《收发文管理系统规定》.pdf

文档收发文管理规定（试行）1 总则1.1 为加强公司的收发文管理工作，提高收文处理的速度和确保收发文处理的规范性，特制定本管理规定1.2 本规定适用于公司及各直属部门2 定义2.1 本规定中的收文管理是指对收到的公文进行处理，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办及反馈等程序2.2 本规定中的内部来文是指收到公司范围内的文件内部收文内容包括：内部文件、各类报表、计划总结、专项业务审核单等2.3 本规定中的外部来文是指收到公司范围外部的文件外部收文内容包括：外部文件、函件等2.4 本规定中的发文管理是指包括文件的草拟、审核、签发（会签）、复核、用印、分发、文件整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作文件是指公司在经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式的文件等3 职责3.1 行政部为收发文管理的归口管理部门，负责收发文管理工作3.2 行政部对各部门收发文管理的规范性予以监督检查3.3 各部门在收到交办的来文后应当及时办理，不得延误，推诿，原则在2 个工作日内完成对来文的处理3.4 各业务部门负责文件的起草，应坚持“实事求是，精简高效”的原则，确保文件的格式规范、用词准确4 收文管理4.1 文件的拟办和批办4.1.1 签收登记4.1.1.1内、外来文均由行政部负责签收登记；并由行政部填制信息批阅单，注明收文日期、收文编号、发文单位、公文名称等。

文档4.1.2 收文编号4.1.2.1其他来源的收文按 外【收文年份】流水号 编号4.1.2.2内部文件按 文件来源部门简称【收文年份】流水号编号4.1.3 拟办和批办4.1.3.1文件由行政部按规定拟定信息说明及处理建议，按先部门后领导的顺序进行公文处理4.2 文件的承办4.2.1 凡需要承办的来文，行政部须在当天将文件流转给承办部门或分管领导4.2.2 承办部门相关人员和分管领导应该对来文认真审阅，并须签署明确意见、建议及姓名和日期；行政部应该将这些意见或建议及时呈送对该来文所涉事项有决定权的公司领导，并由该领导签署具体意见、建议或决定4.2.3 承办部门一般要在二个工作日内完成来文处理；特殊情况确有困难的， 承办部门应及时与行政部及信息报送部门进行沟通说明4.2.4 对不需要承办、也不需要传阅的公文由行政部作存查处理4.2.5 文件的催办4.2.6.1送领导或者交承办部门处理的来文， 行政部要负责催办， 做到紧急来文跟踪催办，重要来文重点催办，一般来文定期催办4.2.6.2对在规定时间内没有及时处理，同时没有特殊困难原因的承办部门，由办公室予以记录，做为部门月度考核内容之一4.3 反馈和办复4.3.1若行使决定权的公司领导另行指示或授权相关部门或公司领导跟踪、落实或处理来文所涉事项，则行政部须将该指示或授权信息反馈给相关职能部门或公司领导，并由他们签署传阅部门 / 人员意见。

4.3.2 行使决定权的公司领导要求向其反馈来文所涉事项的进展或处理结果，则行政部须将该事项的进展或处理结果及时反馈4.3.3 行政部应在公司领导作出决定的当天将相关处理意见、建议或决定及时反馈给来文部门或单位4.3.4 对于上报的请示类公文， 上一级管理组织可以批复、 简复、批示等形式的公文回复对于上报的报告、意见类公文，上一级管理组织应签批明确意见，可以简复的形式回复对于专项业务审核单，上一级管理组织应签批明确意见文档4.4 收文管理的注意事项4.4.1 对需要传阅涉及保密的来文，不得扩大传阅范围4.4.2 所有部门之间一般不得将收到的来文横向传递（除相互沟通外），须经行政部进行流转4.4.3 行政部在来文处理时要及时准确，承办部门及领导在公文流转过程中要注意保密和保管4.4.4 会议纪要由会议组织部门编写后，行政部按相应要求流转、传阅5 发文管理5.1 文件种类及适用范围5.1.1 决议是经股东会、董事会、监事会会议讨论通过的重要决策事项5.1.2 决定是对重要事项或重大行动作出的安排5.1.3 通报是指表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况5.1.4 通知指要求下一级组织办理和需要周知或共同执行的事项。

5.1.5 公示是对重大人事任命、 各类小组成员组建等资格审查情况征求意见，一般用于公司范围内部5.1.6 批复是对回复下一级组织的请示事项，对下一级组织上报的价格类、 人事类等请示可以以批复形式回复，一般用于公司范围内部5.1.7质询（问责）是针对具体事件、问题的质询（问责），要求下一级组织作出回复解释等，一般用于公司范围内部5.1.8 简复是作为批复的一种简单文件形式， 对下一级组织上报的非计划考核类、 方案类、规划类等请示可以简复形式回复，一般用于公司范围内部5.1.9 批示是指对下一级组织提交的报告、总结、计划等文件批语性文件，一般用于公司范围内部5.1.10 请示是向上一级组织请求批示、批准5.1.11报告是向上一级组织汇报工作，反映情况、提出建议、回复上一级组织的询问或要求5.1.12 意见是对重要问题提出见解和处理办法5.1.13函是平级部门之间的相互商洽工作，询问和答复问题，建议时使用主要有：商洽函、建议函、质问函、告知函等5.1.15 会议纪要是指记载、传达会议情况和议定事项（仅作为内部文件使用）执行性的文档会议纪要，必须以决议、决定、通知等形式成文，会议纪要作为附件。

6 发文文件格式6.1 文件格式组成： 秘密等级和保密期限、 紧急程度、发文单位标识、 发文编号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、发文单位、核对、打印等部分6.2 保密文件须在文件右上角加盖保密印鉴，注明密级及保密期限6.3 发文编号应当包括公司代字、年份、流水号其中的流水号从“1”开始，表示流水号的实际阿拉伯数字前面无须另加“0” 6.3.1 以股东会 / 董事会 / 监事会名义发文按 公司简称股东会 / 董事会 / 监事会 发文年份流水号 方式编号6.3.2 以公司名义发文按 公司简称发文年份流水号 方式编号6.3.3 以部门名义发文按 部门简称发文年份流水号方式编号6.4 文件标题：应当准确简要地概括文件的主要内容并标明文件种类，其结构包括：发文单位、事由和文种三部分文件标题中除法规、规章名称和转发文件加书名号外，一般不用标点符号6.5 主题词：是文件内容的高度概括， 是标题的浓缩， 一般用词组表示， 最多用四个词组，每个词组不超过 4 个字6.6 主送单位：指文件的主要受理对象，受理单位应当使用全称或者规范化简称、统称主送单位写在正文之前，标题的下面。

6.7 抄送单位：指除主送单位外需要执行或知晓文件的其他单位，应先单位后个人，单位应当使用全称或规范化简称、统称，个人直接写姓名，在文件末页下端，于两条等长的平行细实线内书写6.8 成文日期：以有权签发人签发的日期为准，联合行文以最后签发人的签发日期为准6.9 落款及印章：文件应当加盖公司印章6.10 附件：文件附件说明应附在正文后、发文单位前，并注明附件顺序和名称6.11 附注：文件如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注6.12 文件用纸：一般采用国际 A4型 （210mm*297mm） ， 特殊文种用纸可根据实际需要确定6.13 文头与页边：文件的各页在印制时，均应在四边留出空白的余地一般天头宽25 毫米，地脚 20 毫米，订口宽 28 毫米，翻口宽 20 毫米6.14 字体、字号与行间距：按附件规定行文文档6.15 页码：文件应标明页码，在每页的中间标出第x 页共 y 页6.16 装订：文件左上侧装订，不掉页7 发文程序7.1 拟稿：公司或所属部门因工作需要以公司或所属部门名义发文的，由业务经办人草拟发文稿7.2 初审：由业务经办人发送电子文稿给行政部，由同级行政部确定附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等，并编制统一的“发文会签单”。

7.3 文件会签：发文会签单先由拟稿人、拟稿部门签署意见，发文内容涉及其它部门的，应由行政部提出会签意见，对有关部门提出的意见，发文部门应与其协商，如意见不一致的应如实反映，最终由签发领导定稿文件会签由行政部负责流转7.4 文件签发：以公司名义发文由公司总经理签发；以部门名义发文由公司总经理授权分管副总经理签发7.5 文件签收：经有权签发人签发的文件，通过网络或书面形式送达相关部门、人员以书面形式发布的，行政部应做好签收登记7.6 印章：有权领导在发文会签单上签批后，业务部门将文件正式稿送行政部根据印信管理规定办理手续后加盖相应的印鉴并送有关单位7.7 文件归档及管理：7.7.1 文件签发完毕后，签发的文件、发文会签单及会签稿由行政部统一收发、传阅、用印、归档和销毁7.7.2 文件归档时，应保证文件不少于一份，便于备份查阅文件翻印需经行政部负责人或业务经办部门负责人批准，注明不准翻印的文件除外7.7.3 归档范围内的文件，应当根据其相互联系、特征和保存价值大小等整理，要保证归档文件的齐全、完整，便于保管和查找利用7.7.4 拟制、修改和签批文件，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

热敏纸件不得直接作为文件归档，应将复印件存档7.7.5文件被撤消，视作自撤消之日起不产生效力；文件被废止, 视作自废止之日起不产生效力7.7.6 如部门撤消，需要归档的文件整理后按档案管理规定移交行政部存档8 发文行文规定8.1 行文应当确有必要，注重效用文档8.2 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，不得越级请示和报告8.3 对外单位的重要发文，可以另行抄送公司股东范围内的相关公司8.4 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送同级和下级单位 “报告”不得夹带请示事项8.5 下一级组织内部行文或下行文，可以抄送的形式送上一级组织阅知、备案8.6 文件中的数字，除发文编号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码外，均用汉字书写在同一文件中，数字的使用应前后一致9 附则9.1 本规定由行政部负责解释及修改9.2 本规定自下发之日起执行公司信息批阅单文档密级：绝密机密秘密来文单位来文名称信息编号收件时间信息说明及处理建议处理及批示意见传阅部门 /人员意见信息处理反馈有限公司文件（1 号仿宋加黑）文档杭州安科发文年份 * 号 (4号仿宋 ) (空 1 行) 标题(3 号宋体加黑 )(空 1 行) 主送单位 : ( 小 4 号宋体 ) (空 1 行) 附件: ( 小 4 号宋体 )(空 2 行) （行距 1.5 倍）发文单位( 小 4 号宋体 ) 签发人( 小 4 号宋体 ) ：(小 4 号楷体 ) 发文日期：年月日( 小 4 号宋体 )主题词 (黑小 4 号):( 小 4 号宋体 )抄送: ( 小 4 号宋体 )打印: 核对: 年月日( 小 4 号宋体 )有限公司文件简复（批示）单正文( 小 4 号宋体 ) 文档来文单位来文标题来文编号收文时间处理意见（反馈主送单位/ 人员） :（五号宋体）（行距 1.5 倍）签发：日期：主办部门协办部门拟稿人核稿人抄送传阅单位 / 人员有限公司发文会签单文档编号:文件标题文件编号密级绝密密机密无拟稿人拟稿部门核稿人发文事由发文方式通过网络传送 书面发布发文会签建议有关部门 / 领导会签意见签发意见报发文时间年月日共印份送发备注。