调研起草初稿对初稿征求意见组织相关专业部室会签运营改善部审核专业部室领导签批专业部室编码、发布、培训报运营改善部备案执行单位将该办法纳入制度类“现行文件清单”、落实责任人责任人组织落实。（三）规定的编制流程：作业部对规定的制定需求进行调研起草初稿对初稿征求意见组织相关专业科室会签作业部领导签批作业部编码、发布报专业对口部室和运营改善部备案作业部培训作业部将该规定纳入制度类“现行文件清单”、落实责任人责任人组织落实。（四）对制度类文件编制需求进行调研时，各单位要了解有关国家规定、公司目前相关文件建设和执行情况、所要规范的业务内容及管理存在的差距，并借鉴先进企业的管理方法，填写制度类文件需求识别与征求意见表（见附件2）。（五）制度类文件编制时，应优化、设计出相应的管理流程，并以流程图的形式进行描述。（六）制度类文件的编制单位要在“总则”中确定文件适用单位（包括专业部室、作业部、作业区、班组）。（七）制度类文件的具体编制方法详见公司制度类文件管理制度。 第十二条 规程类文件的编制流程 （一）工艺技术规程编制流程：作业部组织收集有关资料（设计说明书、设备性能和技术参数等）起草初稿填写规程制、修订审批表（见附件四）编制人签字作业部专业及主管部长审核、签字相关部室专业审核、签字主管经理审核总公司主管领导审批总公司技术研究院编码技术质量部印刷、颁发。硅钢工艺技术规程编制流程：硅钢事业部组织收集有关资料（设计说明书、设备性能和技术参数等）起草初稿填写规程制、修订审批表（见附件四）编制人签字硅钢事业部专业及主管部长审核、签字相关部室专业审核、签字主管经理审批硅钢事业部编码、印刷、颁发。（二）岗位作业规程的编制流程：作业部（事业部）组织收集有关资料（设计说明书、设备性能和技术参数等）起草初稿填写规程制、修订审批表（见附件四）作业部（事业部）专业及主管部长审核专业部室会审公司主管经理审批技术质量部编码技术质量部（硅钢事业部）印刷、颁发。（三）操作要点的编制流程：技术质量部（硅钢事业部）收集有关资料（产品标准、用户需求等）起草初稿征求有关作业部意见技术质量部（硅钢事业部）主管领导审批技术质量部（硅钢事业部）编码、颁发、备案。（四）点检标准、给油脂标准的编制流程：作业部（事业部）组织收集有关资料（设计说明书、设备性能和技术参数等）起草初稿作业部（事业部）专业及主管部长审核专业部室会审公司主管经理审批设备部编码、印刷、下发。（五）规程类文件的具体编制方法详见公司规程管理制度。第十三条 标准类文件的编制流程（一）标准类文件的编制流程：技术质量部收集有关资料制定草案征求相关单位的意见对草案提出的指标进行分析对比和验证公司主管经理审批技术质量部编码、颁发、建档报总公司技术质量部和本地技术监督局备案。（二）标准类文件的具体编制方法详见公司产品标准化管理制度第十四条 支持类文件的编制流程（一）公司级支持类文件由专业部门组织起草，经主管经理签批后办公室编号、盖章，起草部门进行发布；部室、作业部级支持类文件起草后，经主管领导签批后发布。 （二）支持类文件的具体编制方法参见附件3。第十五条 文件的编制各阶段时限文件调研准备初稿征求意见会审签批印刷颁发制度1月1月5天1天7天/1天办法1月1月5天1天7天/1天规定/半月5天/7天/1天岗位、工艺规程1月1月5天3天7天1月1天操作要点1月1月2天1天1天/1天标准类文件1月1月7天3天5天/1天为了保证文件编制的时效性，对文件编制各阶段业务进度时限要求如下表：注：上表中的天数为实际工作日；在要求的最后时限内确实不能完成的，责任单位应与编制单位沟通，确定完成的最后期限；支持类文件应在满足专业管理要求的前提下，适时编制发布。第二节 文件的发放第十六条 工艺技术规程由规程负责单位逐级发放，岗位作业规程由规程编制单位统一发放；其它各类文件由文件编制单位负责发放；文件发放单位要确定发放范围（包括专业部室、作业部、作业区、班组）和发放数量。第十七条 文件发放程序（一）需要以文本形式发放时，文件发放单位根据发放数量编制发放编号，填写“文件发放回收记录”(见附件4)。文件领取人员要在“文件发放回收记录”上签认，保证文件发放到位。（二）需要以电子文件形式发放时，电子文件通过公司局域网进行发布，不需建立发放记录；以电子版发布的文件，需要转发到班组时，如果该班组不具备电脑办公条件，要以文本形式下发，并建立“文件发放回收记录”。第三节 文件的培训第十八条 制度类、规程类、标准类文件发布后，各相关单位领导或文件责任人在2周内组织完成对相关人员的培训，相关人员要熟知自己的职责和工作流程。第十九条 文件责任人的定义、职责（一）文件责任人是指各专业部室、作业部、作业区为了具体组织落实某个文件而确定的负责人。对于各专业部室牵头组织实施的文件，责任人要负责文件在全公司的组织落实；对于各专业部室配合组织实施的文件，责任人要负责该文件在本部门组织落实；对于各作业部、作业区的文件，责任人要负责该文件在本作业部、作业区的组织落实。（二）文件责任人的职责：带头学习文件、组织文件培训（填写“职工教育培训记录”见附件5）、组织文件的贯彻落实、检查文件的执行并对执行情况提出考核意见（填写“专业检查、考核记录”见附件6），为文件的持续性改进收集积累资料。第四节 文件的执行第二十条 各单位必须严格执行各类文件，各相关人员必须严格按文件规定的职责、标准、流程进行工作，对文件执行情况进行检查，并将检查情况填写在“专业检查、考核记录”中，记录要真实、全面，以作为检查、督导和明确责任的依据。第二十一条 各单位文件责任人要及时检查本单位有关人员执行情况；检查相关人员是否熟知自己的职责、工作标准、工作流程，是否严格执行规定；对文件执行中的重复性、区域性的问题，及时下发“纠正措施通知单”（见公司纠正与预防措施管理制度；对文件不完善的地方进行总结反馈，为文件的修订提供依据。第二十二条 文件执行中特殊情况的处理文件执行过程中，执行单位如果认为文件脱离实际难以落实，或因特殊情况确实不能按文件要求执行的，必须履行请示报批程序，经文件编制部门同意后方可灵活处理，并要对此过程存档备查。第五节 文件的修订、改版、废止第二十三条 文件的修订各专业部室每年一季度组织各单位对其制定的文件进行一次全面的评审。根据支持类文件实施过程中一些好的措施以及文件执行一年来所存在的问题、意见，对制度、规定、办法等文件进行修订完善；制度类文件修订前，文件负责人应在结合文件执行情况和文件执行单位的意见基础上填写制度类文件需求识别与征求意见表（见附件2）。对于试行的制度类文件在执行一年后，结合生产实际进行补充、完善；对于新编制的规程类文件在执行6个月后，结合生产实际进行补充、完善。当作为文件依据的国家法律法规、上级机关规章制度或公司的实际经营生产情况发生变化，导致文件个别条款不适宜时，有关部门要适时修