建筑工程档案文件编制管理办法.doc

成中投资集团股份有限公司建筑工程档案文件编制管理办法第一章 总 则1、本制度适用于公司管理和承建的所有工程项目2、为了规范工程档案文件的完整性，各项目部务必按本办法进行收集和整理编制3、本办法自发文之日起执行第二章 工程文件的归档范围对与工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档详见附录A）第三章 立卷的原则和方法1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用2、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷3、立卷可采用如下方法：（1）工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分；（2）工程准备阶段文件按建设程序、专业、形成单位等组卷；（3）监理文件按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；（4）施工文件按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；（5）竣工图按单位工程、专业等组卷；（6）竣工验收文件按建设工程项目进行组卷。

4、立卷过程中宜遵循下列要求：（1）案卷不宜过厚，与档案盒厚度适宜2）案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷第四章 卷内文件的排列1、文字材料按事项、专业顺序排列同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后、印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列材料报审中，检测报告在前，厂家合格证在后）2、图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列3、既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后第五章 案卷的编目1、编制卷内文件页号应符合下列规定：（1）卷内文件均按有书写内容的页面编号每卷单独编号，页号从“1”开始2）页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角折叠后的图纸一律在右下角3）成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码4）案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号2、卷内目录的编制应符合下列规定：（1）卷内目录式样宜符合本办法附录B的要求2）序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注3）责任者：填写文件的直接形成单位和个人有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

4）文件编号：填写工程文件原有的文号或图号5）文件题名：填写文件标题的全称6）日期：填写文件形成的日期7）页次：填写文件在卷内所排的起始页号最后一份文件填写起止页号8）卷内目录排列在卷内文件首页之前3、卷内备考表的编制应符合下列规定：（1）卷内备考表的式样宜符合本规范附录C的要求2）卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明3）卷内备考表排列的卷内文件的尾页之后4、案卷封面的编制应符合下列规定：（1）案卷封面印刷在卷盒的正表面，具体按档案管理系统打印出的格式为准2）案卷封面需填写的内容应包括：档号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、第几卷3）档号应由分类号、项目号和案卷号组成档号由档案保管单位统一填写4）案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容案卷题名应包括工程名称、分部名称、卷内文件的内容5）编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者6）起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期7）保管期限分为永久、30年、10年三种期限工程准备阶段的文件、监理文件、竣工图、竣工验收文件的保管期限是永久，施工文件的保管期限是30年同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。

8）密级分为绝密、机密、秘密三种同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级建筑工程档案密级为秘密）5、卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用A4幅面纸制作第六章 竣工图的编制要求及方法1、竣工图的编制及审核要求：（1）新建、改建、扩建的建筑工程均应编制竣工图；竣工图应真实反映竣工工程的实际情况2）竣工图的专业类别与施工图对应3）竣工图应依据施工图、图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录（包括技术核定单）等绘制4）当施工图没有变更时，可直接在施工图上加盖竣工图章形成竣工图5）竣工图的绘制应符合国家现行有关标准的规定，应有竣工图章及相关责任人签字2、竣工图的绘制方法分为以下几种形式：利用电子版施工图改绘的竣工图、利用施工蓝图改绘的竣工图、利用翻晒硫酸纸底图改绘的竣工图、重新绘制的竣工图1）利用电子版施工图改绘的竣工图应符合下列规定：1）将图纸变更结果直接改绘到电子版施工图中，用云线圈出修改部门，并做好修改内容备注表（尺寸为80*30mm，长度依次为25、15、40mm，高度均10mm）；变更文件名称编号简要变更内容2）竣工图的比例应与原施工图一致；3）设计图签中应有原设计单位人员签字；4）委托本工程设计单位编制竣工图时，应直接在设计图签中注明“竣工阶段”，并应有绘图人、审核人的签字；5）竣工图章可直接绘制成电子版竣工图签，出图后应有相关责任人的签字。

2）利用施工图蓝图改绘的竣工图应符合下列规定：1）应采用杠（划）改或叉改法进行绘制；2）应使用新晒制的蓝图，不得使用复印图纸3）利用翻晒制纸图改绘的竣工图应符合下列规定：1）应使用刀片将需要改部位刮掉，再将变更内容标注在修改部位，在空白处做修改内容备注表；2）宜晒制成蓝图后，再加盖竣工图章4）凡结构形式改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变及其他重大改变，不宜在原施工图上修改、补充的，或变更部分超过图面3/1的，应当重新绘制竣工图重新绘制的竣工图应符合上述要求第七章 案卷装订1、案卷可采用装订与不装订两种形式方案材料必须装订既有文字材料，又有图纸的案卷应装订装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用2、装订时必须剔除金属物第八章 案卷移交1、档案文件要求在工程竣工验收（以竣工验收备案书签署的日期为准）后一个月内与投腔集团办理移交手续，特殊情况应以书面形式报经工程技术部、控股集团行政中心同意后，方可推后移交城建档案馆和建设单位需在两个月内办理移交2、项目部（总包单位）要负责汇总整理各分包单位编制的全部施工资料，档案移交工作由项目部（总包单位）负责内部工程档案编制份数为两份，一份交城建档案馆，一份交控股集团。

外部工程档案编制份数为三份，一份交城建档案馆，一份交控股集团，一份交建设单位交公司档案的竣工验收文件（竣工验收报告和竣工验收备案书）为两份，且为原件施工过程中的声像资料，每个单位工程应分别存档，并移交一份电子文档于工程部对集团要求需申报天府杯奖项或更高级奖项的项目，所有档案文件要求均为原件3、内部工程的审批过程，交工程部检查，审核合格后，再交四方监理公司审核签字，均合格后再移交控股集团公司公共事务部档案室存档外部工程档案文件交工程部审核合格后，便可直接交控股集团公共事务部档案室存档 4、档案文件在交工程部审核的同时，应提交该工程档案卷内目录的电子文档，便于档案检查和后期查询项目部与控投集团办理完档案移交后，档案移交清单应交一份于工程部存档5、若项目部未能在规定期限内办理档案移交，公司将对项目部进行100元/天的处罚，处罚按延迟的天数进行累计计算6、若项目部在规定期限内进行移交，在审核过程中存在漏项或整理不规范时，工程部要求项目部进行限期整改，整改期限完后，仍不能满足归档要求的将给予200元/天的累计处罚，直到整改彻底，经检查合格为止成中投资集团股份有限公司2015年4月7日附录A： 成中投资集团股份有限公司工程竣工档案组卷目录一、工程准备阶段文件1、项目建议书2、项目建议书审批意见及前期工作通知书3、可行性研究报告及附件4、可行性研究报告审批文件5、有关立项的会议纪要、领导批示6、工程立项的专家建议资料7、调查资料及项目评估研究材料8、建设项目选址申请及先址规划意见通知书、规划条件通知书及规划建设用地红线图9、建设用地批准文件（用地申请、用地红线图、土地出让合同、建设用地批准书）10、国有土地使用证（复印件）11、房屋拆迁许可证（拆迁安置意见、协议、方案等）12、划拔建设用地文件13、规划设计方案审查意见的函、批复14、施工图设计文件审查通知书及审查报告15、消防、气象、环保、白蚁防治、建设等相关行政管理部门出具的批准文件16、建设用地规划许可证及其附件17、建设工程规划许可证及其附件18、建设工程施工许可证及其附件19、商品房预售许可证20、工程竣工档案编报通知书（报送责任书）21、工程质量、安全报监登记书22、安全评价书23、勘察合同24、地质勘察报告25、设计合同26、监理合同27、施工合同28、施工方案二、监理文件1、监理规划2、监理实施细则3、监理日记/月报/周报4、旁站监理记录5、监理工作总结三、竣工验收文件1、竣工工程申请验收报告2、工程竣工验收告知单3、单位工程质量竣工验收记录4、单位工程质量控制资料检查记录5、单位工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录6、单位工程观感质量检查记录7、勘察单位工程质量检查报告8、设计单位工程质量检查报告9、监理单位工程质量评估报告10、消防、气象、环保等部门出具的认可文件或准许使用文件11、规划验收合格证12、建设工程档案竣工验收审核意见书13、单位工程竣工验收报告（2份）14、单位工程质量保修书（2份）15、质量监督报告16、竣工验收备案书（2份）四、施工文件（一）地基与基础工程质量验收资料1、地基与基础分部工程质量验收报告2、图纸会审记录3、开工报审表及开工报告4、建筑物（构筑物）定位放线（测量）记录5、规划管理放验线记录6、设计变更、技术核定等7、钢筋原材料汇总表、台帐8、钢筋原材料材料报审（报审表、复检报告和出厂质量证明文件）9、焊条、焊剂材料报审、合格证、焊工上岗证10、钢筋焊接汇总表、台帐、检测报告11、水泥、砂、石汇总表、台帐12、水泥、砂、石材料报审（报审表、复检报告和出厂质量证明文件）13、砖、砌块汇总表、台帐14、砖、砌材料报审（报审表、复检报告和出厂质量证明文件）15、其他材料汇总表、台帐及材料报审文件16、其他构配件合格证17、砼强度配合比报告18、标准养护砼强度汇总表、台帐、评定表、砼试验报告19、砼抗渗试验报告20、同条件养护砼强度汇总表、台帐、评定表、砼试验报告21、同条件试砼温度养护记录22、商砼相关资料（商砼出厂合格证、施工记录、三方见证取样）23、砂浆配合比报告24、砂浆强度汇总表、台帐、评定表、砂浆试验报告25、地基验槽记录或地基处理工程质量验收报。