会议的缺陷

1、会议的缺陷,某次会议 主持人发言：同志们，现在开始开会。请大家肃静，这次会议内容很重要，希望大家认真学习领会，做好笔记。下面请A领导发言。 A：就这次会议，我简单讲几点 简单几点啰嗦了好长时间。 接下来是B领导发言 B：A领导的讲话很全面、透彻，下面我再做几点补充 都很全面了还能补充点啥？无非又是老话重提 台上的几个领导有事没事总算发言完毕。 主持人：今天的会议开得很成功，几位领导的讲话也很精彩，下面就这次会议我再强调几点 总算是散会了，大家快速离开会场，因为肚子实在太饿了。 不过邀请的电视台的记者回去要做新闻，不能没有素材，直奔选中的目标，开始采访。 “同志，你好，我看会上你频频点头，看来对会议精神领会的不错，请谈谈你的感想。” “不点头不行哪，实在太瞌睡了。” 又找到一个。 “会议期间你鼓掌最热烈，请说说你的心里话。” “坐时间久了，活动活动筋骨。” 再下一个没等开口问，就有声音传过来，“先填饱肚子吧。” 无奈之下记者只好收兵，这时才发现自己的肚子早抗议了。,会议缺陷表现,负向效应 推诿责任 导入歧途,3,会议的负向效应无正当开会理由的会议,（1）为满足无聊的愿望而开会 （2）为遵

2、循惯例或传统而开会 （3）为攀比而开会 （4）为表功而开会 （5）为逃避个别接触所可能产生的难堪局面而开会,会前： 欠缺目标，目标不明确，欠缺会议议程等会议各要素准备不充分 会中： 从事交谊活动，发言离题，资料不充分却贸然决策，少数人垄断会议 会后： 欠缺会议记录，不能对决议事进行追踪,会议的负向效应会风不正的会议,会议的负向效应没有收效的会议,2008年1月21日，南方某报以“看懂的请举手？没有！同意的请举手？全部！”为题，报道了广东省人大代表直言省政府财政计划和预算报告过于专业，给代表审议造成了巨大的困难。 80%的高级经理承认，他们60%的时间用于开会，同时有80%的经理认为，60%的会议是没有效率和效益的。,推诿责任,有些会议是因“没有理由让我单独承担全部的责任”而召开。这一类会议是欠缺勇气面对决策风险的主管所惯于采行的招法。开会不是为了推动工作，而是为了推卸责任。尤其现在很多工作难度极大，责任很重，风险也很高。开会可谓是将棘手问题转嫁给下级单位的良策。,杭州地铁塌陷事故 各方推诿责任,中铁集团：“地铁设计存在严重缺陷” 施工单位：“按图施工，无明显失误” 设计单位：“设计尤其

3、适用于地质环境条件恶劣的地区”,导入歧途,1操纵会议 2“工作就是开会” 3开会是一种待遇,为了统一协调管理公司营销、生产等五大中心，及人力、财务等六大职能部门的工作，A企业每个月都要定期召开两次总裁办公会议。一般定在每个双周的周一下午，每次会议时间约为四至五小时。这可以看成是A企业公司层面的日常决策机构，许多重大决策都是在会议中出台，并发布至全公司进行执行。参与会议的人员为副总监以上所有24名中高层管理干部，会议由身为总裁的老板亲自主持。 这种模式在实行了一段时间之后，其弊病逐渐显现。大大小小十几个部门逐一汇报，仅总结前两周工作就要耗去会议的一多半时间，而且还有许多问题被忽略掉了，或者根本没能谈清楚。而在会议中所做的决策，事实证明有些也是草率和仓促的，需要会后补充或是干脆另做决定加以修正。更为严重的事，会议的决定并没有得到全面的落实。有些问题已经在几次会议中强调过了，但想起来去问时却发现下面仍是按兵不动。 事实上，一次会议大大小小几十条命令发布下去，有时老板本人都记不清楚了，虽然有比较规范的会议纪要，但那些次重点的事情往往没有精力去检查，这也造成了公司管理中不可避免的一些漏洞。长期下

4、来，就形成了中央控制失灵的大问题。 结合以上案例，请帮助A企业想想解决当前会议问题的方法,一、没有掌握正确的开会方法。A企业把企业常见的布置会、总结会、汇报会、探讨会这四种会议合而为一 ，不同的会议参与的人员不同，目的不同，方式不同，甚至需要投入的时间也不同，混在一起没有头绪，分开来开就会异常清晰。 二、没有掌握逐级汇报，层层把关的管理要点。当决策者直管人员过多时，还是会出现“日理万机”的被动局面。修复层级与培养替代者才是治本的方式，充分发挥分管副总裁的管理作用，可以避免陷入日常事务性工作的泥淖之中，才有时间腾出精力、放远眼光，去处理那些事关企业命运的宏观问题。,分组讨论如何治疗常见“会议病”，提出你的解决方案。 会议多 第一、二组讨论 会期长 第三、四组讨论 迟到、睡觉 第五、六组讨论 准备不充分，会议质量不高 第七、八组讨论,如何有效改善会议的缺陷,一、会议前 1.有些会议是可以不用召开的，因此在筹备会议之前应先探寻取代会议的可行途径 2.适当取消例会 3.规范会议审批制度 4.召开会议之前必须先确立清晰的目标 5.尽量减少与会人数，只邀请有关人士参加 6.选择适当的开会时间 7.

5、选择适当的开会地点 8.议程及关资料应先发给与会人 9.按每一与会者每一分钟之薪金额及每一分钟所享有之福利额估计会议成本,美国调查公司关于会议的调查结果,平均一生中9000小时的会议 每年企业中30%在开会 中层管理人员开会时间超过35% 高层管理人员开会时间超过50% 全美每天开会人数超过1000万 年人事费用的7%-15% 无效会议损失人均800美元/ 年,会议频率,1.固定的部门会议 2.全体会议 3.处理突发事件的会议,1.固定的部门会议,2.全体会议,3.处理突发事件的会议,当与会者只有两个人的时间，沟通极为容易，因为此时只有两个沟通管道存在。第三个人加入时，沟通管道随之增至六个；第四个人加入时，沟通管道增至十二个；第八个人加入时，沟通管道乃增至五十六个；其余依此类推。,与会者计有10位；每一位之月薪为5，000元；每一位的每个月工作时间为10，000分钟；以及每一位在平时所享有的福利等于薪金的25%。在这些假设下，组织本身对每一位与会者每开一分钟的会议所须支付的代价为0.625元，而对十位与会者每开一个钟头的会议所须支付的代价则为375元!,如何有效改善会议的缺陷,二、会议

6、中 1.会议应准时开始，设置迟到席、曝光睡觉等现象 2.在会议进行中可指定专人控制时间 3.不要令与会者太过舒服 4.应按议程所编列之优先次序进行讨论 5.除非紧急事件，否则应避免会议受到干扰 6.视实际需要，让与会者仅参加与之相关的会议部分 7.在结束会议之前，主席应概括复述所达成的结论，或经过与会者所同意的各项工作分配及完成该工作之时限 8.会议应准时结束,美国某镇委员会的每周例会上，每个发言人只有三分钟的发言时间，还专门设置三色小灯作为提醒。发言人一开始发言，三色小灯会亮起绿灯；发言2分30秒后，绿灯变成了黄灯；3分钟一到，红灯就会闪烁，发言人不停止发言就不行了。,格兰仕公司“站立式会议”,如何有效改善会议的缺陷,三、会议后 1.偶尔令与会者对刚刚结束之会议作即席而不具名的考核。 2.会议记录应尽快作成 3.为杜绝与会者之无故缺席、迟到、或早退，可考虑在会议记录上注明哪些人无故缺席迟到或早退 4.追踪会议中之决议与各待办事项 5.解散已达目的的各种委员会,考核表中至少应包括下列各项：会议之目标是否清晰?议程与有关资料是否在开会前适当的时间收到?会议是否准时开始与准时结束?倘若会议

7、不是准时开始与准时结束，那是为了什么?会议是否按议程所制定的次序进行?会议之目标是否被达成?如有必要分配工作并决定其期限，则这些事是否被做好?在全部会议时间内，有多少百分比的时间不被有效利用?为什么?,国防大学提高会议效率举措,开学典礼包括仪式、首长讲话和学员代表发言，整个典礼只用了28分钟。 党委全会原本3天的会期压缩到1天半，平时举办讲座、学术报告等，时间一般控制在90分钟内。除党委全会等事关学校全面建设的重要会议外，与会人员发言一般不超过10分钟。就连举办座谈会，每人发言也都把握在5分钟左右，不求面面俱到，但求一面独到，听之生动而有回味。,对年度需要召开的全校性会议，年初统一计划，由校党委会研究决定；无特殊紧急情况，周一至周四上午不安排会议，保证教研人员每周有4天半的工作时间，校领导有一定的时间参与教学活动；把以前每半月召开一次校、部、系（院）碰头会改为每月召开一次；能当面布置或以电话通知、发文形式解决的问题，不再另行开会，能合并或套开的会议不单独召开；对重要会议采用电视电话会议或网络会议形式传达召开，能一次性开会传达部署的，不再层层开会传达；会议讲话和发言重点研究下步工作中要解决的问题，直入实质问题，不简单评功摆好；对于一般性问题或业务工作情况、动态及活动等，以业务简报、学校情况要报和碰头会的形式反映。,

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