会议记录培训教材
22页1、,议,记,录,会议记录培训教材,MINUTES TRAINNING MATERIALS,会,制作人:赵玉洁,目录 contents,1,2,3,4,会议记录的定义及作用,会议记录的分类及要求,会议记录的构成,常出现的错误及应对小技巧,人们聚在一起,围绕特定主题进行讨论,交流的活动。 会议是一种群体沟通的方式,什么是会议?,1,1,开会时,把会议的组织情况和具体内容记录下来而形成的书面材料,就是会议记录。 它是由会议组织者指定专人,如实、准确地记录会议的组织情况和会议内容的一种应用性文书,要求真实、全面地反映会议的本来面貌。,什么是会议记录?,会议记录的作用,(2)材料作用,(1)依据作用,(3)备忘作用,会议记录的分类,摘要记录:,2,重要的会议,讨论的问题较复杂,要解决和处理带有政策性、原则性问题的,个人的观点和态度,关系到本人的原则立场的,讨论中不同意见的争论又较激烈的,就要详细记录,以备日后查考。 主要应用:政府办公会议,行政例会,座谈会,研讨会,一. 详细记录,摘要记录:,一. 详细记录实例,要点:详细记录所有人的发言和观点,会议记录的分类,摘要记录:,2,开会讨论问题较简单,
2、主要是事务性的,与方针政策等重大问题关系不大,与意见所反映的个人立场、观点及个人责任影响不大,即可作摘要记录。 公司的事务性会议,产生AR(Attention Requirement ),二. 摘要记录,二. 摘要记录实例,摘要记录:,要点:会产生会议决议以及追踪完成时间,真实准确,明白清楚,重点突出,格式规范,会议记录的要点,会议记录的要求,听力小测验,会议的决议要正确无误地记录,无论是详细记录还是概要记录,都必须忠实原意,不得添加记录者的观点,主张,不得断章取义,尤其是会议决定之类的东西,更不能有丝毫出入。,真实准确,会议记录的要求,清楚明白,一是要条理清楚; 二是要语言明白流畅; 三是要用规范文字。,简要记录的重点是会议讨论的中心论题及讨论后的决议。记录时要详细记录会议主持人开头提出的议题和最后的归纳总结。如果主持人没有归纳总结,记录人就要把决议全部归纳整理出来,然后交主持人审阅。,会议记录的要求,格式规范,每一份会议记录都应该包含会议记录所应该包含的各大要点,另每个公司都会有属于自己的固定格式,为了便于阅读与理解,所做的会议记录应该符合公司的格式。,重点突出,1.会议的组织情况
3、 2.会议的内容,会议记录的构成,3,会议主题,会议时间,会议地点,会议主持人,会议出席人员,缺席人员,记录人员,会议的组织情况(7要素),会议的内容,会议记录应该突出的重点有: (1)会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动; (2)会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解; (3)权威人士或代表人物的言论; (4)会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论; (5)会议已议决的或议而未决的事项; (6)对会议产生较大影响的其他言论或活动,会议记录中常犯错误及应对小技巧,4,会议记录常犯错误,歪曲虚构,错记漏记,记录不规范,一、会前记录准备,1.了解相关出席人员,能将姓名和人联系起来。 2.了解会议有关内容,会议背景以及相关知识,避免在会议记录过程中无法听懂与会者的专业名词。 3.准备好记录的相关工具和表格。,会议记录小技巧,二、会间记录,一般说来,有四条:一快、二要、三省、四代。,三、会后整理完善,1.会议记录应趁热打铁:趁着印象深刻,写起来要容易得多。 2.针对在会议过程中没有记录明确或者自己不确定的部分,要找责任人或会议主持人确认。,会议记录小技巧,“,会议记录的定义及作用 1.依据作用 2.材料作用 3.备忘作用,1.真实准确 2.明白清楚 3.重点突出 4.格式规范,会议记录的要求,常见错误 歪曲虚构 错记漏记 记录不规范.,应用小技巧 1.会前记录准备 2.会间记录 3.会后整理.完善,85%,课程内容回顾,会议记录的分类 1.详细记录 2.摘要记录,1.会议的组织情况 2.会议内容,会议记录的组成,课程的结束是行动的起点,THANK YOU!,
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