档案管理系统.doc

神州数码档案管理系统解决方案一、系统结构与应用结构1 系统结构l 系统采用Lotus Domino作为系统及数据库平台l 用户使用公司的Notes办公自动化平台作为客户端与管理端l 使用公司已有的办公自动化系统用户权限作为系统的权限控制2 应用结构l 系统设置档案条目库、权限结构库、卷宗库、借阅管理库、档案目录库、系统配置、档案库等几种功能模块l 用户在档案条目库中创建档案条目l 通过已在档案目录库中定义好的档案目录，设定档案的分级目录l 通过卷宗库选择档案放置的卷宗，如果无卷宗，则需对卷宗库进行维护l 通过设定档案的权限，从档案权限库中得到此档案的阅读者权限l 完成档案条目信息填写后，根据系统配置中指定的目标档案库，将档案的附件存放在目标档案库中l 用户借阅通过借阅管理库，进行档案借阅审批3 档案管理系统功能大类需求描述目录管理1、 目录由公司档案管理员创建2、 目录修改必须在无相关文档时才可进行或批量更新相关档案后才可操作（后期做）3、 删除必须在无相关文档时才可进行档案类型管理（目的由类型决定是否立卷）1、 类型由公司档案管理员创建2、 类型修改必须在无相关文档时才可进行或批量更新相关档案后才可操作3、 删除必须在无相关文档时才可进行创建表单维护类型（类型名、创建年限、创建人、是否建立卷宗（文件）（必须创建卷宗）/实物（音像）实物/照片/实物证书……实物＋电子（相同）实物＋电子（不同）电子（文件）档案录入及归档1、 档案可由各级档案管理员直接录入，也可由员工投档或从公司知识库中投档产生。

必须选择档案类型（以便根据类型决定是否创建卷宗）暂时不做）2、 档案条目需具备关键字段描述以反映档案的主要内容，并便于档案的查询及定位3、 归档内容不能更改4、 投档后由所属本部级档案管理员负责审批并填写必要的归档字段后归档，按三级目录+年度的方式按类型不同决定是否立卷，如需要立卷的文档归档时必须已有相应卷宗，如无卷宗需新建才可实现归档功能，并只能放入未满卷宗并要求档案管理员具有管理权限的卷宗，即录入时自动过滤已滿卷宗及无管理权限的卷宗5、 关键字段必填才能审核通过本部及以上级别档案管理员只具有审批归档资格，不具有创建档案权限（此点由档案管理规定来实现）针对档案实现状态管理1、 文件状态（新建）2、 审批状态3、 归档4、 借出状态（电子无基础）5、 销毁状态跟踪档案的创建访问记录及时间（按服务器时钟管理）卷宗管理（由档案类型决定是否归入卷宗）1、 档案卷宗可由各级档案管理员创建2、 卷宗修改必须在无相关文档时才可进行或批量更新相关档案后才可操作3、 删除必须在无相关文档时才可进行4、 如卷宗下文档完全销毁，则标记该卷宗为销毁5、 卷宗按照三级分类+年限的规则创建6、 卷宗权限为包含关系，即本部档案管理员具有相应下级事业部的卷宗管理权限权限管理1、 档案管理员权限（公司级、本部级、事业部级）；密级为机密不能设定为公共级。

2、 各本部及各事业部之间的档案内容、档案条目、以及卷宗实现隔离，但是公司档案管理员在查询或查看时可以提到公司所有档案内容3、 在公司组织结构发生变化或业务调整时时，能够调整系统的权限结构，更新相关档案权限，并同时批量修改档案物理位置，保证档案的利用4、 可以实现权限分配的批处理修改相关档案的权限更改档案移交（权限不变情况下）档案可实现以下移动方式：1、跨档案室的单一及批量移交查询管理1、 具有高级搜索选型功能，档案管理员可轻松实现匹配查询2、 查询根据权限控制表显示相应文档借阅管理1、 跨事业部借阅管理2、 跨本部借阅管理3、 记录借阅信息状态并反映到相应条目（实物类）销毁功能1、 电子无销毁2、 实物销毁更新相应卷宗及相关文档标识打印功能4、 系统可打印以下表格(具体见档案管理实施细则中的附件)：表1、归档文件封面（卷宗封面）表2、卷内文件目录表3、卷内备考表表5、档案销毁清册表6、档案移交清单系统维护1、 档案管理员维护2、 权限维护3、 卷宗维护4、 目录维护性能要求1、 条目（自动作为查询目录了）与附件分开存储2、 考虑后期平台拓展3、 考虑后期的数据库移植二、权限结构库1 数据库描述功能：保存系统管理权限信息。

角色：公司档案管理员权限：管理者——公司档案管理员作者——本部档案管理员、事业部档案管理员读者——default2 维护流程3 表单1. 本部信息表a) 表单本部信息表本部名称：　本部长：　本部档案管理员：本部群组名称：　主管总裁：b) 权限创建：公司档案管理员修改：公司档案管理员、本部档案管理员删除：公司档案管理员说明：公司档案管理员创建完成本部信息后，必须指定本部档案管理员，指定后，由本部档案管理员对内容进行维护c) 描述字段名称类型值产生流程权限其他本部名称字符填写1公司档案管理员创建必填本部长姓名选择、可多值2本部档案管理员维护必填本部档案管理员姓名选择、可多值1公司档案管理员维护公司档案管理员必填本部群组名称群组从通讯录选择本部档案管理员主管总裁姓名选择、可多值本部档案管理员2. 事业部信息表a) 表单事业部维护表本部名称：　本部长：　本部档案管理员：事业部名称：　事业部总经理：　事业部档案管理员：事业部群组名称：　本部群组名称：　总裁：b) 权限创建：本部档案管理员修改：事业部档案管理员删除：本部档案管理员说明：本部档案管理员创建完成事业部信息后，必须指定事业部档案管理员，指定后，由事业部档案管理员对内容进行维护。

c) 描述字段名称类型值产生流程权限其他本部名称字符选择3本部档案管理员选择必填本部长姓名3必填本部档案管理员姓名公司档案管理员必填本部群组名称群组主管总裁姓名事业部名称事业部总经理事业部档案管理员事业部群组名称3. 操作l 创建本部信息l 创建事业部信息l 编辑l 删除4 权限分配规则　条目查询档案阅读卷宗管理IV同档案阅读权限事业部员工、本部长、总裁、本部档案管理员、本事业部档案管理员本部档案管理员、所有事业部档案管理员III同档案阅读权限事业部总经理、本部长、总裁、本部档案管理员、本事业部档案管理员本部档案管理员、所有事业部档案管理员II同档案阅读权限本部长、总裁、本部管理员本部档案管理员、所有事业部档案管理员I总裁总裁本部档案管理员、所有事业部档案管理员三、档案目录库1 数据库描述功能：保存档案目录结构信息角色：公司档案管理员权限：管理者——公司档案管理员作者——公司档案管理员读者——default2 表单1. 权限档案条目管理只能由公司档案管理员创建、编辑、删除，其他人员只有阅读权限2. 内容l 用户按级别维护目录l 在维护下一级目录时，需要先选择上一级目录l 目录编号按目录编码规则完成，用户自行填写。

一级目录信息一级目录名称：一级目录编号：二级目录信息一级目录名称：一级目录编号：二级目录名称：二级目录编号：三级目录信息一级目录名称：一级目录编号：二级目录名称：二级目录编号：三级目录名称：三级目录编号：3. 操作l 创建一级目录l 创建二级目录l 创建三级目录l 删除l 编辑四、档案条目库1 数据库描述功能：保存档案条目信息角色：公司档案管理员权限：管理者——公司档案管理员作者——default读者——default2 档案投档1. 流程：员工创建档案文件——>事业部档案管理员归档2. 内容：l 普通员工创建投档文档，填写内容（红色部分）：档案条目档案编号页数　1文件号文件名称1备注1目录产生日期1产生部门1保存期限　权限归档部门承办人　特殊权限是否存档密级　项目档案信息（如是项目或合同填写以下信息）客户名称1归属地1项目名称1金额1项目周期1结项日期1服务期1档案文件档案类型1附件1档案库信息创建人创建日期归档日期审批信息审批人：2审批时间：2l 提交事业部档案管理员归档3. 操作：l 创建档案l 编辑l 删除3 档案归档1. 内容：l 档案管理员创建档案流程：l 创建档案时，选择档案一级目录、二级目录、三级目录、卷宗。

l 如果从卷宗库中选择已存在的卷宗，则自动产生卷宗中已有的分类，并根据已有的卷宗号和同一卷宗号中的文件号，自动形成完整的档案号l 如果没有卷宗，则需先维护卷宗库中的卷宗内容，然后创建档案l 在文件加入档案库时，如果不选择卷宗，只选择档案分类，可作为文件放置l 档案在系统中需填写以下内容，形成档案条目档案条目档案编号页数文件号文件名称备注目录卷宗名称卷宗编号：产生日期产生部门保存期限权限　归档部门承办人特殊权限是否存档密级　项目档案信息（如是项目或合同填写以下信息）客户名称归属地　项目名称　金额项目周期　结项日期　服务期档案文件档案类型附件档案库信息创建人创建日期归档日期4 档案编码规范一位　　　三位　　两位　　两位　　　一位　　 四位　　　三位 360 20 0 10 3 AⅡ一级目录　　　　　　　年度 年限 级别 卷序号 文件序号二级目录三级目录 　　　　　　　　　　　　　　　案卷号档案编号一级目录编码按 A/B/C/D……编码，按选择的目录名称自动生成 二级目录编码三位数字，按选择的目录名称自动生成三级目录编码两位数字，按选择的目录名称自动生成。

年度编码两位数字，系统自动生成年限编码一位罗马数字，对应关系如下：5年　 Ⅰ10年　 Ⅱ15年　　Ⅲ30年　　Ⅳ永久　 Ⅴ级别编码（权限）按权限级别选择卷序号编码当系统组卷时，根据原有序号，自动排序号。