公司档案管理规定集训
6页1、东莞培训网 公司档案管理规定集训修订日期修订单号修订内容摘要页次版次修订审核批准2011/03/30/系统文件新制定4A/0/更多免费资料下载请进:http:/好好学习社区批准:审核:编制:公司档案管理规定目的 规范档案的编号、分类、整理及借阅工作。2.适用范围 适用于公司各类档案的管理。3.职责3.1由总经理审批档案的借阅申请及清单。3.2行政人事部经理监督管理的实施工作。3.3行政人事部资料内勤员负责对档案文件的分类、登记、编号、保存等管理工作。4.工作规定4.1档案的编号4.1.1公司编号为公司英文缩写;4.1.2部门编号:a) 行政人事部 编号为:BG;b) 客户服务部 编号为:KH;c) 企划部 编号为:QH;d) 物业管理部 编号为:WG;e) 协管部 编号为:XG;f) 经营发展部 编号为:JY;g) 卖场服务中心 编号为: MC;h) 品质管理部 编号为:PZ;i) 工程管理部 编号为:GC;4.1.3年份编号:引用年份2000、2001、2002。4.1.4档案顺序号:采用阿拉伯数字取3位有效数字001、002、003。4.1.5档案编号举例: 档案编号类别编号部门
2、/服务中心编号物业管理公司编号档案的分类 必须按档案分类项目进行档案的整理和归档。4.2.1区分全宗,按物业管理的组织机构划分,全宗可分为以下几类:a) 行政、人事类;b) 财务类;c) 公共事务类;d) 保洁类;e) 园林绿化类;f) 工程维修类;g) 经营类;h) 品质类;i) 客户服务档案4.2.2 全宗档案的分类:要从档案形成的特点和规律出发,符合档案形成的实际情况,保持档案之间的历史联系,它应具有思想性、科学性、排它性和伸缩性。根据物业管理的特性,我们采用组织机构问题分类法,如: 收文类 合同类a) 行政人事部 员工人事档案 图纸类后勤类 收文类 b) 财务部 发文类报表类账册类凭证类合同类 工程图纸类 合同类 收文类c) 服务中心 发文类 业主档案类 维修类 投诉类 回访类 有偿服务与多种经营类 计划总结类4.3 立卷与编制目录4.3.1 立卷:就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成卷。资料内勤员按以上分类方法,用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷:a) 根据档案(或文件夹)的规格准备相应的档案标贴纸;b) 在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般
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