两种Word中更新数据方法.docx

两种Word中更新数据方法在办公操作中，常常遇到这种情况，文档已经输入完成时，某一个数值发生了变化，要将文档中所有相同的数值也要进行改变这时，我们虽然可以执行"编辑/替换";命令，将数值进行更新但这种办法效率较低，且属于事后补救则有没有什么办法，可以让Word文档中某一数值发生变化后，其它相同数值自动进行改变呢？在日常办公操作中，笔者总结出如下两种办法　　一、定义书签法　　将相关的数值及文字〔如"利润比上年同期增长70%";等〕输入到Word文档中，然后选中这一特定字符串，执行"插入/书签";命令，翻开"书签";对话框〔如图1〕，输入一个便于理解的名称〔如"替换百分比";〕，然后按下"添加";键，这个对话框就自动关闭了 图1　　以后需要输入该词条时，执行"插入/引用/交叉引用";命令，翻开"交叉引用";对话框，按"引用类型";右侧的下拉按钮，选择"书签";选项，然后在下方列表当选择需要的书签名称，并确定"引用内容";为"书签文字";，最后单击"插入";按钮即可〔如图2〕 图2　　执行完这些操作后，如果要对相关数值进行修改，如改为"利润比上年同期增长70%";我们只需在原始数据〔也就是定义成书签的那个数据〕上修改，然后按"Ctrl+A";组合键选中全文，再按一下F9功能键，后面相同的数值也会做出应的更改，更加方便、准确、高效。

　　二、选择性粘贴法　　将需要的特定字符〔如"利润比上年同期增长70%";等〕输入到Word文档中，然后选中这一特定字符，执行"复制";操作再将光标定在需要再次输入此词条的位置上，执行"编辑/选择性粘贴";命令，翻开"选择性粘贴";对话框，选中其中的"粘贴为链接";选项〔其它选项不需要更改〕，确定返回就行了重复执行此操作，直到将所有的相关数值及文字输入完成〔如图3〕 图3　　以后按照办法一的操作步骤，就可以更新数据了！　　小提示：这两种方式支持对原始数据进行删除、数据更改，如果要在原始数据上面添加文字或者数据，那可就不行了两种Word中更新数据办法。