中石油内控制度-一般物资采购.doc

般物资采购业务 一般物资采购业务流程1. 目标 通过规范一般物资采购业务流程，确保采购业务按规定程序和适当授权进行，实现预期目标；确保采购与付款业务及其相关会计账目的核算真实、完整、规范，防止差错和舞弊；保证账实相符，财务会计报告合理揭示采购业务享有的折扣、折让；保证采购业务及其代理债务等符合国家有关法律法规和集团公司的管理规定2. 风险 由于一般物资采购业务流程设计不合理或控制不当，可能导致采购物资及价格偏离目标要求，或上当受骗，出现舞弊和差错；可能导致会计核算多记、错记、漏记物资采购成本和应付账款以及其他应计负债，造成核算和反映不真实、不完整、不规范；可能导致采购业务处理违反国家有关规定而受到行政处罚或法律制裁 3. 业务流程步骤与控制点3.1 提出物资需用申请和编制请购计划3.1.1 需用单位 需用单位是指企业需要使用该物资的单位或部门根据生产经营、建设需要和预算，提出物资需用申请申请应明确所需物资的名称、规格、数量、技术质量标准与要求、交货时间等，经单位、部门领导审核后传/送有关技术和管理部门审核★3.1.2 有关技术和管理部门根据生产经营预算或实际情况对物资需用申请的必要性、及时性进行审核，并将核准的物资需用申请传/送仓储部门。

★3.1.3 仓储部门根据物资储备定额平衡库存后，提出意见并交有关管理部门编制物资请购计划，经部门领导审核后传/送采购部门3.2 编制/录入、审定采购实施方案/订单3.2.1 采购部门根据物资请购计划编制/录入物资采购实施方案/订单，明确采购物资的具体数量、质量要求、交货期、采购及付款方式等，报部门领导签字后传/送财会部门审核★3.2.2 经财会部门审核的采购实施方案/订单，属预算内且金额较少的一般正常采购即可启动采购程序，虽属预算内但金额较大或特殊采购必须报经分管业务的领导和总会计师 未设置总会计师的单位应为分管财务的领导共同审批后方可启动采购程序预算没有安排的应急物资，应将请购计划及审核部门的意见一并报送企业主要领导审批对金额重大（即对当年物资采购预算产生重大影响）的预算外采购业务，必须报企业办公会研究决定★3.2.3 采购部门依据经审定的采购实施方案/订单向财会部门申请采购资金，编制资金计划需要选择确定采购价格及供应商的，执行相关程序3.3 选择确定采购价格及供应商3.3.1 采购部门依据批准的物资采购实施订单和资金计划，通过询比价、招标、网上采购和公开采购信息等公平、透明的方式，并按集团公司物资采购的有关规定提出选择、确定采购价格和供应商的初步意见和方案，经部门领导审核后报授权领导审定。

★3.3.2 需与供应商就价格、付款方式或供货质量及要求等进行谈判确定的，由采购、财会及相关技术部门等人员组成谈判组，提出初步意见，报授权领导审定后由采购部门牵头谈判★3.3.3 授权领导审定物资采购的价格和供应商的选择方案大宗和重大的选择方案，应报企业办公会审定对集团公司要求实施统一采购的大宗或进口物资，应按集团公司的相关规定办理属招标采购范围的，应组织招标采购3.4 签订采购合同★3.4.1 大宗、批量或比较重要的物资采购必须签订采购合同合同文本由采购部门拟订，传/送财会、法律或技术等有关部门/岗位审核★3.4.2 财会、法律或技术等部门/岗位依据职责权限对合同有关条款进行认真审核，提出修改意见交拟订部门修改合同文本★3.4.3 分管业务的领导和总会计师审定合同，交授权人员签订合同3.4.4 企业将授权贸易人员和签约人员向贸易对手备案★3.4.5 采购合同需要变更或提前终止时，应报原审批领导同意重大合同需报企业办公会研究同意3.5 跟踪监督合同执行★3.5.1 采购部门采购人员、合同管理人员及有关部门在合同签订后，应当跟踪并监督合同的执行。

3.5.1.1 物资采购、技术、设计等部门和需用部门对长周期关键重要设备、材料实行过程监造，确定监造方式，编制监造大纲，签订监造协议，落实监造责任人3.5.1.2 采购人员按照采购合同中确定的制造周期、交货时间、工程项目网络进度计划落实催交催运措施，监督合同按期执行3.6 采购物资验收入库 ★3.6.1 质检部门对到货物资进行质量检验，出具质量检验报告书传/送给采购、仓储部门★3.6.2 采购部门编制/录入物资入库单或系统自动生成入库单(入库单应连续编号)，仓储部门对到货物资进行外观和数量检验审核入库单，对符合合同要求的合格物资办理验收入库手续，并将入库验收单传/送给财会部门和采购部门分别审核编制入账(对未取得购货发票，财会部门应编制录入暂估入账会计凭证，待购货发票收到后经有关人员复核再作调整处理)，经会计主管复核后过账；对检验不符合合同要求的物资，不得办理入库手续★3.6.3 不合格物资由采购部门办理退货索赔事宜或提出折让方案，报授权部门或人员审批后进行处理3.7 发票校验、货款支付及核算记账★3.7.1 财会部门对购货增值税发票进行校验认证（录入金税系统或到税务部门现场认证），未能通过发票认证的必须退回重新开具。

将校验审核后的发票、采购合同、货物入库验收单等信息录入系统中生成会计凭证或编制/录入会计凭证，经会计主管复核后过账3.7.2 采购部门根据采购合同规定的货款支付方式及合同执行情况，提出采购资金支付申请，填制付款申请单并附采购合同、验收单据等付款依据，经采购部门领导审核签字后传/送到财会部门办理货款支付和结算手续★3.7.3 财会部门收到采购部门的货款支付申请，首先要对采购合同、购货发票、货物入库验收单等进行审核，同时对应付、预付账款和分期付款等付款约定，以及采购享有的折扣和折让等进行审核，在审核确认无违反合同、程序和其他问题的情况下，编制/录入付款会计凭证和填制银行付款单据，经会计主管复核、财会部门负责人审核签字后付款入账若需提前付款、更改合同约定条件的以及金额较大的，按规定权限报批★3.7.4 月末财会部门与采购部门对采购预付款、备用金以及未结算的货款进行核对，发现问题及时报告并查明原因和处理享有采购折扣或折让的，应在会计报表中恰当披露★3.7.5 季末或半年末，仓储部门和有关资产管理部门必须对存货等实物资产进行盘点财会部门应当派人监督盘点★3.7.6 企业财会和采购部门应定期与客户核对确认应付、预付账款，发现问题及时查明原因和处理。

3.8 清理、关门合同3.8.1 合同执行完毕后，采购部门应对合同执行情况进行清理、关门，并建立客户信用档案3.8.2 采购部门将合同清理和客户信用情况反馈给财会部门一般物资采购业务流程表业务流程及控制点权重控制风险说明不相容职务／岗位授权及要求3.1 提出物资需用申请和编制请购计划3.1.1 需用单位根据生产经营、建设需要和预算，提出物资需用申请申请应明确所需物资的名称、规格、数量、技术质量标准与要求、交货时间等，经单位、部门领导审核后传/送有关技术和管理部门审核★3.1.2 有关技术和管理部门根据生产经营预算或实际情况对物资需用申请的必要性、及时性进行审核，并将核准的物资需用申请传传/送仓储部门★3.1.3 仓储部门根据物资储备定额平衡库存后，提出意见并交有关管理部门编制物资请购计划，经部门领导审核后传/送采购部门3.2 编制/录入、审定采购实施方案/订单3.2.1采购部门根据物资请购计划编制/录入物资采购实施方案/订单，明确采购物资的具体数量、质量要求、交货期、采购及付款方式等，报部门领导签字后传/送财会部门审核★3.2.2 经财会部门审核的采购实施方案/订单，属预算内且金额较少的一般正常采购即可启动采购程序，虽属预算内但金额较大或特殊采购必须报经分管业务的领导和总会计师共同审批后方可启动采购程序。

预算没有安排的应急物资，应将请购计划及审核部门的意见一并报送企业主要领导审批对金额重大（即对当年物资采购预算产生重大影响）的预算外采购业务，必须报企业办公会研究决定★3.2.3 采购部门依据经审定的采购实施方案/订单向财会部门申请采购资金，编制资金计划需要选择确定采购价格及供应商的，执行相关程序3.3 选择确定采购价格及供应商3.3.1 采购部门依据批准的物资采购实施订单和资金计划，通过询比价、招标、网上采购和公开采购信息等公平、透明的方式，并按集团公司物资采购的有关规定提出选择、确定采购价格和供应商的初步意见和方案，经部门领导审核后报授权领导审定★3.3.2 需与供应商就价格、付款方式或供货质量及要求等进行谈判确定的，由采购、财会及相关技术部门等人员组成谈判组，提出初步意见，报授权领导审定后由采购部门牵头谈判★3.3.3 授权领导审定物资采购的价格和供应商的选择方案大宗和重大的选择方案，应报企业办公会审定对集团公司要求实施统一采购的大宗或进口物资，应按集团公司的相关规定办理属招标采购范围的，应组织招标采购3.4 签订采购合同★3.4.1 大宗、批量或比较重要的物资采购必须签订采购合同。

合同文本由采购部门拟订，传/送财会、法律或技术等有关部门/岗位审核★3.4.2 财会、法律或技术等部门/岗位依据职责权限对合同有关条款进行认真审核，提出修改意见交拟订部门修改合同文本★3.4.3 分管业务的领导和总会计师审定合同，交授权人员签订合同3.4.4 企业将授权贸易人员和签约人员向贸易对手备案★3.4.5 采购合同需要变更或提前终止时，应报原审批领导同意重大合同需报企业办公会研究同意3.5 跟踪监督合同执行★3.5.1 采购部门采购人员、合同管理人员及有关部门在合同签订后，应当跟踪并监督合同的执行3.5.1.1物资采购、技术、设计等部门和需用部门对长周期关键重要设备、材料实行过程监造，确定监造方式，编制监造大纲，签订监造协议，落实监造责任人3.5.1.2 采购人员按照采购合同中确定的制造周期、交货时间、工程项目网络进度计划落实催交催运措施，监督合同按期执行3.6 采购物资验收入库 ★3.6.1 质检部门对到货物资进行质量检验，出具质量检验报告书传/送给采购、仓储部门★3.6.2 采购部门编制/录入物资入库单或系统自动生成入库单(入库单应连续编号)，仓储部门对到货物资进行外观和数量检验审核入库单，对符合合同要求的合格物资办理验收入库手续，并将入库验收单传/送给财会部门和采购部门分别审核编制入账(对未取得购货发票，财会部门应编制录入暂估入账会计凭证，待购货发票收到后经有关人员复核再作调整处理)，经会计主管复核后过账；对检验不符合合同要求的物资，不得办理入库手续。

★3.6.3 不合格物资由采购部门办理退货索赔事宜或提出折让方案，报授权部门或人员审批后进行处理3.7 发票校验、货款支付及核算记账★3.7.1 财会部门对购货增值税发票进行校验认证（录入金税系统或到税务部门现场认证），未能通过认证的必须退回重新开具将校验审核后的发票、采购合同、货物入库验收单等信息录入系统中生成会计凭证或编制/录入会计凭证，经会计主管复核后过账3.7.2 采购部门根据采购合同规定的货款支付方式及合同执行情况，提出采购资金支付申请，填制付款申请单并附采购合同、验收单据等付款依据，经采购部门领导审核签字后传/送到财会部门办理货款支付和结算手续★3.7.3 财会部门收到采购部门的货款支付申请，首先要对采购合同、购货发票、货物入库验收单等进行审核，同时对应付、预付账款。