浅议微小型制造企业入库验收管理.pdf

浅析微小型制造企业入库验收工作管理引言随着我国经济迅猛发展，国家大力鼓励、支持自主创业国内一大批小型、微型企业如雨后春笋般发展起来，其中制造企业占有很大比例（约60%）这些制造企业加工设备陈旧，产品单一，企业员工人数有限，在物品入库验收方面甚至没有专职人员，所以经常给企业生产、销售带来极大的损失本文根据重庆纳川宝仑公司的实际情况，就物品入库验收工作方面进行调查和探讨一、重庆纳川宝仑公司情况简介及在入库验收工作中出现的问题重庆纳川宝仑公司成立于2009 年，在册员工人数15 人，是一家典型的小微型企业公司主要生产安全防护类产品，产品主要销售到煤矿和消防行业产品生产方式主要以装配调试为主，绝大多数零部件以采购、外部协作加工为主产品单一，现在批量生产产品只有 3 个，但零部件种类繁多，产品质量要求高，所以在物品回厂的检验工作中就出现了很多问题，主要有以下几种情况：一）、由于入库检验前的准备工作没做好出现的问题 1、 物品到公司后， 不能及时进行入库验收， 严重的影响到企业的后续生产因为没有 做充分的入库验收准备，物品到公司后不能有序的开展入库验收工作例如：物品到公司 后，不知道放在什么地方，找不到人验收，找不到验收资料、工具等。

2、 物品货位不合理， 给生产带来不便 入库验收时货位准备工作做得不充分，在确定验收物品存放货位的大小计算不准确物品进了仓库，预留货位不能满足要求并且当时情况繁忙，人员繁杂，导致最后物品随处放置，甚至占用搬运通道这样，不但整个仓库显得杂乱和拥挤，并且增加了仓库管理与搬运的成本，同时严重影响了仓库管理的后续工作，比如盘存，出库领料等3、 物品货位位置选择不当， 造成存货品质变化 重庆纳川宝仑公司在前不久因为物品货位选址不合理引发了一起严重的退货事件，退货原因是产品背带发霉严重，导致用户对产品的质量提出质疑因为这个公司的厂房是依山而建，厂房内平常比较潮湿在成品入库时只考虑了库房的有效容积和操作的方便性，忽视了库房的环境加上今年春夏雨水丰盈，更增加了房间空气的潮湿 成品在这样的环境下， 经过半个月左右， 大量的霉菌滋生，整个产品的黑色棉布背带几乎都变成了灰色，并且一打开包装箱，刺鼻的霉味扑面而来因为产品外有两道包装，在没有拆开前是很难发现生霉这种情况的 二）、在物品质量检验方面出现的问题1、 由于在入库验收时， 未能及时发现物品品质问题， 导致物品退货、 换货和索赔困难 物品验收过程中， 若发现物品数量不对， 或发现规格与要求不一致， 或物品质量有问题时，仓库检验人员应做出详细的验收记录，并及时上报到相关的主管部门，主管部门据此向供 货单位提出退货、换货或向承运责任方提出索赔等要求。

但是如果物品入库时未进行严格的验收，或没有做出严格的验收记录，而在保管过程中，甚至在发货时才发现问题，就会 使责任不分，丧失理赔权，带来不必要的经济损失2、 物品入库验收处理不当，直接影响交货，丧失商机在一些转供（从市场上买回来再销售出去）商品方面，为了缩短企业资金周转，一般商品的运转周期比较短，如果在入库验收时，未能及时发现商品的品质缺陷或者数量不一致，在产品出库时才发现问题，将直接影响交货，导致客户抱怨，丧失商机3、 突然性缺料， 导致生产停工待料现象， 不仅大大的影响生产进度， 而且也增加了生产成本在物料入库验收时控管不确实或品质不良，导致临时发现缺料，紧急补充物料以避免停工待料的现象，使得成本增加二、出现问题的原因分析重庆纳川宝仑公司由于规模小， 成立时间短，所以在公司的规章制度方面还不够完善同时，公司为了节约开支，尽量降低成本，所以在各岗位上人力配置方面就暴露出许多不足之处特别是在仓库入库验收这方面，经过了解和分析，主要存在以下几个问题1、在物品入库验收岗位上没有提出明确的要求在公司质量管理手册中没有具体的入库验收工作要求，这项工作执行和管理就无据可循2、员工人数少，没有专门的入库检验人员，并且岗位职责分工不适合现目前公司的生产运转状况。

3、入库检验工作混乱，没有明确工作程序和工作内容三、提出解决问题的建议一）、明确入库验收工作的含义及制定入库验收工作制度入库验收工作是对外采购、外部协作件制造，还有企业自制零部件与制成品，送交仓库储存前，对其数量、质量、交期或其他条件，与既定的合约、合同、图纸资料等要求的验收、采购规格进行相互核对，以确定对该商品允许入库或者拒收入库验收工作是企业对供货商所供货物的最后确认，合格后方能入库，不合格则可以及时退货等；又是企业开展后续生产的基础在企业的生产、销售等活动中起作关键的、承上启下的作用所以，一定要明确物品入库验收工作的要求，并制定出《物品入库验收工作制度》物品入库验收工作制度第一条：为使仓库入库验收工作规范化，保证入库物品数量、状态准确，品质完好，更好的为公司生产、经营管理服务，结合本公司的具体情况，制定本规定第二条：为保证公司产品与服务的高质量，必须高度重视来料质量标准问题技术质量部门应就物品重要性及特性等，适时召集使用部门和其他有关部门按照生产要求制定物品验收规范，呈总经理核准后公布实施，作为验收依据第三条：属外观等易识性质检验的物品，验收应于收到物品后1 日内完成第四条：属化学或物理检验的物品，检验部门应于收件后3 日内完成。

第五条：对于必须试用才能实施的物品，由技术质量部门主管于物品检验报告表中注明预定完成日期，一般不超过7 天第六条：检验合格的物品，检验人员应在外包装上贴“合格”标签，并入库定位第七条：检验不合袼的物品，检验人员在外包装上贴“不合格”标签，或者用其他方式标示，并放在不合格品区，并向供货单位发送质量信息反馈单，准备退货第八条：交货数量超额处理：交货数量超过订购量部分原则上应予以退回，但对于超交量在 3%以下时，可在备注栏注明超交数量，经请示主管部门领导同意后予以接收第九条：交货数量短缺处理：交货数量未达订购数量时，原则上应予以补足但经请示主管部门领导同意后，可采用财务方式解决届时仓库管理人员应通知相应采购部门联络供应商处理第十条：实施与修定：规定呈总经理核准后实施，修订亦同二）、根据公司情况，对入库验收工作进行重新分工因为公司规模比较小，人员比较少，所以在仓库入库检验方面的人员一般还要兼管其 他事务，公司采购的东西比较固定，但是物品质量不够稳定并且种类比较多，各种物品的检验工作要求各不相同，很多都具有一定的专业性所以在物品入库检验方面就需要一定 的分工，充分利用公司的有限的人力资源，以便达到物品的入库检验要求。

具体如下：1、专职检验人员的职责1.1 确定物品存放位置：仓库入库验收人员根据物品的性质、体积、数量，综合考虑公司仓库的实际情况，确定需入库物品的存放位置，并对相应区域做适当的整理工作，保证物品及时验收入库，从而便于物品的存放保养1.2 核对证件：物品抵达仓库后，入库验收人员应该首先核对商品的各种凭证，以确认物品是否送错，并为接下来的验收工作提供依据1.3 验收数量：对物品数量进行验收时，主要包括物品数量和物品的重量2 种具体验收的项目包括毛重、净重、容积、面积、件数、体积和长度等1.4 验收中发现问题的处理：商品验收中，可能会发现诸如证件不齐、数量短缺，质量 不符合要求等问题，应区别不同情况，及时处理 2、物品使用者的职责2.1 协助专职检验人员进行入库处理：因为公司内没有专职的搬运，在需入库的物品数 量比较大，数量比较多等工作量比较大的情况下，物品使用者（车间人员）应帮助检验人 员对物品进行入库处理2.2 对外型复杂（不易进行测量检测）批量生产的产品或有特殊要求的产品这种产品 很多需要试用后才能确定物品的状态2.3 在物品质量验收方面主要是检验物品的外观质量，尺寸精度，机械物理性能检验 等。

这类物品一般都是重要件，对产品的外观质量、产品性能等具有重要影响，检测方法比较专业，需要相应知识和使用特殊的检测设备3、技术人员的职责3.1 处理验收过程中出现的质量疑问3.2 对新产品、研制产品或特殊要求的产品进行检验三）、明确物品入库验收工作的程序物品入库验收工作主要包括：验收准备、核对证件、验收数量、验收质量、处理验收中的问题、办理入库等6 项工作1、验收准备1.1 货位准备：仓库接到到货通知后， 应根据物品的性质和批量提前做好验收前的准备工作，大致包括以下内容1.11 仓库管理人员在接收商品之前，根据物品的性质、体积、数量等因素，为其安排好恰当的存放位置，这些具体要求是：准备好验收场地：由于在仓库管理中，未验收合格的物品是不能于仓库中的其他物品混合放置的因此，仓库管理人员还需要根据物品入库验收的程序及方法，为待入库的商品准备好验收场地，以便商品及时验收入库1.12 腾处存放空间：仓库管理人员要根据入库商品的品种、数量等，结合商品的存放 方式，确定该批商品占用仓位的面积，并在仓库中提前腾出足够的仓储面积，以便于商品的摆放1.13 做好现场的清洁：对于腾出的存放空间及验收场地，仓库管理人员还需要对其进 行细致的清洁，一保证商品在搬运及储存过程中的安全。

1.2 人员准备根据物品种类，相应验收人员作好验收准备1.3 资料准备整理待验物品的有关文件，如检验规范、订货合同等1.4 器具准备准备好验收用的检验工具，如衡器、量具等，并校验准确2、核对证件 物品送抵待检区后，检验人员应该首先核对物品的各种凭证，以确认商品是否送错， 并为下一步验收工作提供依据证件类型主要有： 订货合同副本、供货单位提供的材质证 明书、装箱单、发货明细表、商品承运单位提供的运单等2.1 进行证证核对：验收人员在对证件进行核对时，要根据按照物品运送过程，对相应 证件进行分类整理，然后根据证件之间的相关性，核对各证件的真实性及准确性2.2 进行物证核对：验收人员对证件与货物进行核对，根据证件上所列的送货单位、收 货单位、货物名称、规格数量等具体内容，与货物各项标志核对 所有这些都相符后才可进行下一步的实物检验3、验收数量 数量检验是保证物品数量准确不可缺少的重要步骤按物品性质和包装情况，数量检 验分为 3 种形式，即计件、检斤、检尺求积3.1 计件是按件数供货或以件数为计量单位的物品，做数量验收时的清点件数3.2 检斤是按重量供货或以重量为计量单位的物品，做数量验收时的称重。

金属材料、 某些化工产品多半是检斤验收3.3 检尺求积是对以体积为计量单位的商品，如木材、竹材、砂石等，先检尺后求体积 所做的数量验收凡是经过检尺求积检验的商品，都应该填写磅码单 4、验收质量质量检验包括外观检验、 尺寸精度检验、机械物理性能检验和化学成分检验4 种形式 仓库一般只做外观检验和尺寸精度检验，后两种检验如果有必要，则由仓库技术管理职能 机构取样，委托专门检验机构检验4.1 外观检验是指通过人的感觉器官，检验物品的有无损伤，如撞击、变形、破碎等； 检查物品是否被雨、雪、油污等污染，有无潮湿、霉腐、生虫等外观有缺陷的物品，有时可能影响其质量，所以对外观有严重缺陷的物品，要单独存放，防止混杂，等待处理 物品的外观检验只通过直接观察物品外观来判别质量情况，大大简化了仓库的验收工作，从而节省大量的人力、物力和时间4.2 进行物品尺寸精度检验， 主要是要求比较高的产品 尺寸精度检验是一项技术性强， 很费时间的工作，全部检验的工作量大，并且有些产品质量的特征只有通过破坏性的检验才能测到 4.3 物理机械性能检验是对物品内在质量和性能所进行的检验，一般这样的物品性能对 整机产品的性能起着关键的作用。

这类物品的检验工作专业性强，工作量大5、处理验收中的问题 在物品验收过程中，如果发现证件不齐、数量短缺，质量不符合要求等问题，应该严 格按照有关制度进行处理凡验收中发现问题等待处理的商品，应该单独存放在不合格品 区，妥善保管，防止混杂、丢失、损坏并及时作出处理 5.1 证件未到或不齐时， 应及时向供货单位索取， 到库物品应作为待检验物。