公司文件体系管理制度-Microsoft-Office-Word-文档
28页1、公司文件体系管理制度第一章 总则第一条 为加快建立公司简捷、高效、上下统一的管理体系,实现文件管理的系统化、流程化、电子化、标准化,促进公司管理水平的提高,特制定本制度。第二条 本制度明确了公司文件的涵盖范围、分类标准及管理原则,确保文件的适宜性和执行性,进一步夯实管理基础。第三条 本制度的适用单位为公司各专业部室、作业部。第二章 文件体系构成文件体系文 件现行文件清单制度类标准类支持类工艺技术规程岗位作业规程操作要点法规制度办法规定标准公文阶段性文件 第四条 文件体系包括文件和现行文件清单。规程类第五条 本制度所指文件包括制度类文件、规程类文件、标准类文件和支持类文件。(一)制度类文件包括:法规、制度、办法、规定。 法规是指与公司生产、经营、建设紧密相关的国家及地方法律法规。制度是指管辖范围涉及公司整体,规范人、财、物、信息等主要内容及重要业务程序的行为准则。办法是指各专业部室为了规范本部门业务而制定的专业管理要求。规定是指各作业部为落实上述制度、办法或为了更好地管理本单位业务,结合实际而制定的具体管理细则。(二)规程类文件包括:工艺技术规程、岗位作业规程、操作要点。工艺技术规程是指
2、根据产品质量要求和设备性能,对原燃材料进行加工的基本技术操作规定。岗位作业规程是指岗位人员进行生产作业的依据,点检标准及给油脂标准属于岗位作业规程范畴。操作要点是指为生产、研发特定产品而制定的工艺要求、操作方法。(三)标准类文件是指对产品规格、特性、质量和检验方法所作的技术规定。(四)支持类文件包括:公文、阶段性文件。公文是指在管理过程中形成的具有行政效力和规范体式的文书,包括决定、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等,会议纪要原则上有效期不超过一年。阶段性文件是指针对某一时期的阶段性工作而制定的文件,是对现行的制度类、规程类、标准类文件的补充完善,如计划、措施(包括技术通知单等文件)、工作安排、预案、方案、总结等。“预案”作为一种针对突发情况制订的文件应长期遵守(但应不断修订完善),其它的阶段性文件原则上有效期不超过一年。(五)另外,本制度所涉及的文件按来源又可分为内部文件和外来文件。内部文件是指公司制定的文件;外来文件是指来自国家机关、社会组织及股份公司或上级专业部门的有关文件。按与管理体系的关系又可分为体系内文件和体系外文件。体系内文件是指与管理体系有关的文件
3、,除此外为体系外文件。第六条 现行文件清单是现行有效的制度类、规程类、标准类文件目录的集合;支持类文件具有时效性的特点,故不纳入现行文件清单,但该类文件的发文单位应按照名称、时间顺序对该类型文件分门别类地进行归类整理。第三章 职责分工第七条 技术质量部作为公司文件管理的归口部门,负责组织公司相关单位对公司的体系文件进行设计、落实、完善;负责规程类文件、标准类文件的归口管理;负责体系内现行文件清单的管理,每季度清理、发布公司级体系现行文件清单。第八条 运营改善部具体负责制度类文件的管理;负责组织各单位及时对制度类文件进行策划、制定、培训、执行、修订完善;每季度清理、发布制度类的现行文件清单;负责组织收集涉及与公司生产、经营、建设密切相关的国家及地方法规,并组织发布、实施。第九条 办公室负责支持类文件中公文的管理,对制度及支持类文件进行统一编码,负责外来文件的管理。专业部室负责本专业外来文件的管理;指定专人管理本部门的文件。作业部综合办公室负责阶段性文件管理,同时归口管理本单位的文件。第十条 各作业区依据作业部的现行文件清单,确定本作业区的现行文件清单,清单中的责任人负责本单位文件的执行、
4、检查。第四章 文件的管理第一节 文件的编制第十一条 制度类文件的编制流程(一)专业部室对制度的制定需求进行调研起草初稿对初稿征求意见组织相关专业部室会审、会签运营改善部审核公司主管经理签批办公室编码、盖章专业部室发布、培训报运营改善部备案执行单位将该制度纳入制度类“现行文件清单”、落实责任人责任人组织落实(编码要求见附件1,下同)。(二)办法的编制流程:专业部室对办法的制定需求进行调研起草初稿对初稿征求意见组织相关专业部室会签运营改善部审核专业部室领导签批专业部室编码、发布、培训报运营改善部备案执行单位将该办法纳入制度类“现行文件清单”、落实责任人责任人组织落实。(三)规定的编制流程:作业部对规定的制定需求进行调研起草初稿对初稿征求意见组织相关专业科室会签作业部领导签批作业部编码、发布报专业对口部室和运营改善部备案作业部培训作业部将该规定纳入制度类“现行文件清单”、落实责任人责任人组织落实。(四)对制度类文件编制需求进行调研时,各单位要了解有关国家规定、公司目前相关文件建设和执行情况、所要规范的业务内容及管理存在的差距,并借鉴先进企业的管理方法,填写制度类文件需求识别与征求意见表(见附
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