高效会议 培训教育课件

1、打造高效会议,主讲：,开 会 再 开 会 ，不 开 怎 么 会 ，本 来 有 点 会 ，开 了 变 不 会 。 有 事 要 开 会 ，没 事 也 开 会 ，好 事 大 家 追 ，出 事 大 家 推 。 上 班 没 干 啥 ，一 直 在 开 会 ，大 会 接 小 会 ，神 经 快 崩 溃 。 销 售 我 不 会 ，企 划 又 没 学 ，问 我 啥 本 领 ，专 长 是 开 会 。 早 上 有 早 会 ，中 午 要 站 队 ，下 班 不 能 走 ，还 要 开 晚 会 。 每 周 开 周 会 ，每 月 开 例 会 ，随 时 检 讨 会 ，年 底 是 年 会 。 赴 会 要 及 时 ，小 心 选 座 位 ，最 好 靠 边 边 ，害 怕 无 言 对 。 虽 然 在 开 会 ，谁 也 不 理 谁 ，有 人 忙 协 调 ，有 人 无 所 谓 。 领 导 一 开 口 ，像 是 大 掌 柜 ，东 拉 又 西 扯 ，全 凭 一 张 嘴 。 内 容 没 准 备 ，听 来 活 受 罪 ， 差 了 十 万 八，大 家 都 说 对 。 发 言 说 什 么 ，没 人 去 领 会 ，手 机 不 时 响 ，怎 还 不

2、散 会 。 牛 皮 拼 命 吹 ，发 言 不 干 脆 ，有 人 瞎 附 和 ，有 人 捶 后 背 。 说 来 真 惭 愧 ，开 会 千 百 回 ，快 要 退 休 了 ，还 是 不 太 会 。,3/55,“会山会海”的感叹,套话瞌睡会议,4/55,打破“形式”会议,目 录,5/55,会议是指两个或两个以上的人（其中一个是支持人/“主角”），为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通。其特定的功能有： 提供信息 汇集信息 解决问题 宣传政策 培训训练,6/55,会 议 五 项 功 能,会议的功能,会 议 种 类,7/55,会 议 成 本,8/55,开会的意义,1、会议是一个集思广益的渠道； 2、会议显示一个组织或一个部门的存在； 3、会议是一种群体沟通的方式。,9/55,会 议 意 义,会 议 八 大 特 征,10/55,参 会 者 的 责 任,11/55,12/55,会 议 的 程 序,14/55,无需开会的五个如果,1、如果：已经按惯例每周的聚会 2、如果：你是唯一做决策并且知道该怎么做的人 3、如果：还有比开会更好的办法 4、如果：没什么特别的事情要讨论 5、如果：会议成本太大,15

3、/55,减少会议次数,提高会议的效率从取消某些会议开始 组织结构复杂; 组织中出现工作小组和团队; 想当然地召开会议，没有思考是否真正必要; 专业人才增加，专业领域狭窄，无法一人完成某项任务。,16/55,为什么要少开会？,决策层每一次会议都会造就后续一系列会议 忠告：当我们有开会的冲动时应先停一下，先问问自己： 这次会议真的重要吗！ 有没有其他的方法去做这项工作或解决这个问题！,17/55,不正当的开会理由,18/55,1.为符合惯例或传统作风而开会 2.为满足无聊的愿望而开会 3.为逃避个别接触所可能产生的难堪局面而开会 4.为攀比而开会。 5.为推却责任而开会。 6.为表功而开会。,哪些是会议无效？,19/55,1、“一言堂” 2、主题不明确 3、缺乏具体议程 4、选择错误的与会者 5、议而不决 6、规则不清晰,无效会议,必须开会的五个如果,1 、如果：必须把信息同时传达给很多人 2 、如果：有些事情需要当众表扬或批评 3 、如果：要让别人参与决策以集思广益 4 、如果：听取部门汇报工作 5 、如果：给小组委派任务,20/55,伟利丰新产品评审,会议前的准备,真正的工作通常不是在

4、会议期间完成的，而是在它之前和之后完成的。会议的效率取决于所做的准备工作 准备会议议程 决议执行方案 会议的准备工作需要时间。在时间表中预留一定的时间，在笔记本中记上要去参加的会议，很少有人会在时间表中为会议前期准备和后续跟进工作预留时间。 准备会议的工具就是会议议程。,21/55,会 议 的 频 率,22/55,会 议 时 间 安 排,23/55,24/55,会议中的常见现状,26/55,1、不能说派 资历尚浅，能力稍显不足的参会者，有话想说但没有能力言简意赅的表达出来，由于会议议程紧迫，本能的感到自己无足轻重，不说也罢！不善于表达，紧张得说话结舌，上司皱眉头，领导直瞪眼，只要有一次这样情况，这种“不能说派”的发言很可能说话被中途打断，其自尊心与自信心受损，打死也不会有第二次踊跃发言，变成了名副其实的附和拍、跟屁虫。,会议常见的现状“四大门派”,27/55,2、不敢说派 枪打出头鸟，露头的椽子容易烂是鸵鸟型参会者的座右铭，“鸵鸟”深知言多必失，多一事不如少一事的道理。况且有些真话也不宜在会议上讲，“鸵鸟”往往会私下通过别的渠道把自己的意见聪明的表达上去，既显示了自己的忠诚，又表明自己

5、有想法。这种“鸵鸟”八面玲珑，左右逢源，深谙职场政治之精髓。,会议常见的现状“四大门派”,28/55,3、不愿说派 有水平，但不聪明。不愿说的人大都认为：认不清形式，就是认清了形式。坚持自我做事原则。良知知识分子。是群众中的精神领袖，老板对这种参会者又爱又恨，爱其是人才，恨其不是奴才。经过漫长的企业文化的洗礼，习惯了会议氛围的和谐，在会议上选择了沉默。这种沉默不是反抗，也不是智慧，而是为生存。,会议常见的现状“四大门派”,29/55,会议常见的现状“四大门派”,30/55,4、不屑说派 愤怒的青年，愤世嫉俗，指点江山，激扬文字，无所不知，无所不能。这类参会者往往很会发现问题，却不能很好的解决。会后私下是马后炮，狂轰滥炸，把公司政策与最新动向鄙得体无完肤，惨不忍睹。在会议上，他们从来都不乏奇思妙想，但都懒得表达，不屑于说。这种人很容易被领导打入黑名单，一旦公司“吓猴”时，不屑说派就作为“鸡”被杀。罪名是有才无德，严重缺乏团队精神与主人翁精神。,开会时你是哪一“门派”,31/55,不能说派,不敢说派,不愿说派,不屑说派,“四大门派”的正确对待,不能说的”参会者 如果给我5分钟，我提前一周准

6、备；如果是20分钟，我提前2天准 备；如果是一个小时，我随时可以讲。说长话容易，说短话不容易！ “不敢说”的参会者 公司的缺陷就是你上升的阶梯。 “不愿说”的参会者 实话实说不是直话直说，讲话要实在但表达要委婉，让他听得进去。 “不屑说”的参会者 你可说可不说，上司觉得你可有可无，你离离开就不远了。,32/55,会议效率不高的原因,33/55,会议效率不高的对策,34/55,会议中的议题冲突,35/55,决断,不决断,决断：满足自己的要求,不合作,合作,回避,竞争（暴力）,协作,迁就（适应）,合作：满足对方的要求,妥协,会议中的议题冲突分析,36/55,如何应对会议中的冲突,37/55,会议组织者（主持人）,38/55,会议中的沟通漏斗,39/55,互动：我说的你能记住多少？,“互动”分析,会议主要内容的“信息”传出和“接收”重要的信息 1、最重要的议题放在最前面协商 2、多次出现的问题重复强调 3、独特新鲜事物只需讲一次 4、参会者会后课可看会议记录联想会场所讲事宜 5、会议上多思考，发言精炼，少做笔记,40/55,西餐/牛排/刀叉/面包/红酒/高脚杯/龙虾/比萨/面包/奶酪/火腿肠

7、 柠檬水/橘子/可乐/西红柿/面包/原子弹/薯条/菜单/餐巾纸,会议中的“批评三步曲”,41/55,有针对的指出日常工作中做得不到位的细节之处。面部表情诚恳。,对其做出的业绩予以肯定，所使用的方案和策略表示支持。,表扬的措辞须准确无误，表扬到点子上，言语不含糊，是肯定句。,44/55,会议做决策的方法,45/55,会议参会者应该做到的,1、去开会之前准备相关汇报资料，构思好要说的话，简捷、清楚、明了； 2、开会时全情投入，贡献自己的创意与意见 3、以解决问题为己任 4、开放心态，摒除部门之见 5、耐心聆听，尊重他人的意见 6、说你所做的，做你所说的 7、不隐善扬恶，阿谀奉承，溜须拍马 8、开完会后竭力执行,50/55,会 议 记 录,重要的会议应录音，使在整理会议记录时有依据； 制定一名会议记录者，可在参会者中轮流担任； 笔记要流畅，不失真，会后打印成纸版和电子版，下发至参会者； 及时指出令人困惑的发言，必要时请发言者解释清楚； 适时总结，协助讨论进行； 向与会者确认个议案的顺序是否有误； 记录讨论过程中所达到的各种共识 记录有哪些证据支持议案的通过，及反对意见如何； 领导分派工作的详细情形及完成日期； 会议结束后整理全部会议记录的内容，尽可能维持在一页纸的长度。,51/55,会 议 后 的 跟 进 工 作,52/55,1、拿到会议记录后要细看，尤其是对自己工作相关的信息作出标记； 2、分析会议的过程，各个不同与会者对同一问题的不同太度和表现； 3、思考在会议上所分派给自己的任务，及按实施方案该如何完成； 4、会议可能是新一项工作的开始，要考虑是否要召开本部门的扩大会议，进行动员和做新的安排，并将会议精神落实到下一步工作中去。,会 议 “四 步 曲”,54/55,谢 谢 大 家,

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