公司档案管理规定集训
东莞培训网 www.bz01.com 公司档案管理规定集训修订日期修订单号修订内容摘要页次版次修订审核批准2011/03/30/系统文件新制定4A/0/更多免费资料下载请进：http:/bbs.bz01.com好好学习社区批准：审核：编制：公司档案管理规定目的 规范档案的编号、分类、整理及借阅工作。2.适用范围 适用于公司各类档案的管理。3.职责3.1由总经理审批档案的借阅申请及清单。3.2行政人事部经理监督管理的实施工作。3.3行政人事部资料内勤员负责对档案文件的分类、登记、编号、保存等管理工作。4.工作规定4.1档案的编号4.1.1公司编号为公司英文缩写；4.1.2部门编号：a) 行政人事部 编号为：BG；b) 客户服务部 编号为：KH；c) 企划部 编号为：QH；d) 物业管理部 编号为：WG；e) 协管部 编号为：XG；f) 经营发展部 编号为：JY；g) 卖场服务中心 编号为： MC；h) 品质管理部 编号为：PZ；i) 工程管理部 编号为：GC；4.1.3年份编号：引用年份2000、2001、2002。4.1.4档案顺序号：采用阿拉伯数字取3位有效数字001、002、003。4.1.5档案编号举例： 档案编号类别编号部门/服务中心编号物业管理公司编号档案的分类 必须按档案分类项目进行档案的整理和归档。4.2.1区分全宗，按物业管理的组织机构划分，全宗可分为以下几类：a) 行政、人事类；b) 财务类；c) 公共事务类；d) 保洁类；e) 园林绿化类；f) 工程维修类；g) 经营类；h) 品质类；i) 客户服务档案4.2.2 全宗档案的分类：要从档案形成的特点和规律出发，符合档案形成的实际情况，保持档案之间的历史联系，它应具有思想性、科学性、排它性和伸缩性。根据物业管理的特性，我们采用组织机构问题分类法，如： 收文类 合同类a) 行政人事部 员工人事档案 图纸类后勤类 收文类 b) 财务部 发文类报表类账册类凭证类合同类 工程图纸类 合同类 收文类c） 服务中心 发文类 业主档案类 维修类 投诉类 回访类 有偿服务与多种经营类 计划总结类4.3 立卷与编制目录4.3.1 立卷：就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成卷。资料内勤员按以上分类方法，用档案盒（或文件夹）将档案分别立卷：a) 根据档案（或文件夹）的规格准备相应的档案标贴纸；b) 在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如：公司行政人事部收文：-B·R-收文；公司财务部报表：-C·W-报表；物业服务中心管理组业主档案：-G·L-业主档案。c) 将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（或文件夹）左侧立面距顶部3CM位置处，并排列在档案柜中； d) 将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放在相应档案盒（或文件夹）内。4.3.2编制目录：a) 资料员在档案盒内首页位置准备活页“档案目录”；b) 每一份档案在归档时，均需将该份档案登记在“档案目录”（内容包括：序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注项目）中，以便查阅。4.3.3正式归档材料一般指已经处理完毕的材料。对归类界限不明确的材料，可根据材料与类目的密切程度进行归类。4.4档案的保管期限4.4.1档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种，确定档案材料的保管年限。一般档案分为永久保管、长期保管（15年以上）、中期保管（515年）、短期保管（5年以下等）。4.4.2各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业规程，对档案的保存价值进行鉴定及标注。 4.5档案的保管4.5.1档案保管的工作任务是：a) 便于查阅；b) 保证档案的安全；c) 防止档案的损坏；d) 采取修复技术、延长档案寿命。4.5.2 档案的保管程序：a) 各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后，移交给资料内勤员；b) 资料内勤员将该资料登记在“档案目录”中，归入相应案卷并统一编号；c) 资料内勤员定期将“档案目录”输入电脑，以便查询；d) 档案原则上保管原件。4.5.3档案应集中指定地点保存，并按类上架进柜，注意防盗、防火、防潮、防虫、防泄密等事件的发生，要经常对档案材料进行检查。发现异常或被盗，丢失等情况，及时向领导反映，妥善处理。如系人为造成，要追究有关人员的责任。4.5.4各部门/服务中心代表公司参加各种会议带回的文件，均不得自行保管和销毁，必须向行政人事部移交，实行统一管理。4.5.5档案工作应统一领导，分级管理。公司行政人事部负责公司的主体档案，对各职能部门的档案管理工作进行指导和检查，各职能部门分层管理本部门的档案工作。4.5.6公司行政人事部应保存的基本材料有：会议记录、上下行文、政府文件、工作计划、总结、报告、规章制度、物业管理委托合同、物业管理各项分承包合同、协议。 4.6档案的密级 4.6.1 档案的密级分为三级：绝密、机密、普通：a)绝密档案包括：员工人事档案、合同、业主档案，公司重大经营、管理、决策形成的档案，财务类档案及其它属绝密的档案；b) 机密档案包括：ISO9000质量体系文件、重要的会议记录（纪要）、公司收发文件（通知、通告除外）、工程图纸、维修、回访记录、计划总结和其它属机密的档案；c) 普通档案包括：公司的通知、通告等普通性文件。4.7档案的查询权限4.7.1总经理可查阅公司所有的档案。4.7.2副总经理可查阅分管部门工作的档案。4.7.3部门负责人可查阅该部门所有档案。4.7.4其他人员根据审批查阅有关档案。4.8档案的查阅/借阅/复制4.8.1查阅/借阅/复制人到档案室在“文件查阅/借阅/复制登记表”中登记。查阅/借阅/复制档案须认真办理登记手续，保证按时归档。4.8.2档案管理人员审核其查（借）阅资格：a) 权限内（经授权/审批）的按正常手续办理；b) 权限外的，资料员开具“档案借阅/复制审批表”给查阅人办理审批手续：属部门（财务类外）的档案，由部门负责人审批；属服务中心的档案，由服务中心经理审批；属公司的档案，由分管副总经理审批；财务类的档案由总经理审批。4.9在档案归还日期前，资料内勤员应督促借阅人将档案完好交还档案室。4.10须复制档案的，绝密档案报总经理审批；机密档案由分管副总经理审批；普通档案由部门负责人审批。4.11档案的销毁4.11.1超过保管期限的，由资料内勤员依据档案的保管期限，每年编制销毁计划及清单，报行政人事部主任审批。4.11.2行政人事部主任审核无误，后报分管副总经理审批。4.11.3分管副总经理审批同意后由行政人事部、人力资源部指定3名监销人员（行政人事部主任、人力资源部经理、资料内勤员）将超过保存期限的档案销毁。4.11.4监销人员确认销毁文件无误签字后，选择安全地点销毁档案。
