党政机关办公室工作培训教材.pdf

1 在新时期下如何做好党政机关办公室工作主讲：周华（2012年 4 月）根据领导安排，今天在这里举行全县文秘人员业务培训，我培训的主要内容是：机关办公室的职能、特点，办公室人员如何抓好协调， 如何以文辅政、 当好参谋、 助手，如何做好接待服务，如何抓好督查督办， 办公室人员具备哪些素质和我对做好办公室工作的几点建议等八个方面的内容首先我们来看一下什么是办公室：通常，人们把某一组织中为领导工作服务的综合性办事机构，称为办公室 我国的各级各类机关、团体、企业等组织和单位中都设有为领导工作、机关工作和员工服务的办事机构，这一些机构统称为办公室少数层次较高的组织则称之为办公厅，如国家级、 省市级一般称之为办公厅下面，我主要讲八个方面的内容：一、机关办公室职能和特点（一）办公室基本职能办公室是单位组织内设的综合性行政事务机构，是单位组织信息的中枢，是单位组织领导班子决策的参谋、助手，承担着协调本单位组织业务部门之间关系，推动决策落实、 督查反馈的功能，起着上传下达、下传上通的枢纽作用和出主意、提建议的参谋作用 概括地说， 其主要职能是围绕单位组织中心工作发挥参2 谋助手、综合协调、督促检查的作用，履行参与党务政务、管理事务、服务领导、服务部门的职能。

实例一：国务院办公厅主要职能（1）负责处理国内群众和境外人士给党中央、国务院的来信，接待群众来访， 保证信访渠道畅通； 及时、准确地向党中央、国务院和中共中央办公厅、国务院办公厅领导同志反映来信来访中提出的重要建议、意见和问题；综合分析信访信息，开展调查研究，提出制定有关方针、政策的建议2）承办党中央、国务院和中共中央办公厅、国务院办公厅领导同志交办的信访事项，督促检查领导同志有关批示件的落实情况；向地方和部门交办信访事项，督促检查重要信访事项的处理和落实3）协调处理跨地区、跨部门的重要信访问题；协调处理群众集体来京上访和异常、突发信访事件； 检查、协调中央党、 政、军各部门信访工作和地方党、政机关的信访工作4）指导全国信访业务工作；研究、起草有关信访工作的方针、政策和法律、法规草案；总结推广各地区、各部门信访工作的经验，提出改进和加强信访工作的意见和建设5）了解并掌握信访工作队伍建设情况，组织信访干部的培训；指导信访部门办公自动化建设6）负责信访工作的宣传和信息发布；协调信访工作外事活动和对外交流7）承办党中央、国务院和中共中央办公厅、国务院办公厅领导同志交办的其他事项实例二：某县教育局办公室工作职能（1）协助局领导制订教育事业发展规划。

3 （2）协助局领导写出月度主要工作和总结、年度工作计划和总结3）协助局领导做好本系统外事工作4）负责对局有关工作进行综合协调，负责对重大活动、重大会议的安排和对外联络工作5）负责信息上报、 信息上网、 年鉴、教育动态编写等工作，会同党工委办公室做好大事记编写工作6） 负责信访接待和人大代表书面意见与政协提案的办理工作7）负责文秘、文书档案、保密工作8）负责局机关财务、 财产管理和机关内部行政事务管理工作9）负责本系统年度统计工作10）加强管理、改进工作作风、切实提高行政效能11）完成局领导交办的其它工作二）办公室工作特点1. 政治性：办公室必须协助本单位的领导，贯彻执行党的路线、方针和政策，自觉遵守国家的法律法规，推行本组织的规章制度无论是起草各种文件，或者向上级汇报情况，还是办理各种具体行政事务，以及接待来信来访，都要体现党的路线、方针和政策，遵循国家的法律法规和单位的规章制度2. 辅助性：办公室工作主要是围绕领导工作来开展活动的，从而决定了办公室的基本职能是当好领导的助手和参谋，也就是只能根据领导的指示和决定行事，即使可以向领导建议处理问题的方法和方案， 但下达或执行这一办法和方案，仍必须经过领导批准或明确指示。

4 3. 全面性：办公室作为主要为领导服务的机构，凡与领导工作有关的活动， 办公室都应当给予辅助和关注，甚至其他职能部门不管的杂事，也要主动加以关心、协调4. 事务性：办公室工作的特点， 决定其工作要花费大量的时间，投入很多的精力上自领导决策的形成和发布，下到来宾的接待和安排， 都与办公室有关 从会议记录、 文件形成， 到执行、督促、签字、盖章；从来信处理、接待员工、到谈心教育和评优颁奖等等，可以说事无巨细，几乎都要办公室关心、检查5. 保密性：由于办公室直接为领导的各项工作服务，对领导的意图、人员的任免和处理事项、有关文件和资料都有接触，甚至了如指掌对此，办公室所有人员都应严格要求，自觉做好保密工作二、机关办公室如何做好协调工作办公室人员作为领导的参谋助手，在落实上级重大决策和处理日常事务中，其协调作用至关重要在上下左右之间，合理而必要的协调，可以使政令畅通，相互配合，提高办事的效率，加大工作的推进力度而胸无大局，反应迟钝，不能及时而到位地发挥协调作用，势必会贻误时机，给工作带来一定的负面影响我觉得办公室主任在协调工作时应该具备以下思想认识和办事原则：（一）高位审视，从大局上把握所谓协调，就是解决此与彼之间的矛盾，实现和谐统—、高效运转的工作方法和过程。

在协调工作中， 办公室主任不仅起着桥梁和纽带的作用， 更是联系各方的枢纽和凝聚力量的核心所以说，要在协调中发挥好作用，必须首先树立大局观念，从总体上把握问题的实质， 并进而确定解决问题的科学方法从表面上5 看，办公室多是一些琐碎的服务工作，无需什么战略眼光和大局观念其实，办公室是一个单位发号施令的部门，其工作是最应讲规矩、讲章法的，在工作指导思想上，办公室主任最忌讳的是就事论事、目光短浅，始终走在后面，在工作中疲于被动应付没有大局观，就无从掌握协调的原则和目的；不能高位审视问题，必然会在协调中指挥失措、手忙脚乱头痛医头，脚痛医脚，只能解决暂时的问题和表面现象，不可能把各方面力量集中起来，合力攻坚游离于大局之外的协调，不是无效的，就是无功的只有吃透政策的精神实质，吃透领导的意图， 从整体把握住所要解决问题的核心，才可能以较高的理论修养和丰富的工作经验，协调处理好各类矛盾和问题，推动各项工作协调发展二）态度鲜明，从原则上出发协调不是和稀泥， 办公室也不是好好先生在大量的对下协调工作中， 办公室人员需要保持一定的“威严”尤其在双方矛盾纠缠不清的时候，这种“威”就是斩断乱麻的快刀当然，这种“威”绝不是打官腔、耍态度，也不是以上压下，武断行事，而是在原则问题上坚定不移和态度鲜明。

各执一词，争论不休，必须靠讲原则来弄清是非，求得共识，达成谅解而在威严的背后，如果没有一颗公正善良的爱心，就不足以让大家心服口服威严来自于公正和美德，来自于坚强的党性和原则性，在紧急情况下，它是提高协调效率的一个重要因素，也是解决问题的关键所在三）循循善诱，从情理上贯通协调是一门艺术， 为了使各方利益达到均衡，使各种力量凝聚在一起， 办公室要做大量耐心细致的思想工作理顺情绪才能充分调动积极性，取得共识才能克服阻力，协调联动一项重大6 决策的贯彻落实，除了开会发文件之外，大量疏通、促进、引导工作是办公室的应尽之责作为领导的参谋助手， 办公室必须在深入细致了解情况的基础上，以高度的责任心和敏锐性，站在为领导分忧的角度，主动搞好沟通和说服工作，以理服人，以情感人，通过协调使各项工作得到尽快落实协调是在做人的思想政治工作，思想政治工作最忌说假话、大话、空话要真正让别人心悦诚服，必须讲直理、说实话、动真情给基层干部把道理讲清，把话说到心坎上，这不是口才问题，而是感情问题和思想作风问题四）不偏不倚，从公正上着手在协调多方面利益和关系时，最重要的一点就是不徇私情，秉持公正矛盾的产生往往是因为认识上的分歧或利益分配上的不均衡，所以协调矛盾、平衡关系也必须从此入手，秉公办事。

在协调工作中如果有所偏私、有所亲疏必然会使矛盾越搞越复杂，调解人也会越来越被动，也就更谈不上对工作的积极推进不偏不倚，最重要的是要出于公心，坚持公正的标准，做到一是合乎法律和政策， 二是有利于大局， 在整体利益与局部利益发生冲突时，局部利益必须服从于整体利益公正”并不意味着搞绝对的平均主义， 它是在正确把握政策前提下的合理调节，是为了推进工作对各方面情况的统筹兼顾，是局部服从大局、 个体服从整体原则下的利益调节五）干脆果断，从解决上落脚协调是为了解决问题、 推进工作，但解决问题必须讲求效率有些棘手的问题，由来已久，盘根错节，一时难以协调解决；有些争议较大的问题，公说公有理，婆说婆有理，各执一词，纠缠不休在这种情况下，首先要做好深入细致地调查研究工作，充7 分占有第一手资料 其次要对纷繁复杂的矛盾进行深刻地分析和独立思考， 从中判断出是非曲直并进而形成协调解决的办法在此基础上，选择最佳突破口，大胆而果断地去解决问题协调工作需要有较高的政策水平和强烈的责任心，同时需要魄力和胆识，既要不留后遗症，又必须快刀斩乱麻优柔寡断就会贻误解决问题的最佳时机， 拖泥带水必然影响工作的效率协调能力的高低，最终要看问题解决得利索不利索、彻底不彻底。

对于久拖未决的老大难问题， 必须用新思路和新办法，争取在最短的时间内妥善解决协调是办公室工作的一项重要内容，也是一门艺术 它要求协调人既要有较高的政策水平，又要有独特的人格魄力；既要有丰富的工作经验， 又要有打动人心的口才；既要有和风细雨的雅量，又要有大刀阔斧的魄力总之，在协调工作中，只有不断总结经验，锐意创新，才能不断提高为领导服务的能力和水平三、机关办公室如何做好接待事务接待工作是办公室工作系统的重要环节，接待工作水平的高低能够集中反映一个单位的整体形象，能够展示出接待人员的素质和能力， 同时对于推动工作开展也具有十分重要的作用在新形势下，为适应办公室发展要求， 接待工作必须做到热情周到、耐心细致、规范有序，从而更好地发挥职能部门作用，以实际行动树立机关的新形象一）认真细致地做好接待前准备接待前做好充分的准备是保证接待工作质量的前提首先，沟通情况，了解意图在接到上级部门或对方的通知或后，应立即向有关领导汇报，并主动与对方取得联系，了解清楚上级或对方来访的人数、身份、民族、性别、日程安排等，还应掌握8 上级领导来检查指导哪些工作或来访客人的主要目的、有什么要求、活动的方式等等，以便安排好餐饮、车辆，确定参观或会务类型及地点等各项工作。

其次，超前考虑，周密安排在了解掌握以上情况后，对接下来的接待工作进行充分考虑，主要包括所需材料的准备、会务地点的确定、 餐饮的安排、 结束送行的礼节及其他有关注意事项等考虑中的每项任务、每一个环节都要细化任务，做到分工合理，责任明确，使每项工作都有人负责、有人承担、有人落实在考虑接待工作时要注意对待上级机关与兄弟单位的区别，因人而异，根据需要妥善安排接待工作考虑成熟之后，及时向主管领导汇报，征求领导意见， 并按照领导要求进一步完善接待工作接下来， 就进入了具体实施阶段：一是迅速召集办公室有关人员对接待工作进行详细安排，让每个参与人员都明确自己的职责和任务二是对开会时所需材料的撰写、打印进行督促办理，必须在会前整理出来， 同时对开会时所需的水果、茶水等接待物品进行准备，发现不足，及时采购，以防会议期间不够用三是通知餐饮部门做好桌次的安排、饭菜的准备工作 各项细节都必须考虑周到、安排到位，确保万无一失接待工作比较繁杂， 每一个环节都直接或间接地影响到单位的整体形象，接待人员一定要细心、小心，不能粗心大意、宁可备而不用，不可用而不备， 否则就会在变化的情况面前束手无策，易出漏洞偶然的情况，往往会使我们措手不及。

如有时召开会议按通知要求有这么多人参加，准备了这么多的会场和桌椅，结果有些单位多派一些人参加，临时找人摆座椅弄得手忙脚乱，使与会人员不能按时就座有时出席会议领导有变化，本来了解到一位领导出差未回， 座牌就没有放， 结果在临开会的几分钟这位9 领导突然来了， 弄得措手不及 不管怎么说这都是由。